船代外勤在操作中常见的低效率原因及业务提升
时间：2021-05-14 20:01:59 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：在国际船舶代理企业中，船务代理（简称船代）负责代理船舶进出港的具体操作，岗位分为船代内勤和船代外勤。船代内勤以在办公室处理船代函电类和文件打印方面的一些行政工作为主；船代外勤的工作较繁杂，以办理船舶进出港、靠泊时的相关手续以及妥善协调船方与港口、货主、装卸公司等相关部门工作衔接为主，其工作效率的高低会直接影响船代企业的经营状况。本文以“新雅”轮进出钦州港为例，分析了船代在代理业务中低效率表现及提高操作效率的举措。
关键词：货物运输；船舶代理；船舶入境；出境；申报；效率
“新雅”轮，航次V.2216，共18名菲律宾船员，上一港口新加坡，来钦州港卸煤焦沥青5138.142吨，再装船4000吨重晶石开往科威特港。该轮于2017年1月2日00：48抵达钦州港锚地。“新雅”轮船长与船代小李（钦州港某船代公司船务代理，下文简称小李）预计：1月2日10：06安排引水上船，12：24船泊靠钦州港9#泊位，14：00做完联检，14：30计量结束，16：48开始卸货，1月3日14：06卸完货，16：30装4000吨重晶石上船，17：00办完出境手续，17：00引水上船，船舶开航。然而，小李这次工作不在状态，操作中出现了一些疏忽，导致“新雅”轮推迟两天进港和离港，给船公司及本公司带来了一定的损失。为了避免日后类似的情况出现，公司业务主管结合小李这次操作过程，总结了当前船代在工作中常见的低效率表现及原因，并对提高操作效率提出建议，以期给船代从业者一些经验及启示。
一、船代外勤在业务操作中的低效率表现及其原因
（一）船舶进港前因准备工作滞后，造成不能按时进港
与从事外贸工作的外贸业务员一样，船代外勤提前做好充分的准备是按时按质按量完成船务代理工作的保证。但是，小李在“新雅”轮进入钦州港靠泊之前有几方面的准备工作拖拉：1、对申请船舶进港的证件准备不足，未能及时做海事预申报；2、对“新雅”轮准备到达锚地的动态、来港任务、运输合同相关条款和费用分担情况没有形成书面的记录，因而未能及时跟钦州港码头报进港计划，导致无泊位靠泊；3、未能及时向钦州港务局递交申请安排引航员和拖轮，造成“新雅”轮无法按计划进港，只能在锚地多等侯两天；4、未能及时向钦州港海事交管局匯报“新雅”轮进出港计划。这些都是造成“新雅”轮进港时一旦滞期，就永远滞期的基本原因。
（二）船舶停港期间因跟进工作不及时，造成无法按时离港
“新雅”轮停靠钦州港期间，小李跟进工作不够细心，例如在工作时间没有及时根据调度日志填写当日“新雅”轮船舶动态表，在动态表上对前24小时之内船舶的开航时间、完工时间、装（卸）货的数量、开往港、在节假日期间开航的船舶、今后24小时内预抵的船舶的来港任务、预抵时间、当日港口作业情况和船泊的作业进度和锚地船舶情况等内容没有及时更新。另外，“新雅”轮在锚地期间或在港口停泊后，小李没有及时办理船长和船员上岸证，也没有及时通知钦州安达船舶服务有限公司为“新雅”轮加油加水、补充蔬菜、米、肉类等物料，从而导致了该轮超过24小时未能离港。
（三）船舶离港前因对主要事项未能确认，造成船方工作被动
船代外勤大多数都是事务性工作，很琐碎，每天穿梭于船上和码头现场，既要帮船东和船员代办一些杂事，又要协调好船，港，货三方的关系。为此，船代外勤在工作中容易忽略一些主要事项。本案例中的小李没能及时按钦州港习惯，与港务局确定船舶离港的联检时间及落实引航员和拖轮事宜，也没有向船长落实船员是否尽数回船，所需燃油淡水物品等是否办妥，货主委托的代办事项是否完成，相关业务单据船长大副等是否签署完毕，随船单证是否备齐，联检单证是否齐全，这些事项也导致了“新雅”轮无法如期离港。
（四）船代不熟悉办理联检手续所需要的单证，造成办理手续的低效率
船舶和货物的出入境都要经过联检部门批准同意才能通行。船代外勤既要熟悉船舶进出港口各种申报手续流程，对申报需要提交的单证也一定要熟悉。本案例中，小李不但在安排办理边防、卫检、海事、海关出港手续时间上拖拉，而且在申报中要提交的单证或证件种类和份数不熟悉，出现了交单份数不够或者漏了某单或证的情况，以致为补齐单证浪费了很多时间，导致工作低效率。
（五）船代业务善后工作滞后，造成船代公司各部门工作的低效率
船舶离港后，船代外勤要以每条船为单位，及时把业务资料和单证复印件或扫描件交给内勤完成电子版和纸质两方面的整理归档。但本案例中的小李在资料转交内勤存档方面较拖拉，对业务单据及财务单据等送交公司相关部门存档结算也不及时，以致于公司财务部门无法及时完成清帐手续和航次结算等工作，这不但降低了他在船代操作中的低效率，也降低了公司相关部门的整体工作效率。
二、提前做好船舶进港前的各项预报工作
（一）持正确的文件向海事局预申报船舶入境
与货物一样，船舶进出港口需要船代向有关部门申请同意后才能通行。但船代办理船舶的通关不是向海关申请，而是向当地的海事局预申请。为此，本案例中，小李首先要弄清楚办理“新雅”轮进港手续需要提交哪些文件。按照港口习惯，“新雅”轮到达锚地前的一个星期，小李要向钦州港海事局预申请“新雅”轮进钦州港，预申请的文件包括：进出口岸审批工作单、国际航行船舶行进口岸申报书、国际航行船舶标准保安信息、船员名单、燃油证书、油污证书、油污证书附件和适航证书共8种，其中国际航行船舶行进口岸申报书需要准备一式三联，而其他证件都只需要准备一式一份。钦州港海事局在《国际航行船舶行进口岸申报书》上签署同意、盖章后，小李要把第二联和第三联取回，其中一联给相关部门查阅证明钦州海事局已同意“新雅”轮进境之用，另一联交船代公司存档。
（二）危险品预申报要按程序办理
了解装船的货物类别也是提高操作效率的关键。本案例中，“新雅”轮装载的“煤焦沥青”属于危险品货物，为此，小李要及时与负责货物报关的报关员联系，要求报关员提供危险品申报资料包括集装箱装运危险货物装箱证明书、危险货物安全适运申报单（一式两联）和报关单。拿到这些资料后，小李要准确填写“新雅”轮载运危险货物适装许可审批单、载运危险货物申报单（一式三联）、并附上有效《油污证书》、《油污证书附件》、《适航证书》和《适载证书》。然后持这些单证先到钦州港海事局录入申报系统，再到柜台交单，最后向钦州港海事局危化品申报处出示报关员提供的危险品申报资料，办理危险品申报；申报成功后，要把海事局签字盖章后的《船舶载运危险货物申报单》第二和第三联（第一联给海事留存）交报关部门及公司相关部门各一份。对于危险品的预申报，在报关员完成出口报关后才能向海事局提出申请。由此可见，船代与报关员在工作充分对接可提高申报及装船效率。
