县级农行档案管理问题探究
时间：2021-05-29 00:02:48 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。档案工作是一项基础性的工作，搞好新时期的档案工作，对银行的可持续发展有着十分重要的作用。
档案与管理相辅相成密不可分，档案完善了企业管理的内在质量，是企业基础管理的重要组成部分，档案管理水平高低又是衡量企业管理水平的重要标志。但就目前县级农行的档案管理现状来说，还存在不少的问题：
一是思想认识不到位
很多同志认识不到档案工作在业务经营中的重要性和必要性，存在“重业务、轻档案”的思想认识，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的领导对档案工作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足，满足于应付一下。
二是人员配备不合理
就笔者所在的20个县级农行来看，没有一名专职档案管理人员，都是兼职档案管理员。由于工作重心偏离，个人精力有限，加之认识偏差、业务生疏，导致档案管理工作严重滞后。而且兼职管理员变化也大，三天两头就换，不利于档案管理工作的持续发展。
三是知识结构不合理
就当前来看，县级农行档案管理员一般为半路出家，专业化程度不高，导致档案整理、管理不是很规范，特别是档案的目录索引不全、资料收集不齐，致使在需要时很难很快地找到相关档案，无法很好地为业务经营管理服务。
四是资金投入不到位
决策层出于业务发展的考虑，总认为档案管理不能产生效益，在费用配置上考虑不周、顾及不到的现象十分普遍。目前，县级农行档案室（库）虽然在硬件上有了很大的改善，配备了电子消毒柜、温湿度监控器、除湿器等现代档案管理用品，却在档案的收集、整理、编目、检索上却采用手工操作，严重与现代档案管理理念脱节，绝大部分档案室的计算机速度慢、使用频率低，甚至就是一种摆设，根本不能用。
五是档案收集不全、服务意识不强
从调研情况来看，县级农行档案室（库）只注重文字档案的收集，却忽视电子、声像、实物档案资料的收集，影响了档案的系统性和完整性，也和现代化档案管理理念不符。并且县级农行在档案的管理上，重保管轻利用，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为业务经营管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。
在信息化时代，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度的实现信息资源的共享，已成为一种时代趋势。针对存在的以上几个问题，笔者建议，从以下几个方面改进和提高档案管理水平：
一是加强培训
提升档案管理工作人员的专业素养。要定期组织对档案管理人员的专业培训，针对性地对档案管理员进行机关档案管理的有关规定，文书、会计、基建、声像、实物档案的收集、整理、保管，以及电子文件的归档与整理和档案信息资源的开发与利用等业务知识的培训。通过培训，使他们充分认识到档案在工作中的重要性，增强档案管理人员的责任心，进一步提高档案管理人员的服务意识、安全意识和创新意识，为规范档案管理，提高档案人员业务素质和能力打下坚实的基础。
二是加强档案基础工作，实现档案管理规范化和标准化
一是做好文书处理工作，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，文秘人员要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的人口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。
三是加快档案工作信息化进程
要在大力推广应用综合办公信息系统和档案管理系统的基础上，进一步加大档案的数字化进程，对现有档案中那些内容重要、容易受损、利用频率高和珍贵、重要档案转化为电子文档，并做好备份，实现永久保存，提高档案利用率。同时，切实加大电子文档管理，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整、有效、真实。
四是强化服务，最大限度发挥档案作用
首先，档案管理人员要及时准确地掌握利用者的需求情况，由过去“坐等调卷”的被动服务转变为面向全体的主动服务。其次档案工作人员要灵活机动地拓宽服务范围，积极主动地参与各种重大活动，在准确、及时提供档案利用的同时，积极主动地收集重要的文件材料，使一些重要的档案材料及时归档，让宝贵的历史资料在构建和谐农行中充分发挥它的重要作用，为业务经营持续健康发展提供更优质高效的服务。
（作者单位：农行赣州分行；人行崇义支行）
