论企业办公自动化中的保密问题
时间：2021-04-23 08:04:13 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：随着办公网络技术的普及与发展，我国的很多企业都已经实现了办公自动化，这在实现办公信息共享、提高企业办公效率、节约办公成本的同时，也产生了企业办公自动化的保密问题，这无疑对企业的核心信息的安全性造成了很大的威胁，可能会造成企业商业机密或核心竞争技术的外泄，给企业带来严重的经济损失。因此，我们有必要总结企业办公自动化中的保密问题及其成因，然后采取有针对性的改进对策，确保企业办公自动化系统的高效与安全。
关键词：办公自动化；保密问题；网络安全
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2016）02-0101-02
企业办公自动化技术的多样化、成熟化，让企业的办公效率不断提升，各项行政事务的处理也变得更加便捷，但是对于因办公自动化而产生的企业信息安全和保密等问题，却并没有引起企业行政管理者的足够重视。尤其是在知识经济时代，很多企业的生产、经营与管理活动都面临着国内外两个市场的竞争压力，企业的很多关键信息一旦泄密，会让企业在市场竞争中处于十分不利的局面，轻则造成一定数量的经济损失，重则削弱企业的核心竞争力。因此，关于企业办公自动化中的保密问题，必须从意识、制度、技术、管理等多个角度进行完善，确保企业办公自动化的安全性。
一、企业办公自动化中的保密问题及其成因
针对企业办公自动化中的保密问题，虽然很多企业都会依托于互联网技术进行网络办公系统的安全防护，但这并不能从根本上消除计算机网络系统的安全隐患，这是因为办公自动化的保密问题，会受到设备、观念、技术、人才、管理制度等多方面因素的影响。
（一）计算机与存储设备管理不到位
在企业的办公自动化系统中，除了常用的计算机本机硬盘存储外，还会经常用到U盘、移动硬盘等存储介质和备份载体。但是，如果对这些存储设备管理不善，则很容易造成企业关键信息的外泄。例如U盘，不仅体积小、携带方便，而且具有信息存储量大等特点，是企业员工最常用的文件备份载体和存储载体，但是由于在企业内部存在大量U盘办公内网外网混用以及公私混用的情况，这就为办公自动化系统中的信息保密工作埋下了隐患。此外，有很多企业没有根据保密需要配备专用的涉密用计算机及附属设备，企业的工作人员通常需要将计算机联网后才能进行信息资料的编辑、打印和传输等工作，这也就大大增加了企业保密信息外泄的可能性。
（二）企业保密意识不强，缺乏保密专业知识
对于企业的有些员工，由于受制于学历水平、专业知识以及企业培训投入等方面的影响，对企业信息的收集、传递、使用、存储和管理等环节并没有树立应有的保密意识，存在很多侥幸心理和使用不规范的情况，在企业内部对保密信息的控制与管理力度不够，很难保证办公自动化系统上涉密信息的安全性。此外，有些员工对企业自动化保密工作的认识不够充分，如认为只要安装了杀毒软件和防火墙，或者使用了文件加密技术，企业的信息传递和存储就万无一失了，这显然都是不合理的，会给企业重要信息的泄密埋下安全隐患。
（三）办公自动化系统的网络架构存在安全隐患
通过调查发现，很多企业在构建办公自动化系统的网络架构时，并没有将关键部门的办公网络同互联网进行隔离，很多办公用的计算机既需要进行网上办公，有需要同互联网相连接，即便是采取了一定的网络防护措施和加密技术，但是仍然无法完全规避网络病毒、黑客等非法攻击，从而增加了企业办公自动化系统的安全隐患。
（四）办公自动化系统的软件技术相对落后
企业办公自动化系统的软件技术落后也是造成企业关键信息泄密的一个重要原因。一方面，有的企业办公自动化系统选用的操作系统和数据库管理系统没有同企业的工作性质相适应，安全控制能力相对薄弱，具体表现在：没有对企业信息的安全密集和使用人员的权限进行分级；企业数据库的访问没有设置高级别的密令；程序编译没有进行严格保密，他人可以避开程序轻松进入数据库等。另一方面，企业没有及时对杀毒软件、办公软件进行更新，没有及时对系统漏洞进行修补，从而为外界入侵提供了可能，对企业的关键信息造成了威胁。
（五）企业办公自动化的制度缺陷
企业办公自动化中保密问题的解决，不仅需要管理者拥有相应的保密意识，还需要建立完善的管理制度。这是因为在办公自动化环境下，企业关键信息的处理和文件的存储方式等都已经发生了很大的改变，传统以纸质文件为主的管理模式已经严重滞后，尤其是电子文档的大量出现，通常以电讯和磁介质为载体，从信息的搜集，到文件的建立、传递和存储，各个环节都对保密工作提出了新的挑战和要求，企业唯有建立起健全、完善的保密管理制度，才能有效约束各类人员的行为，增强信息传递和文件管理的规范性。例如，企业废弃的打印纸和用过的磁盘上，都有可能留有企业的秘密信息，如果随意丢弃都有可能被他人所利用，造成企业关键信息的泄密，这些行为都需要企业从制度的建设和完善上进行规避。
二、企业办公自动化中保密问题的加强策略
（一）加强保密教育，提高企业员工的综合素质
在办公自动化环境下，企业关键信息的泄漏，大多都与“人”有关，要么企业管理者的安全保密意识薄弱，要么工作人员保密措施不到为，所以要想解决办公自动化条件下的保密安全问题，必须首先从思想上提高企业全体职工的安全保密意识和素质。对此，企业要定期不定期的开展与安全保密相关的培训活动，通过系统的宣传教育、培训、专题讲座等活动，让企业全体员工都能够充分认识到企业保密工作的重要性，增强每个人在保密工作中的责任意识和主动意识，熟练掌握多样化的保密技术和管理措施，促进员工队伍在整体上综合素质的提升，从而更好的适应企业安全管理工作的现实需要。此外，在安全保密教育的基础上，企业要重视计算机管理和操作人员的选拔与培训工作，一定要选择那些德才兼备、责任意识和专业素质过硬的人员，积极开展相关的保密安全教育，让他们能够充分认识到办公自动化条件下安全保密工作的各项挑战和具体要求，增强办公自动化条件下安全保密工作的规范性、科学性。
