word邮件合并的步骤 [使用“邮件合并”功能轻松打印成绩单]
时间：2018-12-28 03:25:15 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要： 利用Word XP软件中的“邮件合并”功能打印学生的成绩单既准确又快捷。本文详细介绍Word XP中“邮件合并”功能在成绩单打印中的应用及几点使用技巧。 关键词： “邮件合并”功能 Word XP 成绩单 打印
在实际工作中，我们经常会遇到这样的情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如学生的成绩报告单、录取通知书、获奖证书等，如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但比较麻烦。当然也可以留出空来，打印完成后再用手工填写，那样就更是费时费力了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，使用Word的“邮件合并”功能就能快速地完成这项工作。
“邮件合并”功能并不是一定要发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源，然后使用“邮件合并”功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件的形式发送出去。下面我们就以打印某校学生的期末考试成绩单为例，看一下Word XP中“邮件合并”功能是如何使用的。
一、制作数据源
用作邮件合并的数据源，可以是多种格式的文档，用记事本、Word、Excel、Access等都可以制作。鉴于Excel强大的数据处理功能，加之操作起来简单方便，因此，我们通常使用Excel来制作数据源。
1.启动Excel 2000/XP，选中A1：I1单元格，依次输入“学号、姓名、英语、高数、计算机、体育、总分、通讯地址、邮政编码”等字段。
2.输入相关数据，并设置好列宽、行高等格式，取名（如“成绩表.xls”）并保存该工作簿（如图1）。除了学科成绩，其他信息（如邮政编码、通讯地址等）可以在打印邮寄学生成绩信封的时候使用。
二、制作主文档
1.启动Word XP，设计学生成绩单样式，并取名（如“成绩条.doc”）保存。
2.在表格中输入固定的文本（如学号、姓名等），并设置好字体、字号等格式，保存。
三、进行邮件合并
在工具菜单下单击“信函与邮件”菜单，在展开的菜单中选择“邮件合并”。合并过程分几步进行：
1.选择文档类型。Word提供了“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”、“目录”五种文档类型。这里我们选择“信函”类型。
2.选择开始文档，可以选择“使用当前文档”、“从现有文档开始”和“从模板开始”。这里我们选择“使用当前文档”。
3.选择收件人。“选择收件人”中的收件人这里是指待处理的学生成绩数据。单击“浏览”，选择前面建立的“成绩表.xls”文件。选择数据所在的表，单击“确定”按钮。
4.将光标移至主文档中需要填入“学号”的表格单元中选择“其他项目”，在弹出的“插入合并域”对话框中选择“学号”选项。
5.重复上述操作，将“姓名、英语、高数”等“域”插入到相应的表格单元中。
6.所有的“域”插入完成后，即可出现下图所示效果（如图2）：
7.打开“工具”菜单，在“选择信函与邮件”的“显示邮件合并工具栏”中单击“查看合并数据”按钮，可以预览当前记录的数据。但是此时看到的只是第一位学生的成绩。
8.在“显示邮件合并工具栏”中的“合并到新文档”中选择要合并的范围，单击确定就可以在合并的新文档中看到所有学生的成绩单了。但此时，在Word中的每一页上只能显示一位学生的成绩单，如果想让多位学生的成绩单显示在同一页，我们还需要做以下设置：
在此Word文档中，执行“文件―页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中点击“版式”标签，设置“节的起始位置”为“接续本页”；再按下“应用于”右边的下拉按钮，选中“整篇文档”选项，确定退出。
现在再执行打印操作，就可以将多名学生的成绩单显示在同一页了（如图3）。
如果需要将成绩单邮寄给学生，可以使用“邮件合并”功能中的信封文档类型，依据信封的大小进行设计，批量打印出信封上的内容。
四、结论
从操作中大家可以看到，利用Word XP的“邮件合并”功能，可以准确、快捷地批量打印学生成绩单，大大提高了工作效率。
其实Word XP软件中的“邮件合并”功能不仅仅适用于成绩单的打印，诸如信封、工资条、请柬等批量打印工作，都可以通过此功能来完成。
参考文献：
［1］舒易资讯.帮你学：Office 2003使用详解与技巧.机械工业出版社，2006.
［2］张惠萍.Word邮件合并的应用技巧［J］.职业教育研究，2004，（4）：90-91.
