浅析完善住房公积金贷款档案数字化:档案数字化加工是什么
时间：2019-04-25 03:21:49 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1008-925X(2012)O7-0093-02 摘要：目的信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，将现在科技数学化档案模式应用于住房公积贷款中，使工作模式简单、明了。方法 "利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库"。结论 房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。
关键词：住房公积金；贷款；档案
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域,到人类生活的各个角落，档案数字化即是新时代下的记录工具。
档案数字化是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库”[1]。住房公积金贷款档案是住房公积金管理机构在住房公积金贷款工作中形成的具有查考和利用价值的归档保存的合同、文件及其他相关资料,对其进行数字化具有重要的意义。
一、现有住房公积金贷款档案数字化存在的主要问题
1、住房公积金贷款档案基础工作不健全。规范化是档案数字化工作的基本要求。当前,各地住房公积金管理机构的住房公积金贷款档案整理状况参差不齐,基础不一,很多地方缺少科学规范的档案收集要求和整理归档标准,档案整理质量不高,统一管理水平低,这直接影响了档案数字化扫描工作的开展。
2、缺少统筹规划。住房公积金贷款档案的数字化工作是涉及到档案部门、信息技术部门、利用部门的一项综合性工程,从档案数字化平台的建设、应用到维护,需要各方共同参与,统筹考虑,全面规划,软硬件齐下。很多公积金管理机构在开展档案数字化扫描时,把档案数字化扫描当成一蹴而就的工作,只着眼于当前,缺少长期规划和统筹安排,尤其是软件、硬件环境搭建与公积金业务系统的兼容性等方面欠缺考虑,或者是在开发设计时只考虑了档案部门的管理需要,忽视了与管理部及营业网点的沟通,缺少对业务利用部门多层次利用需求的考虑,导致事倍功半,扫描成果难以有效利用。
3、数据安全缺少技术保障。安全是档案数字化工作不能突破的一道防线,数据安全直接受技术水平和技术手段的影响,需要配备过硬的软件、硬件设施和专业的技术维护人员。随着信息技术的突飞猛进,入侵与反入侵的技术较量日益激烈,如何确保数据的安全、可靠,成为档案数字化工作面临的一个重要问题。
4、档案人员信息化素质不高。目前,很多公积金管理机构的档案人员都是兼职,专职档案人员少,大多数员工是培训后上岗，学识不精，档案工作大多停留在手工管理阶段,档案信息化意识淡薄,档案信息化知识欠缺,这些使得在档案管理中难以从档案信息化工作的角度去开展工作,给档案的数字化工作增加了难度。
二、住房公积金档案数字化应完善的方案
1、制定规范,明确标准。以一笔住房公积金贷款业务形成的档案资料为立卷单位进行扫描,保持单笔借款人贷款档案资料的完整性和独立性。住房公积金贷款档案按“单笔贷款”为一个案卷立卷,因此在扫描时应保持单笔贷款档案资料的独立性。这是保证扫描质量的重要步骤,包括整理标准规范化和图像扫描技术规范化两方面。整理标准规范化是指扫描前需制定住房公积金贷款档案规范化整理操作规范,包括著录格式、目录格式、文件排放顺序、编页方式、拆装方法、文本类型即原件与复印件的区分,重复件、多余件的识别与剔除,卷内文件目录与档案实体的一致性等,这些内容都必须在扫描工作开始前进行规范、核查并实施扫描技术规范化主要是为了确保扫描电子图像的完整、清晰、无误,保证图像和档案实体的一一对应,图像扫描技术规范主要是明确扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式等。
2、确定索引信息。索引信息的选择直接影响到扫描成果的检索利用。住房公积金贷款档案索引信息应具有通用性和开放性,能够满足公积金贷款管理机构各相关部门的多种需要,索引信息可以从借款人信息和档案目录信息两个角度综合考虑,一方面以档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等惟一性信息项目作为索引信息,检索一笔住房公积金贷款的全部档案资料。另一方面可以以档案中留存的固定文件名称建立索引信息。住房公积金贷款档案根据房屋性质的不同,形成的档案材料虽存有部分差异,但仍存在大量的同类归档文件,如贷款委贷合同、委托贷款通知单、还款账户确认书、电话委托服务协议、用于还款的银行卡或存折、借款申请表、借款合同、购房合同等,这些共同材料可以作为索引信息,以满足查找多笔档案中某一种文件的利用需要。
3、做好扫描系统与其他相关系统的顺利对接。由于住房公积金贷款档案数量多,动辄上万笔,扫描工作多是外包给专业的扫描公司来完成,因此存在不同系统的对接问题。对数据信息而言,可以通过档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等关键项进行数据匹配,在档案管理系统及公积金贷款业务系统设立全文浏览模块,共享全文数据库,档案部门及各营业网点的业务人员可以在各自的操作系统中使用全文数据，重视扫描过程控制。住房公积金贷款档案的数字化从工作流程上主要有档案出库、档案清点、接收、组卷、档案整理、档案扫描、排序索引、质量检查、装订还原、图像上传归档、档案回库。对其中的每一个环节都要严格审查,责任落实到人。在档案提档、归档环节认真清点登记;接收环节做到档案有序存放;整理环节严格按照操作规范整理档案,案卷内文件有序拆装,目录页文件按序统一排放;扫描环节应保证案卷内文件归档正确,杜绝串档,保证扫描图像规整清晰;严把质检环节,检查原始档案的完整性、装订是否合格、文件的排放顺序等,确保原始档案的完好无损。
4、提高档案人员的信息化管理水平，使用高精尖人才，有效减少效率低的人员。档案数字化要求档案人员必须与时俱进,要用档案信息化知识武装自己,更新自己的知识结构,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展, 抓好知识的更新、引进和消化,要学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用,档案管理部门要加大对档案人员的信息化管理培训力度,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次地培养人才,如此才能适应档案数字化工作的需要,保障档案数字化管理工作的有效开展。
5、加强监管。档案数字化是一项集信息、技术于一体的工作,需要公积金管理机构下档案部门、信息技术部门与外包公司的紧密合作,加强扫描各阶段的监督管理对保证扫描质量和扫描工作的顺利完成非常重要,应引入扫描项目负责人联络制度和项目管理例会制度,明确联络对象、联络方式和职责内容。通过项目管理例会,履约各方沟通情况、交流信息、协调处理和研究解决存在问题,项目例会主要把握四方面内容,一是当前扫描进展情况;二是对以前发现的问题,报告处理结果;三是根据需求方的最新要求讨论形成决议;四是汇总相关方需要协作解决的问题。通过建立项目监督管理制度,达到最终的扫描目标。
运用现代信息处理技术手段来管理房产档案信息资源，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少房产管理工作人员的投入，缩短大量事务的处理时限，使房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率，保障了房产登记安全。
参考文献:
[1] 冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001年版,76～77页
