文件归档规定
时间：2021-03-10 13:31:25 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
文书档案管理规定
一、为了加强文书档案管理工作，逐步实现档案管理规范化，提高科学管理水平，根据上级有关规定，结合我公司的实际情况，特制定本规定。
二、我公司文书档案由综合部负责管理。各部门应按工作阶段或年度把具有查考和保存价值的文件材料，在阶段工作结束后一个月或次年度三月底前按规定要求、整理送综合部立卷归档。
三、各部门必须按《文书档案归档范围和保管期限表》的要求，将我公司在各项活动中形成的公文、电报、传真、会议文件，内部文件，电话记录、会议记录、本公司编印出版物原稿（附印本）以及编制的图表、簿册、有关声像等各种载体的文件材料，收集齐全，送交综合部归档。
四、立卷时必须按照《文书档案分类表》《文书档案归档范围保管期限表》的要求根据文件作者、内容、文种、时间和保管期限、永久、长期（16—50 年）、短期（15 年以下）等特征组卷。
五、确定保管期限的原则
1、反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对工程勘察设计和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保管。
2、反映本公司一般工作活动，在较长时间内对单位工作有查考利用价值的文件材料、列为长期保管。
3、凡是在较短时间内对单位有查考利用价值的文件材料、列为短期保管。
4、凡是介于两种保管期限之间的文件材料，保管期一律从长。
保管期限见附件（一）。
六、立卷时文件材料的分类按年度—问题—保管期限进行。一般
文件归入形成年度；跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度的规划、计划、预算，一般可归入文件内容针对的第一年度；跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的非诉讼案件，归入结案年度；跨年度的会议文件、归入会议开幕的年度，法规性文件归入公布或批准的年度。
七、案卷组合的基本方法
1、公司管理和业务活动中形成的文件，调研材料、制度、法规等，一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。
2、会议文件按会议层次组合。根据文件数量，可以一会一卷或数卷，也可数会一卷。
3、统计报表、名册等文件材料少时可几种格式组一卷。
4、工作计划、总结等材料，可按责任者或名称组合。
5、简报、刊物可按名称或期号组合。
八、卷内文件材料按其重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示报告在后；正件、正本在前，附件、定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论材料在前，依据性材料在后；其他文件材料可按时间顺序排列。
九、卷内文件目录包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。目录应一式两份，一份放在卷首，一份由管理人员保存。
十、案件封面项目包括：全宗名称、类目名称、案件题名、时间、保管期限、件页数、档号。
十一、卷内文件材料要去掉金属物；对破损的文件材料应托裱；不符合规格要求的应载剪或补贴；字迹扩散的应复制并与原件一并立卷。
十二、案卷编号按以下模式进行
××—××—×
×××
流水号
保管期限代号（永久—Y，长期—C，短期—D）
目录号（见附件三）
全宗号，上级指定公司的编号
十三、卷内需要填写的内容必须用毛笔或蓝黑、炭素墨水钢笔书写，字迹工整、清晰。
十四、案卷采用三孔一线方法装订；不装订的案卷、卷中文件应逐件用细线装订。
十五、文书档案管理人员应编制目录索引，全引目录、案卷目录，为公司各部门提供借阅，利用档案的工作。
十六、查阅文书档案应经总经理批准，并进行登记。
十七、根据档案保管期限，定期对档案进行鉴定。由总经理办公室会同有关部门组成鉴定小组，提出鉴定、销毁档案意见报总经理批准后实施，销毁档案必须有二人在指定地点监销，监销人在清册上签字。
文件材 料归档范围和保管期限表（附件一）
类目号 机构 名称 序号 号 归档范围 保管 期限 22 综
合
部 1 公司年度工作计划总结 永久 2 上级机关针对本公司颁发的决议、决定、指示规定等文件材料。
永久 3 公司颁发的重要决定、条例、决议、规定、通报。
永久 4 董事会、总经理办公会议纪录、纪要及重要汇报材料。
永久 5 公司建制的成立、撤销、恢复、更名、启用印章的报告、决定、通知、请示与批复。
永久 6 公司历史沿革、大事记、以及反映本公司重要活动的文字材料、照片、录音、录像等材料。
永久 7 上级领导来公司视察、检查工作形成的重要文件材料、讲话、录音、录象、照片。
永久 8 企业管理和改革形成的重要文件材料 长期 9 获省(部)级、国家级“先进单位”等奖状、证书。
永久 10 公司编印的重要简报、出版物底稿、样本。
长期 11 公司重要的财产、物资、档案交接凭证。
永久 12 公司远景发展规划及重大经营决策性的文件材料。
永久 13 重要的电报、电传、电话记录。
短期 14 人事、劳资工作计划、总结。
长期 15 上级有关人事、劳资管理规定指示。
长期 16 劳资、人事工作重要总是的报告、请示、批复 长期 17 调资的方案、总结、报告、请示批复、名册。
长期 18 技术职务评定、聘任工作的计划、总结、方案、报告、批复、记录、名册。
长期
22
综
合
部
19 各级岗位规范、制度。
长期 20 有关职工奖励、惩罚决定，通报、通知。
永久 21 机构设置、调整、人员定编，职责分工等文件材料。
永久 22 全公司职工名册(年度)、公司级干部任免文件材料 永久 23 公司内部机构负责人的任免材料 长期 24 干部、职工调入、调出介绍信及存根。
长期 25 职工辞职、录用、退职、离退休、死亡、抚恤等材料及上级颁发和本公司制订的津贴、补助、福利待遇、养老保险、劳动保护的规定。
长期 26 安全工作计划、总结。重大伤亡事故调查报告、处理结论，通知、通报、统计报表。
长期 27 人事、劳资统计年报表。
永久 28 职工教育工作计划、总结、报告。
短期 29 对教育工作的请示、报告、批复 短期 30 上级颁发及本公司制定的有关职工教育方面的指示，规定、管理制度。
长期 31 各类学习培训班的计划、通知、学员名单、结业成绩、总结等。
短期 32 职工教育年报 长期 33 设备购置计划 短期 34 上级关于物资工作的指示 短期 35 物资管理制度、规定 长期 36 物资管理统计报表 长期 37 档案工作计划、总结 短期 38 档案管理法规、规定、制度 长期 39 档案工作来往文件 短期 40 档案编研成果 长期 41 档案移交、鉴定、销毁清册 永久 42 档案工作年度统计报表 永久
类目号 机构 名称 序号 号 归档范围 保管 期限
综
合
部 1 年度工作计划、总结 永久 2 勘察设计资格证及有关各种经营证书 永久 3 勘察设计计划完成情况统计季报 短期 4 勘察设计合同、协议 永久 5 勘察设计工作计划、经营活动有关文件、材料。
短期 6 勘察设计月报 短期 7 经营统计报表。
永久 工
程
部 1 年度技术、质量、信息管理工作计划、总结、报表。
长期 2 上级关于质量标准，技术性问题的指示，决定及批复。
长期 3 公司制定颁发的技术规定、标准、办法、制度。
长期 4 质量管理文件 长期 5 科技信息方面文件材料 短期 6 有关工程事故的分析材料 长期 财
务
部 1 财务成本计划、预算、批复。
长期 2 财务工作重要问题、请示、报告、批复。
长期 3 财经纪律检查总结、报告、请示、批复。
短期 4 财务会议文件及管理制度、规定、办法。
长期 5 财务工作有关报表。
长期
不归档文件材料的范围（附件二）
不归档的上级机关文件材料：
1、上级机关任免、奖惩非本公司工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料。
2、上级机关发来本公司供工作参考的抄件。
3、上级机关征求意见未定稿的文件。
不归档的本公司的文件材料包括：
1、本公司的重份文件。
2、无参考利用价值的事务文件。
3、未经会议讨论，未经领导审阅，签发的未生效文件及电报草案。
4、一般性文件的历次修正稿。
5、本公司各部门互相抄送的文件。
6、为参考目的从外单位收集回来的文件材料（科技材料除外）。
7、本公司参加非主管机关召开的会议带回不需要贯彻执行的无参考价值的文件材料。
文书档案分类表（附件三）
220
公司工作综合 221 公司工作计划、总结 222 上级有关指示、规定、通知 223 营业执照、规章制度 224 合同、招、投标文件 225 董事会、总经理办公会记录 226 税务登记及财务管理 227 公司各类报表 228 公司建制 229 公司大事记、各种简报 230 监理工作范围及收费标准 231 质量管理 232 物资管理 233 教育管理 234 档案管理
附件 1：
借 借 阅 档 案 申 请 单 姓
名
所在部门
年
月
日 领导审批
借阅目的
借
阅
档
案 序号 案 卷 或 文 件 题 名 目录号 卷
号 备 注
归还日期
经手人
附件 2：
借 借 阅 档 案 登 记 薄 序号 日期 单位 案 卷 或 文 件 题 名 利用目的 期限 卷号 借阅人 签字 归还 日期 备 注
附件 3：
档案利用效果登记表 日期
单位
姓名
案卷或文件题名
利用 目的
利
用
效
果
附件 4：
档 档
案
移
交 （ 接 收 登 记 簿 ）
案 卷 目 录 号 案卷目录题名 或组织机构名称 所 属 年 度 移交 （接收）
原因 移交 （接收）
原因 案
卷
数
量 备 注 小
计 其
中 永 长 短
移交人（签字）：
接收人（签字）：
附件 5：
案 案
卷
目
录 案
卷
号 题
名 年度 页数 期限 备注 档案室编 档案馆编
附件 6：
卷内文件目录 顺序号 文 号 责任者 题
名 日期 页号 备注
附件 7：
卷 卷 内 备 考 表 本卷情况说明：
立 卷 人
检 查 人
立卷时间
附件 8：
档 档 案 统 计 表 归
档
率 应归部门（个）
应归（件）
实归部门（个）
实归（件）
部门归档率（%）
归档率（%）
利
用
情
况 查考（人次）
查考调卷（卷次）
编志（人次）
编志调卷（卷次）
年度接待人次
年度调卷（卷次）
鉴
定
销
毁
情
况 鉴定长期卷
销毁长期卷
鉴定短期卷
销毁短期卷
共鉴定卷
共销毁卷
库
存
量（卷）
上 年 度 库 存 永久卷
本年度入库 永久卷
本 年 度 库 存 永久卷
长期卷
长期卷
长期卷
短期卷
短期卷
短期卷
共
计
共
计
共
计
统计人：
年
月
附件 9：
档 档
案
销
毁
清
册 序 号 案卷或文件题名 年代 目录号 卷号 或文号 卷内文件 页（件）数 原期限 销毁 原因 备注
— 66 — 附件 10：
全 全
引
目
录 案卷号 归档号 题
名
起止日期 件数
