监理公司业务档案资料管理规定
时间：2021-02-21 13:32:56 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
1 业务 档案资料管理规定 1.1 目的
为了规范本公司档案归档管理，特制订本规定。
1.2 适用范围
适用于本公司业务档案资料，包括招标代理项目资料、监理项目资料、经营部、造价咨询部资料。
公司人事、行政、财务档案资料不适用于本规定。
1.3 职责
1.3.1 总工室负责本工作的归档管理。
1.3.2 项目监理资料由工程监理部组织各项目监理部门进行编制。
1.3.3 招标代理项目资料由招标代理部负责编制。
1.3.4 经营部项目资料由经营部负责整理编制。
1.3.5 造价咨询部项目资料由造价咨询部负责整理编制 1.3.6 档案室负责监理部、招标代理部、经营部、造价咨询部档案的验收、存档和管理。
1.4 归档范围
1.4.1 招标代理项目档案 1.4.1.1 公开招标代理资料归档范围 序号 公开招标项目资料 邀请招标项目资料 1
报建资料（立项批文、建设用地规划许可证、建设用地批准书、建设工程报建审核书、银行存款证明、关于委托招标代理申请的报告、关于招标申请的报告）
报建资料（立项批文、建设用地规划许可证、建设用地批准书、建设工程报建审核书、银行存款证明、邀请招标核准书、关于委托招标代理申请的报告、关于招标申请的报告）
2
广州建设工程项目报建登记表 广州建设工程项目报建登记表 3
广州建设工程招标申请表 广州建设工程招标申请表 4
招标公告（包括资格预审、择优良）
/
5
招标文件 招标文件 6
广州建设工程投标报名登记表
7
投标单位资格预审报告、资格审查委员会名单、签到表 / 8
择优选择投标单位的资料或摇珠选择投标单位的资料 / 9
招标投标活动日程安排表 招标投标活动日程安排表 10
招标会议签到表 招标会议签到表 11
文件资料领取签收表 文件资料领取签收表 12
招标答疑纪要、答疑会签到表 / 13
投标限价的预算书 / 14
开标会签到表 开标会签到表 15
投标文件递交签收表 投标文件递交签收表 16
评标会签到表 评标会签到表 17
开标汇总表 开标汇总表 18
评标过程中的评审表 评标过程中的评审表 19
评标报告 评标报告 20
中标通知书 中标通知书 21
招标代理工作评价书 招标代理工作评价书 22
顾客满意调查表 顾客满意调查表 23
中标单位的投标文件 中标单位的投标文件 1.4.1.2 上述资料应有的电子文件也要归档。
1.4.1.3 上述资料第 1-19 项及第 23 项须以原件存档； 1.4.1.4 上述资料第 20-22 项因原件存经营部，故以复印件存档； 1.4.1.5 存档资料若无法取得原件时，可以复印件存档，同时在复印件上注明原件存放处。
1.5 监理项目档案 1.5.1 公开招标招标代理资料归档范围
序号 分类代码 内容 1
31
前期工作（规划许可证、投资许可证、施工许可证、项目规划资料、报建图、规划局放线资料、开工报告、各类手续资料）
2
32
上级来文及规章制度 3
33
合同（包括监理合同）及合同管理资料 4
34
监理大纲、监理规划、监理细则、旁站方案、安全监理细则 5
35
巡视记录 6
36
监理日志 7
37
监理月报 8
38
监理例会纪要（包括第一次工地会议纪要）
9
39
专题会议纪要 10
40
资质证明（含总包单位、分包单位、材料及构配件供应商、设备供应商的资质证明文件及相应审批资料；施工管理人员及特殊工作操作人员的上岗证）
11
41
测量定位记录 12
42
施工组织设计、施工方案、施工进度计划（含审核文件）
13
43
图纸及勘察资料、图纸会审记录 14
44
工程设计变更及工程洽商单 15
45
监理通知（包括监理通知、监理工作联系单及备忘录）
16
46
旁站记录 17
47
工程拨款、预结算及其审核资料（含工程计量、签证资料）
18
48
进场材料及构配件、进场安装设备资料质量控制资料 19
49
质量检查（含施工自检资料、施工记录及测试报告、观测记录）、对施工质量进行检查的检测资料，如：砼抽芯检测、桩基检测等 20
50
验收记录（含隐蔽工程验收、分部分项验收）
21
51
安全文明生产活动资料（应包括以下资料：进场施工机具的安装、调试、维护、检测及年审资料；安全网生产厂家、产品及检测资料；定期、不定期安全文明施工检查活动资料；施工人员安全技术交底、相关的行文及报告；相关监理通知及回复）
22
52
竣工验收资料（应包括中间验收资料、竣工质量验收资料等一切竣工验收备案所需要的资料）
23
53
统计资料（晴雨表、现场施工总平面图及其他统计资料）
24
54
来往函件及收发文记录 25
55
监理工作报告，包括（监理工作专题报告、监理工作总结）
26
56
其他 1.5.2 上述资料应有的电子文件也要归档。
1.5.3 上述资料须以原件存档； 1.5.4 上述资料 21 项因原件存经营部，故以复印件存档； 1.5.5 存档资料若无法取得原件时，可以复印件存档，同时在复印件上注明原件存放处。
1.6 立卷
1.6.1 该项工作由各编制部门组织并负责落实完成； 1.6.2 案卷宜采用线绳三孔左侧装订法装订，厚度超过 4cm 时应分册装订，装订时应去除金属附着物； 1.6.3 案卷由封面、卷内目录、文件材料、卷内备考组成； 1.6.4 封面、卷内目录、卷内备考采用公司统一格式，不得随意更改。
1.7 档案移交
1.7.1 各部门档案完成立卷、装订后可向档案室移交档案； 1.7.2 移交的档案若不按本规定进行立卷、装订，档案室拒绝接收； 1.7.3 移交时，移交部门填写移交清单，档案室核对后存档； 1.8 质量记录
1.8.1 招标代理项目档案资料移交单 1.8.2 档案格式\文件材料目录 1.8.3 卷内备考 1.8.4 招标代理档案封面 1.8.5 工程监理档案封面
