论现代酒店企业财务内部控制体系构建
时间：2022-12-02 11:20:03 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
郑学富
（杭州明豪国际酒店管理有限公司，浙江 杭州 310051）
近几年，我国经济高速发展，为酒店业的发展提供了良好的机会。为抵御经济全球化造成的冲击，酒店业必须快速摸清市场发展规律，转变管理观念，建立科学的现代化管理体系与营销模式，实现战略发展目标。
（一）酒店业内部控制概念
酒店业通过自我调节、自我约束、自我保障进行内部控制，这种管理机制贯穿企业各类活动，可以将其视为衡量现代企业管理水平的标志。在日常管理中，酒店业基于内部控制体系，可以提供良好的服务与产品，获得顾客青睐。
内部控制成为现代企业管理内部经济活动的有效方法，可以检查各类经济活动运行情况，收集各类活动开展信息，检查信息的可靠性、真实性，并将活动数据作为协调各经营部门管理工作的主要凭据，有效控制资源耗损量，促进酒店经营管理工作高效开展，给酒店带来利润。
在开展经营活动的过程中，酒店必须关注资金的使用情况，通过内部经营控制，保证酒店投资者的权益不受损害，确保企业资产不会出现问题，达到规避经营风险的目的［1］。在实施内部经营管理的过程中，酒店要采取科学的管控手段，整合酒店内部资源，优化配置，便于酒店开展各类活动，为客户提供良好的服务，带动客流量增加，为企业带来更多收益。
（二）酒店内部控制内容
内部会计控制工作较多，经过多方面论证，内部会计控制主要监控财务人员，同时要将控制范围辐射到会计工作的相关人员，确定工作主体后实施有效控制。内部会计不仅要对固定资产、存货等有形资产进行控制，还会关注成本费用、货币资金的运行情况，采用有效的方式进行管理。根据我国会计控制规范要求，要对实物资产、货币、资金、工程项目、对外投资、付款、采购、销售、筹资、收款等业务制定控制规范。酒店在内部控制过程中要明确会计控制的主要任务，调整工作方式，监督经济业务的运行情况，及时发现业务存在的风险，提出有效的控制方法。
审计是酒店内部控制的重要工作，酒类的领用是否遵循“以瓶换瓶”原则、是否有二级库管理的规定和记录、库房存货是否按照先进先出的原则管理（尤其是有保质期的存货）等是审计必须重点关注的内容。酒店在内部控制方面应该在明确关键要点的基础上，完成账务、库房、存货等方面的任务。
目前，我国经济社会高速发展，酒店业发生了较大变化，大部分酒店为了增强自身的行业竞争力，都在转变传统粗放式的管理方法，关注内部控制，对财务会计进行监督与调整，增强对财务工作的掌控能力。
然而，酒店在构建内部管理体系、实施内部管理方面存在不少问题，如缺乏健全的内部控制机制、缺乏内部控制意识、无法有效监督与控制各类制度等。在这种情况下，酒店难以通过财务监督将内部控制的作用发挥出来，容易出现携款外逃、挪用公款等经济犯罪行为。酒店在市场经营中没有建立健全内部控制体系，在经济业务中存在不足。例如，酒店在收入支出监督控制方面，无法及时、准确地保证餐饮部收入与客房部收入，这不仅会对酒店经济活动的开展造成一定的冲击，还会损害企业的经济效益。在费用支出方面，经常出现物品损耗等情况，此类消耗是可以避免的，但是由于酒店内部控制制度不完善，所以无法规避此类问题，没有找到责任主体，也没有落实惩罚机制，无法规范相关人员的行为，难以强化相关主体的责任意识［2］。在此情况下，可能出现资金方面的问题。
大部分酒店不具备完善的内部控制制度，没有随着工作的开展落实好职责分离的管理机制。在物料采购过程中，没有在采购招标、价格较准、商品入库、货款结算等环节设置专职监管人员，无法对资金进行有效的监督与控制，在人为操作下出现问题，这不仅不利于经济活动的开展，还会损害企业的经济利益和信誉。
（一）收入内部控制建设
经营过程中，酒店收入很高，为防止资金收入出现问题，需要对收入活动进行有效控制，及时发现酒店财务入账存在的问题。客房部与餐饮部是酒店收入的主体部分，为加大酒店收入控制力度，要对相关部门加强内部控制，通过科学的管控方式，提高酒店收入工作的控制水平。
1.客房部收入
对酒店客房部收入进行控制，要明确该部门资金收入高的事实，因此应该根据客房部收入建立内部控制制度，对该部门收入进行有效的控制与管理。同时要基于工作流程对各环节进行有效管控，在客人入住酒店后，要准确、及时地登记客人的信息，确认客人的身份信息，防止后期出现逃款情况，无法及时有效地追逃客户欠款，对酒店造成经济损失。详细记录客户的身份信息，也便于公安部查询资料并备案。要做好充足的准备，明确客户在酒店入住环节的消费情况，有效控制预收保证金。在客人入住酒店时，预先收取部分保证金，如果客人欠款离店，就能减少酒店的损失，使用保证金抵扣客户欠款［3］。
酒店收取保证金可以在一定程度上抵消客户在入住酒店阶段的各类消费，减轻酒店在资金方面的压力。客户入住酒店后会产生消费，可为客人开设账户并选择开设方式，将客户入住酒店阶段的消费纳入对应账户。采用电子入账的方式进行收入管理，在整个过程中建立手工账簿应对突发状况，保证信息内容的可靠性、安全性。在收入内部控制管理阶段，为增强收入控制的可靠性，要围绕酒店的直接控制需求，建立职责分类制度，明确接待人员与收银人员的工作职责，保证两者职责分离，提升资金收入控制的合理性，避免在资金收入环节出现违规操作。在决策环节实施内部控制，要按照科学的流程开展工作，客户必须完成结账操作才能离开酒店。在客户提出离店要求后，要进行实质性的结算，确认客户的账号与身份，并为企业打出消费账单，客户在确认消费单据后签名，随后酒店将款项转入酒店账户［4］。
2.餐饮部收入
在收入内部控制方面，酒店要了解收入情况，酒店餐厅点菜小票与领位记录卡要由专人负责，服务人员应该做好登记与保管。编号应该按照顺序，由餐厅专员回收相关票据，将其交给财务部门。财务部门收到上缴小票后，要及时进行销号处理，结合人员统计上缴小票，全面细致地核对上缴小票，查看收银联项目与厨房是否一致。在结合人员核对发票、销售清单、收银员的信息时，要检查客户费用情况。通过检查小票的各类信息，及时发现是否存在客户费用错收的情况。酒店要核对发票与餐厅领位记录，其中领位记录记载着酒店当天就餐、客人数量与酒店上座率，核对餐厅领位记录，防止出现走单等不良情况。酒店餐厅在对收入实施内部控制的过程中，要关注餐厅优惠折扣，加大对该项工作的审核力度，保证优惠折扣。如果存在违规情况，要追究当事人并将该事件记录下来。
（二）支出内部控制建设
酒店要为各项费用支出设定审批制度与支出标准，部门费用、办公费支出、差旅费支出、物料用品领用、各层级主管审批权限均须设置具体标准，便于工作人员在确定酒店费用支出程序后，有效控制各项活动支出，防止出现资金无用损耗的问题。在费用内部控制方面，要由部门开展核算工作，将部门绩效与考核指标相关内容联系起来，确定费用界定方法，协调酒店对资金的使用需求与规模，提升费用界定方法的合理性和科学性。在现代酒店物料用品管理方面，要设置物料用品库，提高物资管理水平。各部门可以到总仓领用物品，财务人员要记录各部门的领用情况，同时将其记录在部门费用中，提升对各类费用资金记录的准确性，存储相关信息，便于后期部门开展考核工作。
付款会计控制要提升对付款方式的重视度，选择职责分离的方法，防止财务会计出现私相授受的情况。对采购与付款等工作，要选择职责分离的控制方法，商品、物品、原材料等酒店必需品由销售部门或使用部门提出申请，经酒店管理层审批后，采购部门按照单据进行购置。付款执行人与付款审批人承担各自的工作，其中一方不能处理对方的工作。酒店在控制支出时，不能由一人同时处理供货商寻找、价格询问、价格审批、收取货物等业务。酒店采购人员在采购商品时，不能同时负责商品验收工作，酒店付款工与审核付款不能由一人负责，酒店付账与收账也不能由一人负责。
酒店要建立系统的授权审批制度，借助该制度控制采购与付款活动。在审批制度设置方面，酒店使用部门要根据销售情况或顾客订单，确定使用授权。企业一般在资金支出方面，确定要求并进行特别授权，允许特定人员提出采购合同，经专业人员审批，保证合同不存在疑问。采购款项支付必须经过审批，在授权人员细致、全面的检查下，保证采购款项没有问题，减少支付环节存在的风险。在应付账款管理方面，酒店要针对在劳务或商品方面产生的负债等问题采取一系列解决措施，因为此类情况不仅会影响应付账款余额的准确性，还会导致无法精准预估酒店负债，对酒店购货业务产生一定的影响。因此，要在应付账款管理中进行动态监督与及时记录，保证各类账款信息充足，准确记录酒店购货业务相关信息，及时登记入账，提升信息的准确性，便于应付账款管理工作的开展，提升资金运用的合理
性［5］。
（三）采购内部控制建设
随着物品采购活动的开展，为保证资金得到合理运用，要对该流程进行强有力的控制。在采购内部控制建设方面，要根据酒店采购内容，编制采购计划，收集各部门历史消耗数据，统计各方面数据，进行深入分析。在数据统计与分析阶段，要考虑不同时段对采购工作的影响，依据酒店在不同时段的实际情况编制采购计划。
仓储部门与采购部要相互沟通，让采购部了解所需采购各项物品的种类与数量，包括三家比价、供应商资质、产品规格及质量的调查等，然后开展审批工作。在采购单得到批准后，采购部要快速联系供货商，在双方确定合同内容后签订合同，将合同交给酒店总经理审核批复。在合同通过后复印多份，将其送给仓储部门、财务部门、物资使用部门，每个部门都要保留一份。如果物资需求部门提出的物品在采购环节存在购置困难，则要快速与物资需求部门联系，选择替代物。对采购的物品，在入库前要进行验收，仓储部门应该派遣监督员，按照订货合同验收物品的数量、规格，在物品验收后填写入库登记单。在付款管理过程中，财务部门要全面、细致地审核入库单与合同，确保相关内容无误后，才可以核销货款。
酒店在建设内部控制体系时，要完善内部办公系统，为各部门建立良性沟通平台。酒店管理者要掌握各部门在业务方面的关系，在办公系统中增设信息共享模块，便于各部门在平台上掌握活动运行情况，及时与各部门沟通工作信息，提前布置工作内容，避免因工作掌握不充分出现手忙脚乱的情况。例如，仓储部门与物资消耗部门在确定采购单时，使用办公平台协商单据中的项目，在两者确定各事项后给出明确的采购单，在此基础上开展采购工作。提出采购单后，将其呈报给评审部门。在评审部门审批后，按照采购单购置相关物品。在采购活动中，结合平台数据，对采购活动进行动态监测，防止工作运转阶段出现问题［6］。
随着时代的发展，现代酒店要采用先进的管理方法，提升收支活动的可靠性，避免出现资产流失的情况。酒店要在现代管理与经营理念下，调整管理模式，关注内部控制工作，学习先进单位实施内部控制的方式。基于酒店自身情况与收支控制需求进行合理调整，采用符合酒店实际情况的内部控制方法。酒店内部控制涉及的领域众多，在财务内部控制体系建设环节，要基于酒店实际情况分析酒店内部控制特点，编制符合酒店情况的制度，对各类工作进行有效控制，避免对企业发展产生不利影响。
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