如何做好新时期档案馆保密工作
时间：2021-04-24 20:01:54 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
一、做好新时期档案馆保密工作的必要性和紧迫性
档案馆是国家档案事业的主体，是集中保管党和国家各类档案的基地。档案馆保存了党和国家各级机关、社会组织以及不少民间团体和个人活动的各类历史记录，其秘密包括国家秘密、商业秘密、个人隐私等，涉及国防、外交、边界争议、民族团结、科技经济情报、人身安全、民事外事纠纷、个人声誉权益等。宪法规定：保守国家秘密是每个公民应尽的义务。做好保密工作是档案馆的重要职责，严格保守国家秘密是档案馆工作人员的法定责任；忠实保守商业秘密、个人隐私是档案馆的义务，也是对档案人员的职业和道德要求。保守党和国家秘密，是对党和国家的安全和利益的护；保守商业秘密、个人隐私则是对经济秩序和社会稳定的维护。
目前我国共有各级各类档案馆4000多个，其中县市区档案馆占三分之二。对于做好保密工作方面，在新时期众多的档案馆特别是县市区档案馆面临两方面问题：一方面是大部分县市区档案馆普遍领导重视不够、资金紧张、馆库简陋、专业人员少，保密思想认识不高、教育不到位、制度不健全、落实不力；另一方面是新时期档案大量增加、种类更加丰富、解密划控更加复杂、档案信息化全面开展，使得档案保密工作的环节和范围增加，因此保密安全隐患也在增加。因此，做好档案馆特别是区县档案馆的保密工作具有重要的意义。
二、如何界定档案保密范围
做好档案馆的保密工作，首先要明确档案馆保密工作的对象——需要保密的档案是指哪些。笔者认为没有向社会开放的所有档案，针对不同的人群，都有其保密范围，如案件档案、企业财务数据、个人婚姻、病历档案，单位的领导会议记录都并无密级，但对其他人和单位来说，显然都是需要保密的。所以，档案保密是相对的，对不同的群体，应保密的档案的范围是不同的，不应将保密档案的范围仅仅局限于有密级的档案，应该针对不同的群体，确定档案保密的范围，当然，也不能将档案的保密范围随意扩大，而不正确地限制档案的利用，妨碍档案作用的发挥。另外，档案的秘密性是有时效的，一成不变地看待档案的秘密性，和随意扩大开放利用范围一样都是错误的。因此，档案馆的保密工作不但要做好有密级档案的保密，而且也要做好未开放档案的保密工作。
三、如何做好档案馆档案保密工作
（一）思想重視，教育到位，制度完善
如前所述，保密工作关系党和国家的安全和利益，关系民族团结、社会稳定，关系企业兴衰、个人隐私等，保密工作非常重要，因此，档案馆人员首先思想上要高度重视，要有政治责任感、使命感、要有事业心，要树立强烈的保密意识，认真学习并严格遵守保密法律和规定，学习保密工作的规律与技巧，针对档案工作的各个环节，建立完善有力的保密制度，以制度做保障，堵塞漏洞。在具体操作中要严格遵守制度，谨小慎微，确保万无一失，做到对党和国家负责，对社会和人民恪尽职守。
（二）做好档案管理各环节的保密工作
档案管理过程中的诸个环节构成了档案馆的工作，做好档案管理各个环节的保密工作是做好档案馆保密工作的前提。
1.做好档案整理环节的保密工作。档案整理时档案暴露于开放的环境中，给档案保密造成许多不确定因素，主要体现在四个方面：一是整理场所选择不当容易泄密，档案整理时档案需要全面铺开，文件铺满整理桌面，件件毕现，无关人员来回走动，一览无遗，容易泄密。涉密文件易与非密文件混淆丢失。对此，在档案的整理过程中应该注意档案排放场所的保密管理和对接触档案人员的控制，档案整理应与办公分开，有独立的场所，无关人员不能擅自进入，待整理的档案按立档单位分门别类有序排放，整理好的档案随即入柜上架。二是目前许多单位因人手少或觉得整理档案烦琐辛苦而将档案都委托档案事务公司或档案整理个体户整理。整个单位的整年整批的档案都被档案事务公司或个人带离办公场所，档案的去向和会被哪些人接触不能确定、无法控制，存在泄密甚至丢失的很大可能性。对这种情况，有效的方法是将涉密文件分选出，由本单位人员整理。但这种方法，档案无法统一整理，分类编目存在衔接难等问题。因此，加强对档案事务公司和档案整理人的管理显得重要而紧迫。首先、委托整理档案应该根据有关档案事务公司资质的规定，选择资质强、信誉好的公司整理档案，对个体户要选择可靠的、固定的、信誉好的、有长期整理档案经历的整理人。其次。应对档案事务公司和档案整理人进行保密教育，与之签订保密协议，进行刚性约束。三是在档案整理中区分出的不归档档案，在处理时易发生泄密。许多人习惯认为不需归档的档案就不重要，可以随便乱扔乱放。实际上不归档的档案不一定就不涉密。因此，对不归档档案，要按规定进行销毁，以防泄密。四是整理过程中要注意对密级的著录标识，即在归档文件目录的密级栏目中著录密级，以便于在档案管理的其他环节和信息化建设中对密级文件的识别与管理。
2.档案保管是档案馆做好保密工作的重要环节。如何做好档案保管过程中的保密工作呢？首先档案的保管场所要符合安全规定，配备应有的硬件设施，符合保密要求，如保管场所应与办公区、整理区、阅览区等档案馆其他功能区分开，独立设置，门窗要符合防盗要求，安装防盗网，最好能布装防盗监控自动报警系统。其次保管场所的进出、档案的调阅进出要有健全的制度，并执行有力，禁止无关人员擅自进出保管区，随便翻阅档案。严格管理档案保管场所，是维护档案实体安全的基本保障。
3.利用环节是档案馆保密工作的重点和难点。
档案利用是档案管理各环节中最易出现泄密问题的一环，档案的利用包括查阅、外借、展览、编研出版、发布、引用等，档案利用涉及三个因素，即档案利用者、所利用档案、所利用档案内容的扩散范围。因此，防止档案利用泄密的关键是对这三个因素进行控制。当然，控制档案利用并不是消极地限制档案利用。档案的目的在于利用，在于传递档案信息，而保密的目的是控制信息的传递扩散，这既是一对矛盾，但也是一个统一体。矛盾在于要做到保密就必须控制利用，保密使档案的利用受到限制，而利用则提高了档案泄密的风险。统一之处在于利用和保密的目的都在于正确发挥档案的作用，以有益于国家和人民。
