农业综合开发档案管理工作初探_清华紫光档案管理软件
时间：2020-03-06 07:38:51 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
随着改革的深化和科学技术的快速发展，农业综合开发档案管理工作无论是管理体制，还是人员素质、管理水平都应伴随时代的脉搏，与农业综合开发发展形势的需要相适应。农业综合开发工作涉及面广、管理环节多、工作要求高，其档案管理工作如何在农业综合开发建设中提供更好的服务，笔者认为，可以从三方面进行研究与探索。
１．做好档案管理工作的必要性
档案工作是单位工作的一个重要组成部分，为单位领导组织和决策提供基本保障，应受到单位领导的高度重视。但在现实工作中存在一些弊端，一些单位的领导由于事务性工作较多，头绪比较繁杂，相对于不十分紧迫的档案工作，很难得到领导的重视，排进工作日程当中。如何使单位领导对档案管理重视起来，成为当前的一个普遍问题，笔者从三个方面考虑。
一是档案人员应及时、经常地向单位领导汇报档案工作情况，使领导了解档案工作中遇到的问题和需要解决的困难，便于领导适时解决档案工作的有关问题。
二是档案工作人员积极结合农业综合开发中心工作需要，提出相应档案信息服务建议，提供信息服务，为领导决策当好参谋。以优质的信息服务赢得领导对档案工作和自己工作能力的认同。
三是档案工作人员经常与领导交流思想，接受领导提出的意见和要求，把本职工作做得更好，让领导放心和满意。争取领导的重视与支持，为档案工作的开展创造良好的环境和条件。
2.主要做法
2.1项目建设档案
项目建设档案是指项目从申请到移交所形成的文字、图片等一系列的材料，是一个项目从开始施工到最后竣工的整体概况。
2.1.1项目建设申报立项档案
我市农业综合开发项目分为土地治理项目、多种经营项目。土地治理项目又包括中低产田改造、生态综合治理等建设内容，这就要求档案工作人员整理档案时要将其细化，按建设内容分项目区建立档案。任何项目建设立项前都离不开最初的调查研究，由这些基础的数据和文字形成的农业综合开发项目可行性研究报告、申请、项目计划表等是档案立卷的基础材料。项目被批复后，该批复文件及项目实施计划表也要纳入归档范畴。
2.1.2项目建设工程招投标及监理档案
农业综合开发的大型工程都要求实行招投标制度，那么合同管理就处在工程建设的核心地位，项目合同是农业综合开发与设计、监理、施工各方联系的唯一纽带和桥梁，整个工程建设过程中的一切行为都是围绕合同进行的。在合同管理过程中形成的大量资料，如人员管理、质量管理、资金管理、建设监理等基础资料，应是档案归档的重要范围。因此，在建设实践中产生的各种原始资料，既是解决合同纠纷的重要依据，也是档案工作服务于合同管理的重要内容。
工程监理档案是项目建设档案的重要组成部分。根据我省实际情况，中低产田改造和生态综合治理项目财政投资100万元以上（含100万元）的单项工程和中型灌区节水配套改造项目的监理，由市农业综合开发办公室委托专业监理单位进行监理，或委托具有监理资格的专业人员进行监理。工程监理在工程建设中承担着控制工程建设投资、监督工程建设进度、检测工程质量和协调有关单位间的工作关系的重大责任。在监理过程中，工程的施工情况、质量检测情况、进度控制情况、资金的运作情况，整个项目合同的实施情况、监理情况形成了大量的资料，都应纳入项目建设档案管理范围。因此，收集全、保管好项目建设工程招投标及监理档案显得尤为重要。
2.1.3项目建设工程竣工档案
项目建设工程竣工后，应及时整理合同文件和有关工程技术档案材料，参与工程竣工预验收和相关验收文件，提交工程监理报告等，把好最后的收口关。
2.1.4项目建设图片档案管理
每组项目建设图片包括开发前、开发中、开发后三个部分。档案人员应随时收集、整理并按时间先后顺序排列图片，保留好这样一组图片，就会一目了然地看到一个项目区开发的全部历程。
2.2会计档案
农业综合开发会计档案包括会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料。会计档案是单位经济活动的原始记录，一定要管好、用好。
2.2.1要健全和完善法规制度
健全和完善的法规制度是确保会计档案真实和完整的根本措施。只有法规制度健全，工作才会有所遵循，弄虚作假的人才能有所顾忌。会计人员依法填制的会计凭证、登记会计帐簿、编制财务会计报表及会计文件材料都要纳入归档范围。
2.2.2单位负责人要认真履行职责，规范档案人员的行为
单位负责人在会计档案真实性和完整性方面承担的责任是全方位、多方面的。会计档案资料是在工作实践中产生，经财会人员记录和保存下来的，档案人员要明确岗位责任，必须严格按《会计档案管理方法》规定保管、查阅、复制、借出、销毁等。这些规定都为会计档案资料的真实、完整和科学保管提供了依据。在实际工作中，应认真执行，严禁出现由于个人行为造成的不可估量损失现象的发生，必须规范档案人员的行为。
2.2.3科学管理好会计档案
财会人员和档案工作人员，应按归档范围，做好会计档案的收集工作，除了已在会计部门收存的档案文件资料外，还要根据当年财务活动情况，把散存在领导或个人手中的重要归档文件材料不遗漏地收集齐全。随着电子计算机技术的推广和普及，我市农业综合开发已采用了计算机进行会计核算，产生了大量的电子文件，电子文件也要按有关规定归档，但在归档时，目前还应保存打印出来的相应的纸质会计档案。
整理归档时必须按照相同的原则处理，这样才能保持文件归档的一致性和连续性，便于今后工作查找和利用。区分保管期限是整理工作的重要内容，在整理过程中，要按照保管期限表，正确区分保管期限，将相同保管期限的档案文件立在同一个卷内。立卷应根据农业综合开发经济活动、财务工作的特点，按不同类别立卷，装订成册，并编制出保管清册。
保管好会计档案是维护会计档案安全完整的经常性和基础性的工作。鉴于会计档案的特殊性，鉴定和销毁时应该特别认真仔细，要按保管期限表，正确区分档案的保管期限，对于保管期满的会计档案，需要销毁时应编造销毁清册，报主管部门批准，严格按销毁工作程序进行，销毁时要由档案机构和会计机构共同派员监销。
3.几点建议
一是实行办公自动化，建立机读目录，利用者便可自行检索，查到所需文件目录后，再由档案工作人员调卷，这样即省时又省力。
二是制订电子文件档案管理方法，解决纸质档案与部分电子文件档案重复编号的问题。
三是应用高科技尝试运用计算机图像扫描和数字图像处理技术，将图片档案进行数字化转换，这样不仅利于图片档案的保管，同时提高了利用率。
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