基层单位加强档案信息化建设的思考
时间：2021-04-22 20:01:26 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要：随着业务发展的积累，基层单位在档案保管方面出现了人力资源紧缺、库房面积紧张、档案信息化有待建设等诸多问题；而如何使上述问题得到解决，是基层单位档案部门所关注的核心问题。近年来，基层单位档案事业发展也正由传统人工纸质化步入数字化及网络化的主要势态，在对网络技术成果积极利用的条件下，使无纸化办公的发展前景更加广阔，同时也使档案信息化建设工作稳健加快。笔者重点对基层单位档案信息化管理的强化措施进行了探究，希望以此为基层单位档案信息化建设工作的完善提供依据。
关键词：基层单位 档案部门 信息化建设
1.基层单位档案管理的现状及问题
1.1设施不健全，工作人员素质较低
现状下，基层单位在档案管理方面，主要呈现的缺陷是相关设备不具健全性，例如没有及时引进计算机软硬件设置等。同时，在系统安全方面，传统的一些系统安全维护手段显然不具有效性。同时，大部分档案管理人员素质低，缺乏专业知识培训，很多基层单位档案管理人员并不是全职，而是以兼职的形式参与工作。并且，这些人员所学的专业往往与档案管理专业没有多大联系，甚至毫无关联。在档案管理工作过程中，这些人员常表现为对相关业务不了解，无法通过档案管理规范要求完成档案的收集、归档及保存等工作，这样便在很大程度上影响了档案管理的规范性，最终导致档案管理存在极大的披露。毫无疑问，档案管理信息化是需要高水平的专业人才的支持的，要想使档案管理信息化工作更具实效性与科学性，便需要档案管理人员具备高水平的管理能力及相应知识储备。如此一来，才能够使档案信息化建设的实施更具有效性，进一步为工作效率及质量的提高提供依据。
1.2制度不健全，落实政策无力度
现状下，大部分基层单位在档案管理工作中没有相应的制度作为保证，比如《档案信息化管理条例》及《档案信息化管理安全方案》等。显然，没有这些制度作为信息化建设的支撑依据，便会导致一些具有价值性的档案资料发生遗失的情况，进一步导致档案资料不具连贯性，最终致使档案资料不具完整性。显然，造成很多不可弥补的后果，均与制度不健全，落实不力有关。
1.3保存不方便，档案利用率不高
基层单位在档案管理上以传统的纸质管理为主，纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理，企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产，但是缺乏有效的管理方法和保存设施。同时在档案管理中的收集、整理及归档等工作，能够为单位领导等相关人士总结工作经验及汲取教训提供巨大的保证。然而，目前大部分基层单位均没有意识到规范的档案管理所潜在的巨大价值及作用。
2.档案信息化建设的核心内容
2.1配备规范化管理软件是档案信息化建设的重要基础
对于具备规范性的档案管理软件来说，主要指的是与国家档案管理规范及标准相符合，同时与国家事业单位及各级各大档案馆相适应等，主要的作用是对档案信息及档案实体的管理提供帮助。它应具备高效、高质、简单、实用的特点，有助于维护档案的完整与安全，便于利用的原则。就目前而言，在市场当中，档案管理软件数量呈现了较为复杂的特点，由于一些软件公司开发能力存在差距，从而导致档案管理软件整体利用价值不强的情况。一些软件在功能设计方面存在一定程度的缺点，从而导致功能不多及实用性不强等情况尤为明显。同时，一些花哨的功能繁琐等问题尤为突出。显然，这些不良因素均会对档案信息化管理的稳健发展受到阻碍。鉴于此，要想档案信息化建设更具有效性，对管理软件进行规范化配置便显得极为重要。
2.2档案管理软件需具备的功能分析
首先，需具备档案信息化数据聚集功能。对于档案信息管理来说，需对所需要的信息进行数据聚集，可充分利用文字信息摘录及电子档案的接收等功能加以完成。同时，对计算机及时进行合理利用，以不同种类数据的内容及特点为依据，构建相应的多媒体数据库，以此确保数据的真实性及有效性。并且，还需要多媒体数据的整合工作进行完善。因为对于种类具有差异化的档案来说，需著录的文件内容也存在差异，因此对于数据库管理系统来说，需要具备延展性及敏捷性等特点。除此之外，数据库在设置方面还需要增多一些必要功能，如删除及修改等功能，以此实现最大化的档案信息数据聚集。
其次，实现档案管理一体化。利用计算机网络，使档案工作流程更安全、高效和快捷。从文件的拟稿、签发，直至最后的分类归档、着录标引，全部通过网络完成，尽可能杜绝失、泄密问题，同时对文件之间的联系性进行保留，以此使文件一次性输入以及多途径输出等得以有效实现，进一步使档案数据资源的利用率得到有效提升。除此之外，还需避免重复劳动，提高工作效率和质量。
3.落实档案信息化建设的优势
3.1提高效率和准确性
使效率及准确度得到有效提升，我们知道，计算机具备运算速度快及信息存储量大等特点，能够为决策人员提供及时有效的人事资料及相关数据。这样，不但可以使传统抄写形式所造成的失误得以有效避免，而且还能够大大降低档案人员的工作负担，以此实现工作效率及质量的有效提升。
3.2能够使档案的寿命延长
对计算机管理档案加以利用，能够使材料的完整性得到有效保障。通常情况下，在信息输入的时候需使用档案原件，除此之外便很少会与原件接触，这样无疑使档案的寿命得到有效延长。
3.3便于存储，并且有效节省了管理经费
对计算机管理档案加以应用，能够将大量的档案资料放置硬盘及优盘等方面，从而使纸质资源得到有效节约。在传统模式下，要想使档案资料得到有效保存，便需要构建库房，并增加相关管理设备，这样不但增加了经费投入，还增加了人力资源。但是，利用计算机管理，便能够使氧化、霉变等破坏实现有效避免。
4.加强档案信息化建设的有效策略探究
4.1对档案信息化人才队伍建设工作进行强化
对于档案信息化建设中的档案工作人员来说，便需要对档案室的各类情况加以了解，并掌握档案业务的发展动向，同时还需要具备管理计算机数据库的能力。对于档案业务部门来说，不但需要对具体业务进行指导，而且还需要指导基层单位档案室的相关工作，以此使档案室的各项工作更具完善性。
4.2对着录格式规范进行统一
以档案业务部门所制定的相关规范标准为依据，着录项目需尽可能保持完整，以此使检索渠道具备多元化的特点。同时，以工作特点为依据，对符合实际的项目进行选录，使具备统一特性的着录格式得以充分落实。
4.3加强档案数据库的建设
无论是经费、人员，还是设置，均需要落实到位，全面进行档案信息化建设，对于在建设过程中所遇到的问题需进行有效解决，投入充足的经费及人员，并配备专用的现代化设备，比如复印机、打印机及专用计算机等，以此为档案信息化建设工作的开展提供强有力的保障。
4.4做好档案数据的安全保密工作
对于档案工作人员来说，需要充分保证数据库的安全性，同时对数据库自身机读目录的保密给予重视。以我国有关涉及网络信息保密工作的法律法规为依据，对档案信息库信息数据保密工作进行强化，尤其是对于公共网档案室等，需对计算机设备及数据磁盘等载体进行强化管理。以相关规范标准为依据，做好物理隔离及严防等措施。
