工程设计数字档案利用中的保密问题

时间：2021-04-23 12:03:04　来源：雅意学习网本文已影响人

　　摘要 20世纪80年代开始，我国档案管理开始实行数字化。作为高新技术企业的设计单位，目前基本已完成工程设计档案的数字化工作，实现了数字化利用。但是在利用过程中因数字档案本身的载体及利用者的因素，导致工程设计数字档案中常常出现失密现象，失密既给企业，也给社会带来一系列问题，因此加强工程设计数字档案利用中安全的综合防治，减少泄密行为就显得极为重要。
　　关键词工程设计档案数字化保密管理
　　中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2018-07-23
　　Abstract From the 1980s， the archives management in China began to adopt the digital form. Most of the new high-tech enterprises have finished the digitization of engineering design archives and realized the digitalized utilization. However， during the use of digital archives， the confidentiality is often compromised because of different factors， including the digital forms and users， which brought about a series of troubles to the enterprises and the society. Thus， strengthening the security measures and reducing the compromise become very important in the use of digital engineering design archives.
　　Keyword engineering design archives； digitization； management of confidentiality
　　工程设计档案作为设计单位在工作进程中留存的原始记录，既有生产经营资料的共性，又有应用、科学、研究、技术开发资料的特性。它的产生是设计人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果，工程设计档案中技术文件和技术图纸是设计单位数量最大、价值最高的部分。工程设计档案作为可供开发利用的设计技术资料，对内可参考复用，对外可供技术交流。虽然从整体上说，工程档案利用过程中必须要克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向施工、监理等社会单位，面向技术市场，面向设计和生产设计第一线，要及时准确、方便有效地提供档案资料[1]。但在实际中，基于知识产权、企业竞争及保密的需要，对工程设计数字档案进行保密也是普遍的做法。因此，在工程设计数字档案利用中，如何防范各种可能的泄密问题也是工程档案管理的一项重要内容。
　　一、工程设计数字档案保密的必要性
　　随着信息化的飞速发展，目前广大设计单位都在逐步开展数字化工作，形成了完整工程设计档案数字资料库，通过开发专门的数字档案管理系统作为平台，提供给单位内、外部利用者。高效传输途径和方便的利用界面为利用者带来极大的便利，使工程设计档案最大化地发挥了其价值。数字化的方式从本质上说并没有改变工程档案的基本属性。工程设计档案属于创新型的成果，对于设计单位抢占市场至关重要。工程设计档案作为工程建设项目的结构安全的直接体现，对于社会稳定也具有积极的价值。随着数字化进程推进，在工程设计档案方便利用的过程中，其泄密的可能性大大增加。在新的载体环境下，“传统的保密措施已经无法满足档案信息的保密性要求，必须综合应用各种保密措施，即通过技术、管理、行政手段，实现信源、信号、信息三个环节的保护，借以达到工程设计数字档案利用过程的保密要求”[2]。因此，工程设计档案的保密工作依然面临严峻形势。
　　二、工程设计数字档案利用过程中出现影响保密的行为
　　1.数字档案对外利用，存在图文制作外包和数字文件直接交付情况。
　　（1）图文制作外包。工程设计档案是伴随着建设项目开展而产生的，其最大的使用价值就是为施工单位、监理单位等各方提供凭证和参考。在实践中，由于每个工程项目设计资料数量巨大，设计院的图文制作能力已无法满足日趋多样的利用需求，设计单位普遍采用分包方式将图文制作交给专门的图文制作公司。在图文分包中，传统的做法是直接以档案原件交与签约的图文制作公司制作复制件提供利用。但是伴随着工程设计档案的数字化工作的推进，目前广大设计院都已实现了数字文件直接打印来提供复制件，这将使数字档案利用失密的可能性大大增加。虽然目前设计院与图文制作公司一般都是会签订保密协议，但首先，图文制作公司作为一个营利单位，是对广大客户开放的，其缺乏可以完全保密的工作环境；其次，图文制作公司内部工作人员普遍没有接触过保密相关的知识和培训，保密意识薄弱，无法真正做到保密；最后，设计单位与图文制作公司在数字文件的传递过程普遍都是直接通过即时通讯软件（如QQ、微信、邮箱等）来传输文件，这种做法意味着将数字档案直接放在了网络上，对数字文件的安全是极大的危害，极有可能會导致保密档案在传输过程中被他人截获和查看。
　　（2）数字文件直接交付。随着数字档案的作用越来越得到各方的认可，设计院直接以电子文件形式交付使用的情况越来越多。如在项目工程紧急的情况下，直接提供电子文件给业主进行招标工作、给造价部门计算造价、给施工单位施工等。虽然这种做法在设计行业，已经得到了普遍的认可，且将数字档案直接提供给这些单位也是合理合法的，完全不违背保密要求，但因为设计单位与相关单位并没有构建一个安全合理的文件传递渠道，文件传递时也是直接采用即时通讯软件，未对文件进行加密处理，在传递过程中文件被截取的可能性是非常大的，造成的危害也是巨大的，尤其是作为造价计算或招投标依据时，如果事先被其中一些投标单位了解到完整施工图，知道项目的整体预算，对其他的投标单位在信息掌握上是极不公平的，这可能直接导致整个招标工作的失败。

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