国企信息化人事管理 外籍员工人事管理的信息化
时间：2020-02-29 07:35:22 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
随着我国经济的迅速发展，越来 越多的外籍人才涌入我国人才市场。很多用人单位，尤其是大中型企、事业单位大量聘用外籍人员，几十至几百人甚至上千。每一位外籍员工在入职时都需要办理一系列的手续，如工作合同、工作许可、保险、专家证等；还有涉及到外籍员工本人的一些证件管理，如签证、护照、居留许可等等，手续繁杂。
外籍员工管理亟待信息化
这些工作让本来就人手不多的人事部门应接不暇，以致经常忙中出错。据了解，很多聘请单位的人事部门工作人员平均每人要负责几十甚至上百位外籍员工的人事管理工作，经常会出现因外籍员工的某些到期证件未能及时办理延期手续，而耽误正常工作甚至受到相关部门处罚的现象。另一方面，由于人事部门的人员变动，工作信息交接不畅，还会导致外籍员工人事管理工作中出现更多的失误。
针对这些情况，经反复调研学习，国家外国专家局国外人才信息研究中心根据客户实际需求自主研发了一款专门用于对外籍人才人事管理的软件――外籍员工人事管理系统，很好地解决了手续繁杂的问题。它将外籍员工所需办理的手续集成到了一个软件系统，管理人员一次录入可以打印多种表格，降低了工作量，同时建立了查询检索功能，可根据年度等关键字对外籍员工信息进行查询，还建有合同到期提醒等功能，给人事管理人员的工作带来了极大的便利。目前，中国国际广播电台（CRI）正在使用此软件。
外籍员工人事管理系统采用B/S结构来建设，系统维护较为简单，系统的修改和升级只需在应用服务器端进行即可，客户端的界面一致，用户操作起来比较容易上手。考虑到用户对网络浏览器的熟悉和操作方便性，对于处理外部用户的网上资料查询和提交需求也更为便捷。系统设计会面向全市乃至将来扩展应用到全国范围。
该系统涉及广域网、局域网、分布式数据处理、协同工作和Internet/Intranet技术，具有跨地域、复杂性、综合性等特点。因此，系统安全性的设计极其重要。具体的设计原则包括：建立安全策略，建立系统安全责任制；对网络访问实施监控和安全管理,有效防止计算机病毒和黑客攻击；确定数据保密级别及使用范围，对用户访问权限进行控制；对重要数据进行通道加密传输；对系统及数据库进行安全备份与恢复；实施远程监视和非法入侵安全控制。
四大模块功能
外籍员工人事管理系统分为四大功能模块：系统管理模块、聘用管理模块、人事管理模块和数据统计模块。
系统管理模块功能是设定不同级别的用户，用户级别不同权限不同。以CRI为例，系统中共有四级用户，包括系统主管、总部人事用户、部门人事用户和用人单位用户。按照 CRI 目前的组织结构，中国国际广播电台国际合作办公室代表总部人事，各语言中心代表部门人事，各语言部为用人单位。系统主管为单一用户，具有系统最高权限，用于对系统基本数据和配置的维护，但不属于任何一级人事部门，因此也不能参与人事管理的具体业务功能。总部人事用户负责建立部门级人事用户在系统中的账号；用人单位的账号则由各部门人事用户建立。除系统主管外，任何一个用户在系统中的菜单功能必须经过授权才能获得。总部人事用户登录系统时，有合同、证件、保险到期提醒。
聘用管理模块功能是提供外籍员工到职前和到职后一系列手续的信息化服务。聘用管理由聘用申请、聘用审核、聘用审批、到职登记组成。聘用管理模块的工作流程是：聘用申请，用人单位向部门人事申请新聘和续聘外籍人员，并提交申请给部门人事审核。聘用审核，部门人事审核用人单位提交的申请，并提交必要的补充信息，上报总部人事审批。聘用审批，总部人事对于审批同意的外籍工作人员，可以为其创建《工作许可证》申请，系统通过数据接口直接在外国专家局的办证系统上创建证件申请信息。到职登记，总部人事登记外籍员工到职信息，到职登记后，可为其创建外籍工作人员的《专家证》申请，系统通过数据接口直接在外国专家局的办证系统上创建证件申请信息，对于新聘外籍人员，系统将创建新的电子档案。
人事管理模块功能是将外籍员工的档案、合同、证件、保险这些个人信息整合在一起，统一管理。人事管理由档案管理、合同管理、证件管理、保险管理组成。档案管理，查询维护外籍员工的档案信息。合同管理，创建外籍员工的合同信息，在线打印合同。证件管理，登记外籍员工的专家证信息。保险管理，为外籍员工创建保险办理信息，在线打印保险登记卡。
数据统计模块，更好地为个级别权限的用户提供人事工作的决策依据。可以按国籍、性别、年龄、学历、工作年限、婚姻状况、宗教信仰等等检索统计。还可以按证件、保险、合同是否即将到期检索统计，可以自主设定检索条件，例如，提前1个月，也可设定手机、邮件提醒功能。也可以根据使用单位的需求定制个性化的检索条件。
这套系统不仅可以为所有聘用外籍员工单位的人事部门所用，更可贵的是，它实践了信息集成化的理念，为今后外籍工作人员人事管理信息化提供了一个发展方向。
在这套系统里，每项业务的办理不再是用单独的系统，而是所有业务手续可以在同一个系统中完成，并且信息相互关联。目前，该系统已经可以与外国专家局的办证系统直接挂钩。试想，今后一旦能与公安系统的签证、居留许可证办理、外籍员工本国驻华使馆的护照办理、劳动部门的工作证办理等等挂钩，那将实现真正意义上的信息集成管理。
（作者单位：国家外国专家局国外人才信息研究中心）
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