天成集团有限公司公文管理办法
时间：2020-10-29 13:29:24 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
浙江天成工业股份有限公司公文管理办法 第一条
总
则 则 （一）为使公司公文处理工作能够高效、合理地运行，根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司情况，特制定本办法。
（二）本办法所指“公文”是指公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文的作用主要体现在规范特定对象、上传下达及信息互通、工作依据及凭证、宣传教育等方面。
（三）本办法所称“公文处理”主要包括主要公文格式稿纸种类规定、常用公文形式规定、常用公文格式规定、行文规则、发文办理、收文办理、公文发送范围规定、公文审核范围和公文归档等 9 个部分内容。
（四）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和公司机密的安全。
（五）公司各级负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对公文处理工作的指导和检查。公司各部门应当指定专人负责公文处理工作。人力资源行政部是公文处理的管理机构，负责管理公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。
第二条
主要公文格式稿纸种类规定 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公司公文格式稿纸有四种：
（一）便函纸 （二）内部请示报告纸 （三）发文稿纸 （四）公文纸（即红头文件）
第三条
常用公文形式规定 公司规定的常用公文形式主要要 10 种，具体如下：
（一）请示：适用于向上级部门请求指示、批准的事项。
（二）报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况或答复上级部门的询问。
（三）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排、奖惩有关部门及人员
以及变更或撤销所属各部门不适当的决定事项。
（四）通知：适用于批转公司各部门的公文、转发公司和公司以外不相隶属单位的公文、传达要求有关办理，以及需要有关部门周知或执行的事项等。
（五）通报：适用于表彰先进、批评错误或传达重要精神及情况。
（六）批复：适用于答复下级请示事项。
（七）指示：适用于对下级员工或下级单位布置工作，或阐明工作、活动的指导原则。
（八）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（九）公函或便函：适用于向公司各部门或公司外部不相隶属单位询问及洽商工作或答复有关问题。
第四条
常用公文格式规定 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发日期和附件等部分组成。
（一）发文单位应当写明全称或者规范化简称。若存在多个部门联合行文的情况，应将主办部门排列在前。
（二）涉及国家秘密或公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，保密公文应当在公文上标注“绝密”、“机密”或“秘密”字样。
（三）紧急程度应根据缓急程度分别标明“急件”、“特急件”。公文中特急件和急件仅用于确属事关重大或时间紧迫的公文，非紧急公文不必标明。
（四）发文字号包括年份、单位代字、序号。若存在多个部门联合行文的情况，只需标明主办部门发文字号。
（五）签发人是指公司总经理或总经理授权的有关负责人。
（六）标题应当准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位是行文的对象，也是主要办理公文的部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）正文文字一律从左至右横写横排。
（九）公文如有附件，应当在正文之后及成文时间之前注明附件名称和件数。
（十）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
（十一）公文除《会议纪要》外一律加盖印章。联合上报的公文，由主办部门加盖印章。联合下发的公文，联合发文部门都应加盖印章。
（十二）公文应当标注主题词，上行文按照上级部门的要求标注主题词。
（十三）抄送单位是同公文内容有关，需知道或协作的部门。
第五条
行文规则 （一）行文应当确有必要，注重实效。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。除公司总经理直接交办的事项外。
（三）属于公司各部门职权范围内的事务，应当由各部门自行行文。属于公司内两个或两个以上部门职权范围内的事务，应当采取由上述部门联合行文的方式。
（四）公司各部门之间对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。如擅自行文，公司总经理应当责令纠正或撤销。
（五）“请示”应当一文一事。一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送公司下属分支机构。“报告”不得夹带请示事项。
第六条
发文办理 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。
（一）草拟公文注意事项：
1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。
2、情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3、应当根据行文目的、部门职权和与主送单位的行文关系确定公文文种和选用相应的公文发文稿纸报批。公文正文应为电脑打印。公文题目字体为宋体 3号加粗。正文字体为宋体 4 号字。
4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5、国名、地名、人名、数字、引文准确。公文中的数字，除成文时间、部分章节序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，一般使用阿拉伯数字。引用公文应先写明公文标题，再在其后括号内注明引用公文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6、用词用字准确、规范。公文内使用非规范化简称时，应当其第一次出现时写全称，并在其后括号内注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7、结构层次序数，第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1、”；第四层为“（1）”。
8、应当使用国家法定计量单位。
9、起草公文应当采用公文用语，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
（二）审核公文注意事项：公文草拟好后，无论何种公文形式，首先须由拟稿人部门主管负责初审，并在公文发文稿初核栏内签字注明日期。若公文中涉及其他部门职权范围内的事项，经本部门主管初审后，拟搞人须将该文稿送有关部门主管会审，有关部门主管须在公文发文稿会签栏内填写意见并注明日期。以工会、社团名议发文的，由董事会和分管主管审核。
（三）复核公文注意事项：公文拟稿人须将经初核和会签的公文送人力资源行政部复核。人力资源行政部负责对公文格式、文字、内容进行复核，在公文发文稿复核栏内签字并注明日期。对未经相关部门会签、不符合公文格式要求和有明显错误的文稿，人力资源行政部有权退回拟稿人重新办理。
（四）签发公文注意事项：人力资源行政部完成复核后，由部门指定行政人员呈报总经理审核。总经理审核时，须在公文发文稿签发栏内填写审核意见并签名和注明日期。以公司的名义制发的上行文，由公司总经理签发。以公司名义制发的下行文或平行文，由总经理或由总经理授权的公司其他负责人签发。
（五）缮印、用印、登记、分发公文注意事项：经公司总经理或由总经理授权公司其他负责人签发的公文，由指定行政人员负责办理编号、登记、缮印、用印和分发。列印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错
页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
（六）其他注意事项：
1、公司各部门行文须按其工作分工和职能使用规定的公文号。公司对外行文用公司文号。
2、凡以公司名义发文的发文稿，拟稿部门存原稿复印件，原稿件及其电子版各一分由人力资源行政部存档。公司内部请示报告，涉及需要财务支付的，原稿交财务部作为做帐凭证，人力资源行政部存档原稿复印件。其它内容原稿一律由人力资源行政部存档，拟稿部门留复印件。
3、需要办理的文件，各承办部门要指定专人及时督促检查办理情况，防止积压延误。公司负责人交办的文件，明确部门负责的应由相关部门经理或指定专人催办，其它情况下由行政人员负责催办。报送上级机关的请示，需要了解审批情况时，由主办职能部门负责联系。向地方有关部门的行文需要了解结果时，由人力资源行政部和相关部门协商催办。
4、公司各部门对于涉及本部门内部或各部门之间，与公司日常经营管理无关事项的公示，若使用“通知”这一公文形式，可不受本条发文办理程序限制。但各部门主管须承担由此造成的后果。
第七条
收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
（一）签收：当公司收到政府监管机关下发，需由公司办理的或直接向公司交办的公文时，由公司安保室负责签收后转交外务部或总经办人员。
（二）登记：经指定行政人员登记编号后，呈报人力资源行政部审核。
（三）审核：人力资源行政部负责对上述公文进行审核，审核的重点是：是否符合国家法律、法规及其他有关规定、接收人员是否适宜。
（四）拟办：经审核，对符合本办法规定的公文，人力资源行政部应当及时出具拟办意见送总经理或由总经理授权的其他负责人批示，或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
对不符合本办法规定的公文，人力资源行政部有权退呈报单位并须在公文上明确说明理由。
（五）批办：公司总经理或由总经理授权的其他负责人负责进行审核，并给予明确批示。
（六）承办：经公司总经理审核完毕，由指定行政人员负责根据批示，转交有关部门人员承办。承办人员收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向本部门主管予以说明。对于不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回指定行政人员，并说明理由。公文承办过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门负责人应当主动与有关部门经理进行协商。如有分歧，主办部门负责人须负责进行，如仍不能取得一致，可以报请总经理或由总经理授权的其他负责人协调或裁定。凡要求公司办复的文件，各承办人自接到文件之日起，一般应在 5 个工作日内办理完毕；需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。有时间限制的，要在规定的时间内办复。经承办人员完成相应事项后，负责转交指定行政人员立卷归档。
（七）催办：指定行政人员负责催办送总经理或由总经理授权的其他负责人批示或者交有关部门办理的公文，应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（八）凡涉及公司员工的属名文件，禁止拆封并需原件照转。注明收件人或收件部门的公函，由相关部门签收并承办。所有挂号信件和特快专递，由公司安保室负责进行专门登记，经办人必须在登记本上进行签收。
第八条
公文发送范围规定 （一）公司各部门（科室）或其他外部单位。
（二）相关指定人员。
（三）专项文件需发送至相关指定人员。
第九条
公司总经理公文审核范围 （一）以公司名义发出的报告、请示、指示、通知、决定、决议、简报、通报、批复、纪要、工作方案、规定、工作总结、公司规章、人事安排报告等。
（二）上报政府机关以及其它上级单位的公文。
（三）涉及政策性强、重大业务活动的对内对外的公文。
（四）其他应报总经理审批的文件等。
第十条
公文归档 （一）公文办完后，应当由指定行政人员负责及时整理（立卷）、归档。员工个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。
（二）联合办理的公文，原件由主办部门负责整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
（三）公文由指定行政人员负责统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（四）公司、各部门或其他外部单位发布的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经人力资源行政部总监批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位（部门）、日期、份数和印发范围。
（五）公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印件保存部门的印章。公文被撤销，视作自始不产生效力。公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
（六）文件的保存期限按国家和公司有关保密工作规定执行。超过保存期限、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经人力资源行政部总监批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文向指定行政人员进行移交、清退。
第十一条
附
件 件 （一）发文审核签发单 （二）文件发放单 （三）收文登记表 本办法由公司人力资源行政部负责解释和修订，原相关管理制度作废。本办法经总经理核准后执行。
浙江天成工业股份有限公司 发文审核签发单
文件编号：Q/TC-A420044A0
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