略论Ｅｘｃｅｌ在管理信息系统开发中的应用|2018管理信息系统试题
时间：2019-02-13 03:20:30 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
目前国内管理信息系统(MIS)开发研制一般采用人们熟悉的Visual Foxpro,这里将简要介绍如何用Excel开发MIS。一般来说,一套MIS主要包括信息输入、信息处理、信息输出三大组成部分,用Excel处理这些部分均显得游刃有余。Excel是Windows环境下的一种电子表格软件,可向用户提供史无前例的超强功能和易用性。它同时具有电子数据表、图表和数据库的功能,具有极强的分析性能、报表制作工具和丰富的统计图表。下面就信息输入、信息处理、信息输出界面设计、代码设计和数据保护等方面的问题谈谈如何使用Excel。
一、信息输入
最常用的信息输入方法有四种：
一是在工作表(WorkSheets)的单元格(Cells)中直接输入文字和数据(重复数据可由填充把柄拖拉而得)。
二是采用输入框(InputBox)输入少量数据，并可进行函数的运算。
三是自行设计对话窗体(Forms),即在“视图”菜单中调出“窗体”工具栏，根据需要，将标签框、文本框、列表框、分组框、选择框、滚动条和命令按钮等控件加入到表单中,然后设计其对象格式(如属性、保护、控制项、对齐、字体和图案等)，创建报表、对话框等。
四是根据Excel提供的强大的文件转换功能,将Txt文件(*.txt)、dBase文件（*.dbf）、Access文件（*.mde或*.mdb）、网页文件(*.htm或*.html)，Lotus 1-2-3文件、QuattroPro文件、MS Work文件、SYLK文件、DIF文件等直接转换为Excel工作簿文件,这就为数据的共享、快速录入及转换提供了极大的方便。即在“数据“菜单中选择“导入外部数据”命令，从而选择要引入的外部数据文件。
当然，使用“复制”与“粘贴”命令直接将外部数据拷贝过来，则是一种更为直接简便的方法。
二、信息处理
按行业的不同,信息处理的要求有较大的差别,常用的信息处理包括数据的修改、查询、检索、排序和统计汇总。在dBase中,这些工作一般需要编程设计,而在Excel中,几乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能轻松地完成。最常用的是右端数据菜单中的各项功能∶
1．记录单选项提供了数据库记录查询、输入、修改或删除的简单方法。其方法是利用“数据”菜单中的“记录单”命令，非常容易实现。对于有大量数据的表单，只要输入记录名，便轻而易举地查询出该记录的数据。
2．排序选项提供了数据库记录同时按三个字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考虑或不考虑大写来进行排序，对于有多种排序要求的数据来说，具有很大的实用性。
3．筛选选项提供了隐藏除符合指定条件外的所有数据的方法,为数据库同类记录的查询和重点显示提供了方便。
4．分类汇总选项提供了同类数据的汇总及统计方法。Microsoft Excel 可自动计算列表中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel 将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。还可以嵌套分类汇总，将更小的分组的分类汇总插入现有的分类汇总组中。在分类汇总中，Excel提供了多个函数，如求和函数Sum(),求平均值函数Average(),计数函数Count()，最大值最小值函数，乘积函数等（）。
5．数据透视表选项可以迅速使一个复杂的表格变得容易阅读和理解,它可以方便地概括出感兴趣的字段,从不同的角度透视出求和值、计数值、平均值、最大值、最小值、乘积值、标准偏差、总体标准偏差、变异值、总体变异值。数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较大的列表并对每个数字进行多种比较时，可以使用数据透视表。运行“数据透视表和数据透视图向导”，就可 创建数据透视表。还可使用“Office 数据连接”检索报表的外部数据。此外,在每个工作表中可任意绘制直线、曲线、矩形、椭圆、箭头和各种窗体控件(Controls),并且还可插入其他Windows应用程序的图片和对象,支持DDL和OLE。Excel的这些功能为灵活设计各种复杂的表格提供了极大的方便。
6.统计图表是各类MIS的特色之一,能否设计出美观易懂的图表从一个方面反映了MIS生命力的强弱。创建数据透视图的方法包括从数据透视表创建、从草稿创建、自定义报表等。
三、信息输出
Excel具有所见即所得的功能,凡是在工作表上能显示出来的内容(文字、数据、图形、图表)均可打印出来,超宽表格可以自动分页打印;其打印选项十分丰富,完全不需要自己编写另外的打印驱动代码。
四、界面制作
为了使我们开发出的信息管理系统像一个独立的软件，还必须设计软件的系统界面，在Excel中,MIS的界面既可采用对话窗体进行设计,也可在工作表上直接进行设计,窗体的各种控件可随意放置在工作表上。Microsoft Excel 有两种类型的控件。ActiveX 控件适用于大多数情况，与 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 宏和 Web 脚本一起工作。“窗体”工具栏上的控件与 Excel 5.0 以后的 Excel 早期版本都是兼容的，并且能在 XLM 宏工作表中使用。
在录制或编写了宏代码后,还可根据自己的需要任意修改Excel的菜单、工具箱以及提示行显示信息,而隐藏Excel本身的菜单系统,使MIS仿佛脱离了Excel处于单独运行之中。
为了在进入Windows的同时就进入MIS界面,可在Windows的初始化文件WIN.INI中加入LOAD=C:＼Excel5＼Excel.EXE /E,在C:Excel5＼XLSTART子目录中加入MIS的界面控制程序,这样将在启动Windows的同时直接进入Excel环境并启动MIS的操作界面,而不显示Excel的启动封面;Auto-Open是含有特殊含义的子程序名称,它可在打开工作簿的同时运行Auto-Open中的语句。
五、代码设计
对于简单的MIS,一般不需要进行代码设计,用Excel本身提供的各项功能就可满足要求。除具有通用的工作表函数外,Excel还提供了丰富的日期和时间函数、财务分析函数、统计分析函数和假设分析函数。例如在B1单元格输入公式=AVERAGE(A1:A9),就可直接求出从A1到A9中各单元数据的平均值。
然而对于比较复杂的MIS,则必须使用Excel的编程语言―Visual Basic for Application (VBA,也就是Excel的宏)。VBA直接嵌入Excel的工作簿中,其语法规则非常类似于Visual Basic,比较容易掌握。VBA包含丰富的各种函数、方法、对象、属性和语句。理解并逐步掌握VBA中数量庞大的各类方法、对象和属性是在Excel平台上进行二次开发的关键技术。Excel的所有菜单操作均可通过VBA编程实现,此外VBA还可以实现Excel本身不具备的功能,如API函数的调用。利用Excel提供的录制宏功能是初步学习VBA的简捷方法。熟悉VBA之后,就可自己修改宏并编写新的宏。
“Visual Basic 编辑器”是一个为初学者设计的编写和编辑宏代码的程序，而且提供了很多联机帮助。不必学习如何编程或如何用 Visual Basic 语言来对宏进行简单的修改。利用“Visual Basic 编辑器”，您可以编辑宏、在模块间复制宏、在不同工作簿之间复制宏、重命名存储宏的模块或重命名宏。
六、数据保护
MIS的数据保护能力是用户和软件开发人员共同关心的问题。用dBase开发的MIS,往往需要为设计数据库的保密功能而绞尽脑汁。然而在Excel中,您不必编写任何程序代码就可达到数据保护的目的。Excel为用户提供了多级保护手段,可以自行选择是否保护每个单元格或每个控件,是否保护某张工作表,是否保护每个工作簿,是否需要输入打开工作簿的口令。一般而言,打开工作簿的口令由用户设定,其他保护功能由程序设计人员设定,一经设置了保护功能,任何人(包括程序设计者)在不知道口令的情况下均无法越权使用。
例如，您可在“工具”菜单中选择“保护工作表”，进而设置密码，对使用该工作表的用户进行操作限制。比如，只允许用户选定单元，而不准对数据进行编辑修改。
Excel内置的强大功能以及提供的二次开发平台,为快速、简便地开发出具有专业水平的MIS提供了高效的手段,其众多功能无法逐一谈及,尚需读者在使用中摸索。
