浅论教学秘书工作:如何做好文秘工作
时间：2019-01-07 03:27:26 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要： 教学秘书主要负责基层教学事务，在教学管理系统中发挥着重要的作用。本文从教学秘书工作的特点出发，简要阐述了当前学校教学秘书的工作特点、在教学管理中的作用及为适应这些特点和作用所应具备的自身素质。
关键词： 教学秘书特点 教学管理 素质
教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分，是教学管理一线的基层管理者，是协助系主任处理本系和与之相关的各类教学事务的管理服务人员，在保证教学质量和人才培养质量中起着重要作用。正确认识教学秘书的工作特点、作用和其自身应有的素质，对做好教学秘书工作具有十分重要的意义。
教学秘书作为教学工作的基层管理者、服务者，工作具体、繁琐而且繁重。一方面要服务教学，另一方面它既是面向师生的服务者，又是教学工作的管理者。教学秘书所承担工作、扮演的角色，决定了教学秘书工作本身具有诸多特点。
一、教学秘书工作的特点
（一）服务性
这是教学秘书工作的本质属性，即为教学服务、为师生服务。教学秘书应该树立服务育人的思想意识，树立“以人为本”的思想，以自己勤恳高效的工作，全心全意地为学生、教师服务，为教学质量的提高和学校的发展服务。
（二）协调性
教学秘书工作是穿梭于教学主管部门教师、学生之间，具有承上启下、沟通信息的作用，教学秘书的有效协调与沟通，是保障教学工作达到预期目标，保证教学秩序正常运转的基本手段。它在教学工作中属于最为具体、最为活跃的协调层次，其协调功能贯穿于教学管理的全过程。
（三）阶段性
学校教学是一个规律性很强的过程。学生知识的获得及教师知识的传授，内容上以课程为单位，时间上以学期为单位。开学初，做好新学年的一切准备工作;学期中，时间相对宽松，及时处理教学中出现的各种问题，保证日常教学的平稳运行；学期末，一方面要将学生的成绩进行汇总，在此基础上做好补修和重修的统计工作，另一方面要对各类资料进行装订、归档。只有正确地认识教学秘书工作的阶段性，才能保质保量地、及时地做好本职工作。
（四）繁杂性
教学秘书工作往往事无巨细，琐碎的事情很多；作为基层管理者的教学秘书，工作量较大；仅学籍管理就要花费相当大的精力。教学秘书工作涉及面广，内容杂，接触的人和事物多，相对重点的工作之外还要担负多方面的事务。要在现有的环境和条件下，尽可能地满足每个教师和学生的合理需要，为他们提供各类服务。
（五）周期性
教学秘书要遵循教学管理中学期、学年的周期性，以学期、学年这两个周期为主线，合理安排教学管理工作，把工作有计划、有时效、有秩序地做好。第一，以学期为周期。每个学期寒暑假，教学秘书需要安排直接补修；学期初安排学分重修；学期中，教学秘书要安排期中教学检查，安排教师、学生的座谈会，写出教学检查书面总结；学期末，教学秘书要落实下学期教学任务，安排期末考试，核算教师工作量，做好试卷归档工作。第二，以学年为周期。除以上每个学期共有的事务外，从学年来看，春季学期事情较多。教学秘书需要完成毕业生资格审查工作，发放毕业证书等。
二、教学秘书在教学管理中的作用
教学秘书在教学管理工作中接受教务处、系主任的双重领导，直接参与教学活动的组织管理，具体操作教学行政事务。教学秘书的工作态度，直接影响着系部教学管理工作质量。因此，教学秘书在教学管理工作中应发挥以下作用：
（一）桥梁和纽带
教学秘书在教学管理中应该在教务处、系之间起到纽带作用，在领导、教师、学生之间架起桥梁。学校教务主管部门下达任务，提供教学信息，都是由教学秘书将任务通知师生，同时还要将教师、学生的意见、建议和要求及时反馈，是师生联系的纽带。
（二）助手和参谋
教学秘书是教学工作的基层管理者，在工作中面向教师和学生，是教师和学生的服务者，同时也是系部和教务处的联络者，这就决定了教学秘书是助手和参谋。教学秘书要明确角色和定位，当好助手和参谋，协助系主任做好本部门的教学管理工作，维持教学工作有序、正常进行。
（三）管理育人和服务育人
教学秘书在承担教学管理任务的同时，还可以利用工作中与学生联系广泛的特点，在育人方面发挥积极作用。教学秘书应该充分利用这一优势，有意识地给予学生帮助和指导，全心全意为学生服务。在学生遇到困难的时候，特别是对学习成绩不好的学生，要尽可能地帮助他们，为学生着想，对学生奉献爱心。
三、做好一名教学秘书应具备的素质
（一）良好的政治素质
教学秘书所承担的角色和责任及教学秘书的工作特点，要求其具有良好的思想政治素质。教学秘书要认真学习政治理论，不断提高自己的思想政治觉悟，坚持贯彻执行党的教育方针、政策，忠诚党的教育事业，热爱本职工作，有高度的奉献精神。教学秘书应热爱教育事业，在工作中不断强化服务意识，从而充分发挥工作热情和聪明才智，达到教育育人、服务育人、管理育人的目的。
（二）良好的心理素质
教学秘书在工作中常常会遇到各种挫折和困难，有时还会被误解，这些给教学秘书带来许多无形的压力。这就要求教学秘书能正确地认识和评价自己，主动适应环境的变化，面对困难有应对的勇气；要有良好的情绪修养，乐观向上，不感情用事；要有良好的自我调节能力，以开朗豁达和轻松平静的心态面对每一项工作。
（三）扎实的业务素质
1.提高知识理论水平
教学秘书不但要了解和掌握高等教育和高等学校管理的一些基本知识，了解本系教学计划的内容和特点、课程体系设置的原则和各专业主要课程的主要内容，了解本系各专业的教学内容、教学特点和教学规律，而且要有一定的专业基础知识，使自己工作起来得心应手。教学秘书要不断学习，“使自己拥有广博的文化基础知识”，善于触类旁通，不断优化和完善自己。
2.有良好的沟通协调能力
现代教学管理活动处处离不开必要的沟通和有效的协调。教学秘书经常与教务处、教师和学生打交道，这就要求教学秘书具有较强的沟通协调能力，这样才能建立良好的人际关系，保证教学工作畅通，提高工作效率。教学秘书在沟通协调过程中要明确角色定位，充分考虑对方的特点和需要，互相尊重、互相理解，还要注意谈话的艺术，即在坚持原则的前提下讲究灵活性和应变性，从而顺利完成各项工作。
3.有一定的计算机应用能力
教学秘书的日常管理不仅工作量大，而且时效性强，信息化时代要求教学秘书要有现代化的管理方法。教学秘书只有熟练地操作以计算机、网络技术为代表的现代化设备，不断提高运用自动化办公设备从事信息收集和处理的能力，才能及时、科学地利用相关信息为教学工作服务，以实现教学工作的现代化、规范化管理。
4.勇于创新的能力
创新是时代的要求，有创新才有发展。创新是一个学校的灵魂，也是工作可持续发展的需求。教学秘书要在工作中不断加强开拓创新能力，以适应新形势的需要，通过学习和研究，不断探索管理的新办法。
（四）有严谨求实的工作作风
教学秘书工作是教学运转的神经中枢，如果某个环节稍有疏忽，教学过程就会出现问题，甚至引发教学事故，这就要求教学秘书要有严谨求实的工作作风，认真工作、兢兢业业、态度谦逊，不可有丝毫的疏漏与懈怠。对待工作要有“五心”，即虚心、热心、细心、耐心、平常心。面对繁杂的工作要有奉献意识，统筹规划每项工作，不出纰漏，工作方方面面要顾全周到，有全局意识。
教学秘书在教学管理中的作用是不可低估的，已不再是简单的“收发员”、“勤杂工”，在工作内容和工作形式上都有了很大的变化。教学秘书应该爱岗敬业，努力提高自己各方面的素质，树立“以人为本”的思想，当好领导的助手和参谋，确保教学管理工作的有序开展。
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