Ｗｏｒｄ软件使用技巧:万能恢复软件免费版
时间：2018-12-23 19:47:50 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：办公软件Word的基本使用方法已为广大读者所熟悉，本文对word 2003的邮件合并、自动更正、宏的使用等几个使用小技巧做了详细说明。 关键词：Word 邮件合并 自动更正 宏 文档保护
随着计算机技术的发展和普及，计算机已广泛应用于各行各业，其中使用最广泛的领域莫过于办公自动化(OA)了。办公自动化是20世纪70年代首先从发达国家发展起来的，主要处理的是数据，如公文的编辑与打印、活动安排及日常办公事务的处理，这些都离不开办公软件。Word 2003是目前最优秀、最普及的文档处理和编辑软件（字处理软件）之一，使用和操作简单，属于office2003软件中的一个产品，是美国微软公司于2003年在Word 2000的基础上推出的新一代文字处理软件，具有所见即所得的功能。
Word软件的使用对读者来说并不陌生，因此，笔者在这里并不是介绍word软件的使用方法，而是介绍其中的一些使用技巧，掌握这些技巧可以大大提高我们的工作效率。
一
如现在马上要到年底了，你所在的公司要召开一个业务年会，要向一些相关的人士和公司发出邀请函，大家都知道邀请函上有些内容是相同的，不同的只是人的姓名和地址等。这时你将如何处理呢？如果是寄出成批的邀请函，有以下两种选择方案。一是把内容打印出来，然后手工填写收信人；二是在word里制作一个内容相同但是收信人不同的文档，将每个收信人复制上去，然后统一将其打印出来，但这些都不是最好的方法。Word中的邮件合并功能将为这种情况提供完美的解决方案。
Word 2003提供了邮件合并的提示向导，用户只要按照提示向导进行操作即可轻松完成邮件合并。
1. 选择“工具/信函与邮件/邮件合并”命令，弹出“邮件合并”提示向导。
2. 选择文档类型。即选择创建的文档类型，我们在此选择“信函”。然后单击下一步正在启动文档。
3. 选择开始文档。即选择用哪个文档来放置信函。可以从当前打开的文档创建信函，也可以从模板中选择一个模板来放置信函，或从现有的文档中选择一篇文档来放置信函，随自己的情况而定。本例中即以当前文档作为开始文档。然后单击下一步选取收件人。
4. 选择收件人。由于是首次使用合并邮件功能，在此选择“键入新列表”并单击“创建”开始创建收件人列表。
5. 创建收件人列表。在弹出的“新建地址列表”对话框中，按字段键入收件人的姓名、职务、公司名称及地址等信息。一条记录完成后单击“新建条目”可以输入下一条记录。完成后单击“关闭”并保存此文件。
6. 撰写信函。信函中包含两部分内容，分别是常量和变量，常量指那些在每封信函中都相同的内容，变量则指那些变化的内容，如人的姓名、地址等，这些内容要用插入“域”来完成。将光标定位在文档中，单击“其他项目”，弹出“插入合并域”对话框，单击要插入的域，在此选中“公司名称”后单击“插入”按钮，回车换行后，用同样方法插入“地址行”后回车换行。然后再用同样的方法插入“姓氏”、“名字”和“职务”域。回车换行后输入“四川兴发传媒有限公司将于2007年12月30日在深圳国际大酒店举行本年公司业务年会，特邀请您届时光临！”，换行后输入公司名称和日期。效果如下图：
7. 预览信函。信函撰写完后，单击下一步预览信函，正文中的变量即补替换为数据库中相应的记录内容。查看是否符合要求，不满意可以修改。
8. 完成合并。预览正确后，单击下一步完成合并，再单击“编辑个人信函”，在弹出的窗口中选择“全部”并单击“确定”按钮，则完成邮件合并功能进入编辑状态。此时所有的变量都被替换为了对应的内容，就可以打印文件，并将其发给每位收件人，到此为止就大功告成了。
二
在日常办公中我们还常常碰到一些与业务相联系的专有名词，这些名词不是通常意义的词组，所以在文档录入时特别麻烦，要一个字一个字地敲，那么有什么好的方法解决类似问题呢？Word的“自动更正选项”给我们提供了解决方法。单击“工具/自动更正选项”命令，弹出“自动更正”对话框，在“替换”中输入键入时的内容，而在“替换为”中键入需要替换的内容，然后单击“添加”按钮。如用“SCXF”替代“四川兴发传媒有限公司”，分别将其填入到“替换”和“替换为”中，单击“添加”按钮。此时输入“SCXF”后回车，则自动变为“四川兴发传媒有限公司”。利用此功能不但可以提高工作效率，还可以减小录入错字的机率。
三
在公司文档处理过程中，有时有些工作是重复性的，操作起来非常麻烦，如要将文档中的所有图片都设置为某个合适的规格，将某些文字都设置为相同的格式。类似这些问题都可以用宏来进行操作，从而可以成倍地提高工作效率。宏可以将一系列的Word命令记录下来，用VBA语言来描述，然后只要执行此宏，宏中包括的所有命令也能得到执行。这样将多次重手动操作变成了一次操作，提高了效率。
前两天帮学生修改毕业论文，由于毕业论文中的标题都有统一的格式，我们可以先修改其中的一个标题，其它的用格式刷复制即可，但是这样仍然很麻烦，下面就介绍一下如何使用宏命令。
选中要进行格式设置的文字，单击“工具/宏/录制新宏”命令，在弹出的对话框中单击“键盘”按钮，在弹出的对话框中设置快捷键，如在键盘上按下“ALT+A”，则在“请按新快捷键中”出现“ALT+A”，这时单击“指定”按钮和“关闭”按钮。此时开始录入新宏，利用“格式”菜单下的“字体”和“段落”对选中的标题文字进行设置。设置好格式后，单击“工具/宏/停止录制”命令，新宏录制完毕。后面再出现同样要求的标题后，只需将其选中后，按快捷键ALT+A，就可以方便地更改其格式了。
四
在日常工作中，有些文件是要保密的，不想让其他人知晓其中的内容，这时可以设置文档保护，为文档设置密码。设置密码的方法：
1. 单击“工具”菜单下的“选项”命令。
2. 在弹出的对话框中，打开有“安全性”选项卡对话框。
3. 往“打开权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写，并且最多只能有15个字符，这些字符可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符，文本框内就会显示一个星号。
4. 单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，在“请再键入一遍打开权限密码”框中再输入一遍密码，以确保无误。
5. 单击“确定”按钮后再次保存文件。
本文介绍了几个Word使用中的小技巧，希望能对读者在工作或学习中有所帮助。除此之外，Word还有很多的使用技巧，这要靠使用者在使用过程中进行不断的摸索和总结。
