风电工程公司公文管理办法
时间：2020-12-25 13:59:52 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
公文管理办法 文件名称
公文管理办法
编制
文件编号
版次
审核
编制日期
生效日期
批准
1.目的 为使风电工程技术有限公司（简称“公司”）的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高办公效率和质量，根据《（）风电设备有限公司公文处理办法》，结合公司情况，特制定本办法。
2.范围 此办法适用于公司公文。
3.职责 公司综合办公室是公文管理部门，同时负责指导各职能部门的公文管理工作。
4.术语、定义 4.1 公司公文（包括收文、发文、签报等）是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻总公司政策要求、发布规章措施、请示和答复问题、安排接待活动、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
4.2 公文管理是指公文的收发、审核、用印、归档、保存等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应坚持实事求是、精简、高
效的原则。
5、工作程序 5.1 公文种类 5.1.1 报告 适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。
5.1.2 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。任免、奖惩所属职能部门和人员。
5.1.3 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
5.1.4 通告 适用于公布有关方面应当遵守或者周知的事项。
5.1.5 通知 适用于批转下级的公文，转发上级和不隶属单位的公文，传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
5.1.6 请示 适应于向上级请求指示、批准。
5.1.7 批复 适用于答复下级的请示事项。
5.1.8 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.1.9 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
5.1.10 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。
5.2.公文格式 5.2.1 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送、公文份数、印发单位和印发日期等内容组成。
5.2.1.1 涉及国家秘密、商业秘密的公文，应当表明密级和保密期限，其中，“绝密、机密”“核心商密”级公文还应表明份数序号。
5.2.1.2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
5.2.1.3 行文中使用公司名称时，中文全称为“风电公司工程技术有限公司”，简称为“工程技术公司”。在公文中与上述名称衔接紧密，或根据上下文辨识称呼所指确定，且不会出现其他歧义时，可直接简称为“公司”，“公司”简称为“总公司”。
5.2.1.4 发文字号。包括单位代字、年份、序号。
5.2.1.5 上行文应当在首页注明签发人姓名、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
5.2.1.6 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并正确表明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除法规、规章名称用书名号外，一般不用标点符号。
5.2.1.7“主送”指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
5.2.1.8 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
5.2.1.9 成文日期以负责人签发的日期为准;联合行文以最后签
发单位负责人的签发日期为准。传真以发出日期为准。
5.2.1.10 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
5.2.1.11 公文应当标注主题词，未标注主题词者，办公室不予办理。
5.2.1.12“抄送”指除主送单位外需要执行或者知晓文公的其他单位或人员，应当使用全称或者规范化简称、统称。
5.2.1.13 文字从左至右横写、横排。
5.2.1.14 公文除“会议纪要”（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。
5.2.2 文公各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
5.2.3 公文纸一般采用国际标准 A4 型（210mm x 297mm）左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
5.2.4 工作人员起草的应报送各分管领导审阅的公文，均应以纸质计算机打印件形式呈送，手写稿件不予办理。文稿中的签字和批示仍以手写方式签批。
5.2.5 使用计算机编辑文稿一般为每面排 22 行，每行排 28 个汉字；文稿页边距为上：2.8cm;下：2.8cm;左：2.8cm;右：2.5cm。
5.2.6 公司级公文的行文规范：
5.2.6.1 正文标题：二号宋体字并加粗； 5.2.6.2 公文发文字号：三号仿宋字，年份用〔〕六角符号括入； 5.2.6.3 正文：主送单位（加粗）、文字内容、成文日期均为三号仿宋字体。
5.2.6.4“主题词”为三号黑体字并加粗；主题词内容为三号宋体字；抄送单位、拟稿单位及印发日期均为三号仿宋字，印发日期为阿拉伯数字。
5.2.7 公司部门行文的行文规范：
5.2.7.1 正文标题：三号宋体字并加粗； 5.2.7.2 正文：四号仿宋体字； 5.2.7.3 页眉：GC(发文类别)-【年号】-（发文号），要求字体为宋体五号，内容包括编号及发文部门，由各部门自行编号。例如：公司 2014 年 1 号行政发文为 GCXZ【2014】001 号。
5.2.8.4 各种类别发文编号：
5.2.8.4.1 行政类：GCXZ（此类指综合办公室发文）
5.2.8.4.2 技术类：GCJS（此类指技术部发文）
5.2.8.4.3 质量类：GCZL（此类指质检部发文）
5.2.8.4.4 安全生产类：GCAQ（此类指安全运营管理部发文）
5.2.8.4.5 物流类：GCWL（此类指物资保障部发文）
5.2.8.4.6 人力培训类：GCPX（此类指人力资源部发文）
5.2.8.4.7 财政类：GCCZ（此类指财政部发文）
5.2.8.4.8 营销类：GCYX（此类指营销部发文）。
5.2.8.5 各类发文编号自本办法实行之日起统一由【2014】001号开始编制。
5.2.7 公司党支部、团支部、分工会行文不在上述规范之内，具体行文由各分管领导审核下发即可。
5.3 行文规则 5.3.1 行文应当确有必要，注重效用。
5.3.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。对公司行文规定如下：
5.3.2.1 向上级单位和有关业务主管机关、政府等单位行文;对所属单位就重大问题行文；对公司领导人的聘任任免；以及凡需对外报送的公文均用公司名义行文。
5.3.2.2 各职能部门行文按照本办法的相关规定由各职能自行行文，并编排文号，由起草人负责，综合办公室保存电子版公文。
5.3.2.3 外事行文应按外事行文规则和格式办理。
5.3.2.4 比较重要的行文，一般应当同时抄送总公司和各职能部门。
5.3.2.5 公文应当一文一事，一般只写一个，如需同时送其他单位的，应当有抄送形式，但不抄送其下级单位。
5.3.2.6 除上级负责人直接交办的事项外，不得以个人名义向领导者个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
5.4 发文办理 5.4.1 发文办理指以本职能部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
5.4.2 草拟公文应当做到: 5.4.2.1 符合国家的法律、法规以及总公司的有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
5.4.2.2 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，书写（誉印）工整，篇幅力求简短。
5.4.2.3 公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
5.4.2.4 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当明注中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
5.4.2.5 层次序数 一般公文：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
5.4.2.6 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
5.4.2.7 填写抄送单位时，顺序一般先由大到小、由外及内。
5.4.2.8 需由综合办公室办理的公文必须严格按照公文格式编制，对不符合公文格式要求的综合办公室一律不予办理。
5.4.2.9 编拟起草公文一般应使用计算机打印件。修改、审核和签批公文应使用钢笔、签字笔手写。禁用圆珠笔或铅笔。
5.4.2.10 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字、企事业单位代号必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
5.4.3 拟制公文，对涉及其他职能部门职权范围内的事项，主办职能部门应当主动与有关职能部门协商，取得一致意见后方可行文。
5.4.4 公文送负责人签发之前，应当进行审核。红头类公文必须经办公室审核后，送至总经理及各分管领导处签发。审核的重点是：是否确需行文，行文编号是否正确，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。对外、对上行文原则上以公司名义发文。
送审文稿（电子版+纸质版）如不符合本办法的有关规定的，或稿面不整洁、字迹潦草杂乱的，退回经办职能部门修改、眷清。
5.4.5 公文审批一般按公司领导分工负责的原则办理。对于需领导及各职能部门、片区审阅的公文自发送原稿之日起三日内若无意见反馈一律视为认可该公文。
5.4.6 公文正式印制前，综合办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
5.4.7 除经正式办文程序办理的公文外，其他的公文、资料或讨论稿等，原则上用废纸背面打印，或者双面打印，以节约纸张。
5.4.8 综合办公室在印制公文时如发现原稿中有疑问时，应向核稿人员或经办人员提出，其他人员不得随意改动已签发的文稿内容。
5.4.9 发文办理程序：
5.4.9.1 以公司名义发文的程序为：主办职能部门承办人拟稿 ----分管领导审核-----有关职能部门会签----拟稿人修订----公司领导（或授权人）签发----综合办公室核稿编号-----拟稿人校对、签字、正式缮印-----用印-----相关职能部门综合办公室公文分发。
5.4.9.2 以职能部门名义发文程序（含会议纪要）：职能部门承办人拟稿---分管领导审核----有关职能部门会签----拟稿部门核稿、校对、编号、签字----正式缮印----拟稿职能部门装订、用印----拟稿职能部门分发。
5.4.10 公文拟稿职能部门负责公文的扫描、分发及纸制件存档。
5.5 收文办理 5.5.1 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审
核、分发、拟办、批办、承办、催办、清退、立卷、归档、销毁等程序。
5.5.2 收文 5.5.2.1 外来的公文、传真件，一般统一由综合办公室公文收发工作人员签收、登记、分发。各职能部门收到的上级公文应交由办公室处理。
5.5.2.2 写明具体收件单位和个人名称的信件，由公司公文收发人员直接分发至各职能部门相关人员签收；写明公司领导亲启的信件，要原封送公司领导签收。
5.5.2.3 分文 5.5.2.3.1 凡收到的各类重要公文，由综合办公室公文收发人员根据内容和性质，分送公司主管领导批示或送总额和办公室领导批分。一般性公文按业务分工直接分送有关职能部门办理。需几个职能部门共同处理的，由主办职能部门主动找有关职能部门协商处理。
5.5.2.3.2 承办职能部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本职能部门职权范围或者不宜由本职能部门单位办理的，应当及时退回交办的职能部门并说明理由。
5.5.2.4 送领导批示或者交有关职能部门办理的公文，综合办公室要负责催办。公司的公文，由综合办公室公文收发人员负责向有关部门催办；各职能部门的公文，由本职能部门或指定专人负责催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
5.6 公文归档 5.6.1 公文办理完毕后，应当及时整理、立卷、归档。
5.6.2 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
5.6.3 联合办理的公文，原件由主办职能部门整理（立卷）、归档，其他职能部门保存复制件或其他形式的公文副本。
5.6.4 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。收集归档的公文一般应是原件，特殊情况下归档的复印件应注明原因。
5.6.5 任何职能部门或个人都不得将属于归档范围的公文材料据为己有或拒绝归档。
5.6.6 公文行文后，电子档定稿及纸制件存档，拟稿部门及综合办公室均需各存一份。
5.7 公文管理 5.7.1 公文由综合办公室文秘专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
5.7.2 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视为自废止之日起不产生效力。
5.7.3 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
5.8 附则 5.8.1 本办法自 201 年 月 日起施行。
5.8.2 本办法由公司综合办公室负责解释。
6.相关文件 无
7.输出表单 7.1 各类发文模板（详见附后页附件）
7.2 发文流程
