国考、遴选等公文写作与处理讲义

　 公文写作与处理

　目录 第一部分：公文写作 2 一、公文的概念、类别和功能 2 二、公文的文体、结构、格式和稿本 3 三、常用公文文种及其选用 5 第二部分：公文处理 7 一、公文处理及其任务

　7 二、公文处理责任 7 三、公文办理程序 8 四、公文拟办、请办、批办、承办、审核与签发的方法要点 9

　第一部分：公文写作

　 一、公文的概念、类别和功能

　1、公文的概念

　 公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

　 公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，离开公务活动就不存在公务文书。法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据；公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于私人文书的本质所在。

　 公文有广义和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。

　狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。通用公文指《公文处理办法》中规定的十二类十三种公文，专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文。

　 2．公文的类别

　 依不同标准，不同角度，公文有多种分类方式。

　 （1）通用公文与专用公文。根据形成和作用的公务活动领域（即通常所说的按公文形成和使用范围）划分，通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件，如请示、报告、函等，专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件，如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。

　 （2）对外公开文件、限国骨公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件，内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布；限国内公开文件，内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布；内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，内容含有一般国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害；机密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，

　泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。

　 （3）上行文、平行文、下行文。是公文制发机关根据行文方向而划分的。上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。

　 （4）规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。

　 （5）平件、急件、特急件。是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求，按常规处理的文件；急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件；特急件是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。

　（6）收文、发文。机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件；发文是指本机关制作发往外部的文件，本机关制成只供内部使用的也称发文。

　 3．公文的功能

　 公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具，这一功能主要表现在下述方面：

　 （l）公文用于传达贯彻党和国家宾方针政策和各项指令。在公务活动中发挥领导和指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。

　 （2）公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理。

　 （3）公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。

　 （4）公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。

　 （5）公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发

　挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。

　 （6）公文是社会活动的真实纪录。它印证了公文作者的合法身份；记录了各项管理活动的性质、状态；因此，具有重要的凭证作用。

　 二、公文的文体、结构、格式和稿本

　1．公文的文体

　 公文的文体，指公文的表达方式。公文属应用文体，应具有应用文体的基本属性，即具有直接应用性，从本质到现象，从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定，保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。但它又不同于一般的应用文，具有其自身的特殊属性。

　 第一，公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。白话文具有通俗易懂、语义确切的优点。

　 第二，公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。这是因为公文内容的表述，必须做到事理结合，除去对客观事物

　的性质、状态、特征作出叙述与说明以外，还要求在此基础上进行科学的分析与论证，以表明作者的观点与态度。只是不同文种因其性质与行文目的不同而在三种表达方式的运用上，各有侧重。如规范性、公布性文件侧重于说明的方式；工作报告、会议纪要侧重于叙述的方式；而内容复杂的公文，如调查报告，则需同时兼用三种表达方式。

　 2．公文的结构

　 公文的结构指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。国家有关机关对公文的基本构成作出了规范性要求；其基本组成部分为一切公文所必备，其他组成部分可视具体情况决定取舍。

　 公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

　公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

　 3．公文的格式

　 公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。公文格式具有较强的规范性；国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其直接阅读与传递、处理；有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。

　公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。

　目前我国通用公文的格式一般为：

　 （1）公文纸采用国内通用的 16 开型，推荐采用国际标准 A4 型。供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。

　 （2）公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区，与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边（天头）和左白边（订口）应分别宽于下白边（地脚）和右白边（翻口）。

　 （3）所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排版）。正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏排）。

　（4）左侧装订。（少数民族可按其习惯书写，排版）。正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏排）

　 （5）在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。

　 ①保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝密” 、“机密” 、“秘密”分别予以标注，并后加“★” ，必要时还应注明保密期限（如机密★5 年）。

　 在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区

　左上角，一般用 3 号或 4 号黑体字印刷。

　 ②紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急” 。在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。

　 ③文头的编排。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的 1/3 弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，但也可根据需要用其他颜色）印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行。

　 ④发文字号的标注与编排。文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样，依次标注作者代字，置于方括号中的年份号，顺序号。如国务院 1997 年第一发文即标作：“国发［1997]001 号” 。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。

　 在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中；如有签发人时，应居左，两者排一行。常采用 3 号或 4 号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条长 10omm 的细实线。

　 ⑤签发人的编排。在印制本上，签发人位于发文字号的同一行，居右侧。排印出“签发人”字样后空一格排发签发人的姓名，字体字号与发文字号相同。

　 ⑥标题的标注与编排。撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：结构完整；语意确切；文字简练、醒目，字数一般不超过 50 字。

　⑦主送机关的标注与编排。在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、签复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出，标注时需注意：除了普发性公文外，一份公文（特别是上行文）只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送” ；除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者；应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关；应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。

　 在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格，结尾用冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔。常用 3 号或 4 号仿宋体字印刷。

　 ⑧正文的编排。在印制本上，正文位于主送机关下，按自然段依次排列，每段起首空两格，回行顶格，常用 3 号或4 号仿宋体印刷。

　 ⑨附件标记的标注与编排。撰拟文稿时，应准确标注附件标记，注明其标题、件数、份数。

　 印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号（只一件时不排）、标题、份数。每件一般占一行，

　字体字号与正文同。

　 ⑩印章或签署的编排。签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导签注姓名。

　 印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下不压日期。

　 ⑾作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。

　 在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一个作者一般占一行，字体字号同正文。

　 在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。

　 ⑿注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注（在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文）外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的 4 号或小 4 号仿宋体字印刷。

　 ⒀主题词的标注与编排。在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行，起首顶格标“主题词：”字样，然后排印主题词，词间空一格，常用与正文字号相同的黑体字印刷。

　 ⒁抄送机关的标注与编排。在印制本上，抄送机关位于

　主题词以下，用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏” 。起首顶格排印“抄送：”字样，而后，按机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称，其间用顿号、逗号或分号等分隔。常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷。

　 ⒂印发说明的编排。在印制本上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏” ，字行的首尾各空一格。常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。

　 4．公文的稿本

　 在公文形成过程中，将有各种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式以及效用方面均有很大区别。

　 草稿。是公文的原始文稿，包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草案等多种形式，均供讨论、征求意见和修改审核使用，不具备戚公文的效用。

　 定稿。又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即业经机关领导人审核并签发、正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的标准依据。

　 正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志。

　 副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制

　本或正本的复份。备存查、知照使用。

　 试行本。法规文件正本的一种特殊形式，在试验推行期间具有法定效用。

　 暂行本。法规文件正本的一种特殊形式，在哲互里万期间具有法定效用。

　 修订本。对已经发布生效的文件，在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。

　 不同文字稿本。同一公文在形成过程中，需要两种或两种以上文字撰制时，不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。

　三、常用公文文种及其选用

　文种，也叫作公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性及有效性。

　 1．常用公文文种的适用范围

　 （1）规范性文件。

　 ①条例，用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统

　的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例” 。

　 ②规定，用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

　 ③办法，用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

　 ④决定，用于对重要事项或者重大行动作出安排。

　 （2）领导指导性文件。

　 ①命令（令），用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

　 ②指示，用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

　 ③批复，用于答复下级机关的请示事项。

　 ④通知，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

　 ⑤通报，用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　 （3）公布性文件。

　 ①公告，用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

　 ②通告，用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　（4）陈述呈请性文件。

　 ①议案，用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表

　大会或其常务委员会提请审议事项。

　 ②请示，用于向上级机关请求指示、批准。

　 ③报告，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

　 ④调查报告，用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

　 （5）商洽性文件。

　函，用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

　 （6）会议文件。

　 会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。

　 2．公文文种的选择

　 撰写公文时要正确选定文种，不用、错用或生造文种，不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦，而且会给公文的效用带来损害。选择公文文种要严守有关规范，特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。

　 选择公文文种的依据主要有三个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系；二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双

　方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种。

　 根据作者的权限选择文种，就是要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。

　 根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种，就是在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的不同要求。如同属上行文的“报告”和“请示” ，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。“报告”用于向上级机关

　汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容；“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。“报告”可提出请示审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复；“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求。

　第二部分：公文处理

　 一、公文处理及其任务

　公文处理，从广义上说，是指对公文的撰写传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。公文处理具体包括：公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。公文处理的基本任务是准确、及时、安全、有效地拟制、传递、处理和管理公文，以便为机关公务提供适用的信息，充分发挥公文的效用。其具体任务是：

　（1）拟写与制作公文。包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对直至用印或签署，形成正式公文。

　 （2）传递公文。将拟制成的公文，根据公文性质与时限要求以多种方式传递给收受公文的机关。

　 （3）办理公文。对于收文予以执行、办理或撰拟新的公文作出答复、批转或转发的处理。了解与处理公文内容所针对的公务，实现来文的目的要求。

　 （4）处置办毕公文。指对已办理完毕的公文采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法进行处置。

　 （5）管理公文。指对公文的平时分类保管与提供查阅。

　 （6）对公文拟制办理的组织管理与监督控制。

　二、公文处理责任

　在公文处理活动中，不同层级、不同类型的工作人员承担着各自不同的具体工作任务及与之相吻合的责任。明确这些责任的归属，对于提高公文处理的质量与效率有重要意义。

　 1．机关领导的公文处理责任

　 机关领导在公文处理中的责任主要包括：亲自参与对重要公文的撰拟工作；审定签发以本机关名义制发的重要公文

　并承担其法律或行政后果；阅处重要来文并指示处置原则与方法；直接承办最重要的来文；审定公文处理方面的计划、规章和标准，确定对公文处理系统的重大改善方案，指导解决机关内公文处理活动中带有根本性的随机事件等。

　 2．综合办公部门负责人的公文处理责任

　 综合办公部门即指机关内部设置的办公厅（室）等综合服务或综合管理机构。该部门是公文信息流通的中枢，其负责人对公文处理负有全面而具体的多种责任：亲自动手撰拟一部分重要的综合性公文；审定签发以本部门名义制发的公文并承担其相应的法律或行政后果；亲自审核重要的对外发文；经机关领导明确授权代为审定签发以机关名义制发的公文；阅处或经机关领导明确授权代为阅处部分来文并指示处置原则与方法；直接拟办和承办重要的来文；制定机关公文处理方面的计划及实施方案，组织制定公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，协调机关内外的行文关系，指导解决机关内公文处理中的一般随机事件，指导下级机关的公文处理工作。

　 3．业务部门负责人的公文处理责任

　 业务部门指机关内设的具体承担机关某一项或几项管理职能的职能机构。这些部门的负责人的公文处理责任包括：亲自动手撰拟一部分比较重要的公文；审定签发以本部门名

　义制发的文件并承担相应的法律或行政后果；审核由本部门承办、以机关名义发出的文件；阅处由本部门直接办理的来文并确定具体处置方案；直接拟办和承办重要来文；协调与其他部门间的行文关系；督导本部门的公文处理工作，控制其质量，确保工作效率，向机关首长或综合部门反映有关情况，解决部门内部公文处理活动中的矛盾和问题等。

　 4．公文处理机构负责人的公文处理责任

　 公文处理机构又称文书部门或专职文件机构，它是在综合办公部门或业务部门内部下设的专门承担（或主要承担）公文处理任务的组织，具体称谓有多种，如文书处（科、室）、文电处（科、室）、秘书处（科、室）、办文处（科、室）、核文处（科、室）、机要处（科、室）等。这类机构负责人在公文处理中的主要责任是：草拟由领导交办的公文；审核公文；拟办、承办部分来文；具体协调解决机关内部、外部有关公文处理的一般性具体矛盾关系；具体组织控制各部门公文的流程；从多种渠道了解公文处理的具体情况，直接指导解决或提请领导解决有关具体问题；根据授权提出公文处理工作的计划及实施方案，设计公文处理的制度、标准和规程，规划公文处理的流程；具体指导下级机关的公文处理工作。

　 5．专（兼）职文书人员的公文处理责任

　 在各级各类机关中总需要有一部分专门或主要承担公文处理工作的人员，一般称其为文书人员、文秘人员或机要

　人员。他们在公文处理过程中的主要责任包括：分类集中承担一部分公文处理任务，特别是其中具有管理性质的任务，如收发、’启封、登记、注办、摘编、用印、立卷归档、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、分发、对外传递以及审核公文等；组织公文的具体运转过程；辅助设计公文处理的制度、标准和规程等。

　 6．一般业务人员的公文处理责任

　 在各职能部门工作的一般业务人员在公文处理中的主要责任就是按规定的时限阅读处理来文，提供拟办意见，具体承接办理公文，解决其中所涉及的问题，起草公文，参与审核一部分公文。

　三、公文办理程序

　1．收文办理程序

　 收文即对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。

　 （l）公文的收受与交流。

　 ①签收。指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后收取公文。签收工作由专职或兼职的外收发人员

　或通讯人员完成。

　 ②启封。公文统一或分别由办文人员签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。③登记。为便于掌握公文运转办理情况和查阅线索，外收发人员在完成签收工作后，对收发情况做简要记载。

　 （2）办理收文。

　 办理收文是指对收文进行阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决所针对的事务或问题的过程。

　 ①拟办。这是一项辅助决策活动。由有关人员对文件进行阅读分析，提出处理意见和建议，提供可供选择的方案，供领导审核定夺的活动。

　 做好拟办工作，应注意：第一，弄清文件的意图、问题的性质与实际状况；第二，意见要简明、具体、得体；第三，如所提方案有两个或两个以上，应将倾向性意见排在前；第四，在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意见，签注姓名、日期；第五，对领导采纳自己的方案有一定把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺。

　 ②请办，也叫注办，指机关办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

　 ③批办。有关负责人认真阅读分析文件后，提出处理意见。这是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活

　动，规定了对具体文件的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。

　 批办公文时应注意：第一，不越权批办；第二，严格控制批办范围；第三，批办意见明确、具体、切实可行；第四，采取措施保证批办意见执行；第五，如待办问题自己无权或无法处置，可将批办改为拟办；第六，填“公文处理单” 。

　 ④分发。指经过收文筛选分类后，依一定标准和要求分送有关部门、有关人员阅知办理的活动。其主要依据是：文件的性质、重要程度、涉密程度、缓急时限要求、内容所涉及的职责范围等。

　 ⑤承办。即具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动，是公文处理的中心环节。为使文件所涉及的问题得到解决，承办可采取召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置等。承办是各级机关的重要职责，其依据是有关法规、指令、决定等。更具体的是上级领导依照法规、决议等作出的批示、口头指令或以其它形式传授的意图。

　 （3）组织传阅与催办查办。

　 ①组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。

　 ②催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关

　要求对公文承办过程实施的催促检查。

　 ③查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

　 （4）办毕公文的处置

　 ①立卷归档。即将机关在工作活动中形成的办理完毕的具有查考价值的文件材料，按其一定的联系、性质和保存价值分类整理编立成案卷，并移交档案部门保管。

　 立卷原则：遵循文件材料形成的特点与规律、保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管与利用。

　 立卷方法：把握文件的特征，同其所同，异其所异，进行科学的分类、组合与编目。要保证立卷文件的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况。电报随同文件一齐立卷。

　 立卷归档的程序：编制立卷类目（分类归卷方案）、平时归卷、年终调整、排列卷内文件与编号、填写卷内文件目录与备考表、拟写案卷标题（题名）、填写封皮与装订、案卷排列与编目、归档。

　 ②清退。即向原发文机关或指定的其他机关退还属于清退范围的公文。

　 ③销毁。即对已不具备留存价值的公文，在履行审批手续之后予以销毁。

　 ④暂存。即对不属上述范围的公文暂时予以妥善保存。

　 2．发文办理程序

　发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。

　 发文处理是一个不断形成和积累有效公文生成条件的过程；是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，创造、加工和记录、传递有用信息的过程；是由机关内众多工作人员共同参与的集体创造活动过程。

　 发文处理的一般程序为：拟稿、会商、核稿、签发、注发、缮印、用印或签署、分装、发出、处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

　 （1）文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、核稿、签发。①拟稿。即撰拟公文文稿。拟稿是机关各级工作人员的职责，不仅各类具体工作人员应积极参与，各级领导者也应亲自动手草拟各类重要公文。②会商。指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。③核稿。指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作。④签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及重要领导指导性公文须经有关正式会议通过，或再由负责人签署即可生效外，其他的公文的文稿，一经履行签发手续即为定稿，即有正式公文的效用，为此，

　签发是绝大多数公文生效的必备条件。

　（2）公文的制作，具体包括：注发、缮印、用印或签署。①注发。即指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，其作用是使签发意见进一步具体化、技术化。②缮印。即从誊录抄写、印刷等方式制作供应出的公文。③用印或签署。即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

　 （3）公文的对外传递，包括分装、发出等环节。①分装。指按照规定具体拣配和封装公文。②发出。将已封装完毕的公文以适宜的方式发送给受文者。

　 （4）处置办毕公文，包括：立卷归档、暂存销毁等。

　四、公文拟办、请办、批办、承办、审核与签发的方法要点

　 1．拟办

　 拟办是一项辅助决策活动。由有关人员对文件进行阅读分析，提出处理意见的建议，提供可供选择的方案，供领导

　审核定夺的活动。

　 做好拟办工作，应注意：

　 （1）弄清文件的意图、问题的性质与实际情况；

　 （2）意见要简明、具体、得体；

　 （3）如所提方案有两个或两个以上，应将侧卧身性意见排在前；

　 （4）在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意见，签注姓名、日期；

　 （5）对领导采纳自己的方案有一定把握时，也可直接摹拟复文文稿供审核定夺。

　 2．请办

　 需请办的文件可以分为三种类型：注批件、注办件、函办件。

　 注批件。即直接注“请某某同志批示”的文件。办理注批件要把握这样几点：一是对于请示的问题比较重大，不需要办文部门协调、补充说明的，要注请领导同志批示。二是对于注请领导批示的请办件，应同时分送有关领导和主管部门阅看，以便相互通气，加快办理速度。三是对于一些特殊件，如确需直接注请领导批示，可先同领导同志的秘书联系协调，然后再注请办理。不能随便直接注请领导人批示。特别是有些请示，有关部门意见不一致，不便领导表态的，更不能直接注请领导人去批示。

　注办件。就是注“请某某部门研办”的文件。注办方式包括：请某某部门研办，请某某部门商某某部门研办，请某某部门研处，请某某部门研究提出意见，请某某部门商某某部门研究提出意见。办理注办件要注意把握三点：一是注意“研办”与“研究提出意见”的区别。对“研办”件，承办部门可以自行批复请示单位。注明“研究提出意见” ，是表示征求意见，要求有关部门提出办理意见供上级领导机关办文参考，主办者实际上是请示件的主送机关。比如，关于纪念设施问题，地、市委请示省委，省委办公厅的办文部门可请省委宣传部研究提出意见，省委宣传部的意见反馈给省委办公厅后，由省委办公厅报省委同意，而后再以省委名义报党中央、国务院审批。二是请某某部门商某某部门研办的件，两个承办部门，以前者为主，由前者牵头承办。牵头单位应当充分征求商办单位意见。如果两个单位意见不一致时，应将两种意见同时报上级机关酌定。三是注办件的分送范围要得当。一般请部门研办、研究提出意见的文件都应当分送有关领导同志，使领导同志知道某文件已由某个部门承办。如果主管领导对请示有批示，可由办文人员直接告知承办单位。

　 函办件。就是用函的形式通知有关部门研究提出办理意见的文件。办理函办件要注意三点：一是请示件中的内容涉及几个部门，需要各方面征求意见，又不便于请某一个部门承办的，办公厅（室）可分别发函。函中可写明：“现将某某

　请示转去，请就某某方面的问题研究提出意见。”二是办公厅（室）领导同志有批示的文件，而该批示不便于和承办部门见面，就用发函的形式，并可以把“此件是领导同志交办的”这样的消息向承办部门传递过去。三是一些特急件，需要限定承办部门在一定期限内办完，用函的形式可以说清楚。

　 3．批办

　 批办是指有关负责人认真阅读分析文件后，提出处理意见。这是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活动，规定了对具体文件的处理方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。

　 批办公文时应注意：

　 （l）不越权批办；

　 （2）严格控制批办范围；

　 （3）批办意见明确、具体、切实可行；

　 （4）采取措施保证批办意见执行；

　 （5）如待办问题自己无权或无法处置，可将批办改为拟办；

　 （6）填“公文处理单” 。

　 4．承办

　 承办是指具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动。是公文处理的中心环节。为使文件所涉及的问题得到解决，承办可采取召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地

　调查指导、现场协调布置等。承办是各级机关的重要职责，其依据是有关法规、指令、决定等。更具体的是上级领导依照法规、决议等作出的批示、口头指令或以其它形式传授的意图。

　 承办公文应注意：

　 （l）吃透有关法规、方针政策；

　 （2）加强调查研究；

　 （3）努力协调各方关系；

　 （4）有效运用各种承办方式；

　 （5）分清主次、缓急；

　 （6）各级领导也应积极参与承办工作；

　 （7）对承办结果注意检查和监督。

　 5．审核

　 从一定意义上说，审核是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。审核具有全面性，无论公文内容还是形式或程序都在核查之列，如下几个方面为其重点：

　 （l）是否需要行文；是否具备行文条件；发文名义是否合适，有无错用。

　 （2）文种是否正确、规范；行文方向是否正确、准确，有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行文等现象；公文能否对受文者产生预计的影响。

　（3）公文内容是否合法；是否真实准确、明确具体、界线清楚、前后一致、切实可行、详略得当。

　 （4）公文格式是否规范、正确；文体是否正确；结构是否齐全完整。

　 （5）语言表达是否简明、得体、条理；是否合乎语法、逻辑；是否准确，易于理解、没有歧义；主题是否明确突出，人名、地名、时间数字、引文是否规范、准确；标点是否正确，字迹是否工整、清晰、规范。

　 （6）公文是否经一定会议讨论通过；是否经过会商；是否需要上报并已获批准。6．签发

　 签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再批正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发或定稿后，其他人不经签发人同意，均不得对其再做任何修改，否则将负行政或法律责任。

　 根据签发人身份、地位及工作程序的不同，签发被分为正签、代签、核签、会签等数种。正签指签发人在自身法定职权范围内签发公文，如机关负责人签发以机关名义对外发出公文。代签指根据授权代他人签发公文。核签（又称加签）指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文。会签则指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发

　公文。

　 要做好签发工作必须注意以下儿点：

　 （1）不得越权签发公文。各级领导者只能对自己职权范围内的公文负责，只能签发自身权限所及的公文。根据国家的有关规定，以机关名义制发的公文，由机关领导人签发。其中内容重要或涉及面广的公文由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发。有些公文也可由机关秘书长或办公厅（室）主任根据机关领导人的授权代签。以机关内设部门名义发文时，由部门领导人签发；会议决议、会议纪要等，由会议主持人签发。

　 （2）必须“先核后签” 。需核稿的公文必须审核完毕后再签发而不得先签发再核稿，以确保公文有效。

　（3）联合发文时，必须做好会签工作，使各机关或部门领导人均履行签发手续。

　（4）必须在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见（如“发” 、“急发”等）并签注完整的姓名与日期，不要只签姓或只签名，不要只签姓名不批注意见。如为代签应标注“代” 、“代签”等字样。

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