对于通知公文写作技法讲解

　关于通知的公文写作技法讲解 释义通知是党政机关常用的一种公文。在我们党和国家历次发布的公文处理法规中，一直将其列为主要公文种类之一。从实际情况来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。由此可以看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能的特性。具体表现为以下三点。

　1. 发布性即用通知来发布有关法规和规章，它一般用于党政机关内部行文，此种通如称为“发布性通知” 2.指示性即指用通知来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，此种通知称为“指示性通知”。它具有明显的指示性，但在内容规格上又不适宜用“指示”行文，于是以“指示性通知”来发布。同时，这种指示性通知，一般是以机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义行文。

　3. 中转性即指用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。具体分为三种情形：

　一是“上转下”, ,即将某一下级机关的公文批转给所属下级机关； 二是“下转上”,

　即将上级机关的来文转发给所属下级机关； 三是“平转平”, ,即将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关。其中“上转下 ”称为“批转性通知”,“下转上”和“平转平”统称为“转发性通知”。

　技法关于结构与写法由于通知功能的多样性，其写作模式及要领也不尽相同。现将几种主要通知的写作技法分述如下。

　1. 发布性通知发布性通知的内容结构一般由以下几部分组成：

　(1) 标题。这类通知的标题通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成。

　(2) 正文。正文一般应当载明两层内容：

　一是明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求一些十分重要的法规，文中还要强调它的重大意义。在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将二字，把所要发布的法规、规章展现给阅者。如“现将《中国共产党党内监督条例(试行)》(以下简称《党内监督条例(试行)》)印发给你们，望认真执行”、“现将《党政领导干部选拔任用工作条例》(以下简称《干部任用条例》)印发给你们，请结合本地区、本部门的实际，认真遵照执行。在主体部分, 一方面可强调它的重要性及重大意义， 如

　“《党内监督条例(试行)》是一部十分重要的党内法规，它的颁布实施，对于我们坚持要党、从严治党的方针，发扬党内民主，加强党内监督，维护党的团结统一持党的先进性，始 终做到立党为公、执政为民，必将起到重要作用。” 另一方面要提出贯彻执行的要求，如“党的各级组织一定要从推进党的建设新的伟大工程的高度，充分认识贯彻实施《党内监督条例(试行)》的重要性，认学习、广泛宣传、严格执行《党内监督条例 (试行)》。要依据《党内监督例(试行)》,认真分析本地区、本部门、本单位党内监督方面的薄环，采取有效措施加以解决；要认真开展督促检查，及时纠正违反党内监督条例(试行)》的行为，党员领导干部要在抓好本地区、本部门、本单位贯彻行《党内监督条例 (试行)》工作的同时，切实增强接受监督的意识，主动接 受党组织和党员的监督。广大党员干部要进一步提高认识，自觉履行内的职责，正确行使党内监督的各项权利”。

　(3) 结尾。主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，如述的这份发布性通知的结尾是：“各地区、各部门在贯彻实施《党内督条例(试行)》中有哪些问题和建议，请及时报告中央”;在多数情况下，是用来布法规及规章的时效，

　其写法有的是“从即日起施行” ,也有的是“自某年月某日起施行”,并写明原有相同的法规、规章同时废止等。以上是内容比较复杂一些的发布性通知的写法。一些内容比较简单的发性通知，在写作上一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容 2. 指示性通知指示性通知的内容结构一般由以下几个部分组成 (1) 标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”、事由与“文种”三个要素组成，如《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》。

　(2) 正文。正文的写法主要有两种形式：

　一是既有一个独立且简短的开头“撮要”, , 又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾 ，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总分总”的结构模式这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。以《国务院办公厅美于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》为例，开端处写有 240多字的“要”,用来讲明制发本通知的背景、缘由与目的：“自 1997 年国务院决定在全国建立城市居民最低生活保障制度以来，在各级政府的高度重视和有关部门的积极努力下，我国城市居民最低生活保障工作取得了较大进展。但是，这项工作发展

　不平衡一些地方存在着财政收入不足、属地管理原则没有完全落实、管理工作不够规范、基层日常管理、服务工作不适应以及最低生活保障与其他保障措施衔接不够紧密等问题。为切实加强城市居民最低生活保障工作，进一步完善保障体系，尽快使符合条件的城市贫国人口都能享 受最低生活保障，经国务院同意，现就有关问题通知如下：在开头“撮要”的统领下，正文部分写了五个大问题，形成五个部分， 一是进一步提高认识，认真抓好城市居民最低生活保障工作；二是认真贯彻属管理原则，全面落实城市居民最低生活保障制度；三是加大财政投入力度好用好城市居民最低生活保障资金；四是建立健全法规制度，推进城市居民最低生活保障工作的规范化管理；五是加强组织领导，确保城市居民最低生活保障制度落到实处。这五个问题不是相互孤立的并存，而是体现了一种先务”、后务“实”,以“虚”带“实”的逻辑关系。还有一个值得注意的地方，即不论写几个部分，通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题，这也算是这类通知写作的一大特点。

　二是开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“撮要”, , 然后分条列项提出要求， 其结构形

　式表现为“撮要分条式”,这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。如《国务院关于进一步精简会议和文件的通知》,就是一篇非范的指示性通知。开头集中说明制发本通知的“缘由”及“总的要求”,采用欲抑先扬的写作手法，首先肯定近年来在精简会议和文件方面所取得的成效：“近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简 会议和文件，并采取一些施，取得了一定成效。”紧接着笔锋一转，用“但是”引出所存在的问题：但是各类会议和文件仍然偏多，特别是部门内设机构召开的会议过多过滥，一些会议随意召集地方政府厅局负责人参加给地方增加了负担；部门内设机构越权发文现象十分突出，成为文件过多的主要原因。…”进而提出精简会议和文件的原则要求：“一要提高认识，转变观念，充分认识到精简会议和文件是克服官僚主义、形式主义的需要；二是深化行政管理体制改革，进一步转变管理职能，转变工作方式和工作作风，把工作重点放在深入实际，深人众，加强调研和督察，集中精力研究和解决实际问题上；三要积极利用现代通信和技术手段开展工作，加快实现办公自动化的步伐，改变传统的主要依靠召开会议和印发文件来推动工作的做法。”以上属于开端处的

　三个小层次，从“成绩”到“问题”再到“总的要求”,层层递进、顺理成章、层次清晰，令人一目了然，写得十分成功。在以上开端“撮要”的前提下，通过一个短语(“为做好精简会议和文件的工作，现将有关事项通知如下：” )过渡到此通知的“主体事项”部分，紧紧围绕“精简会议和文件”这一主旨，并列讲了三个方面的内容事项，其前两个方面分别就如何精简会议以及如何精简文件问题做出了指示，最后一个方面就如何贯彻落实提出了具体要求。在写法上采用了撮要标目的方式先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于会理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。由于是指示性通知，因而在文中大量地使用了“不得”、“要”、“不要“必须”等模态词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容置疑。而这对于确保通知内容的贯彻执行，显然是极为必要的。现将这份通知的“主体事项”的内容摘列于下，可与以上介绍对照一读：

　一、切实加强管理，精简各类会议(一)继续大力压缩会议，能不开的会议坚决不开......(二)严格限制邀请地方政府及其厅局负责人和中央管理的企业的食责人参加会

　议......(三)尽量压缩会期，提高会议质量......(四)大兴勤俭之风，反对奢侈浪费......(五)改进会议方式，提高会议效率......(六)应由各部门召开的会议，不得要求以国务院或国务院办公厅的名义召开......二、采取有效措施，大力精简文件......(一)各部门要在进一步转管理职能和减少审批事项上多下工夫 (二)各部门要严格控制向地方政府发文… ...(三)严格控制部门内设机构发文…...(四)各部门要各司其职，各负其责......(五)要认真做好各种报的清理、整顿工作…...三、加强监督检查，促进工作落实各部门主要负责人要高度重视精简会议和文件的工作，严格把关，从源头上控制和解决“文山会海”问题...... (3) 结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求例如上述《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知与例详一文，在主体部分之后，单独写了一段文字强调做好城市居民最低生活保障工作“关系到广大人民群众的切身利益各地区、各有关部门要按照本通知的要求，认真做好组 织实施工作。民政部要会同财政部、劳动保障部等部门加大督促检查力度，及时了解有关情况，把各项政策措

　施落到实处”。这个结尾威与开头的“撮要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起总括收束之作用，以进一步提高人们的认识。可见这份通知的写作是非常严密的。

　3. 批转、转发性通知批转、转发性通知的内容结构一般由以下几个部分组成。

　(1) 标题。此种通知的标题，通常由批转 (转发)文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转(转发)文件的标题，例如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若意见的通知》。在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如 (x县人民政府转发市人民政府转发省人民政府关于(事由)的通知的通知的通知》。对于这种情况，为了防止重叠和烦琐，按照惯例，可以省略中间层次(即市政府)和自己所使用的两个“通知” ,只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《×县人民政府转发省人民政府关于 (事由)的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接市人民政府于 xx 月日发来省人民政府关于(事由)的通知(xx 政发[2009]6 号),现转发给你们”由于标题中已有通知”字样，省略了自己的那个“通知”

　也不会引起歧义。

　(2) 正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》为例， 一是表明对被批转文件的态度 ：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》,现转发给你们，请认真贯彻执行”; 二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合 理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外信誉的重要举措。”最后是提出执行的希望和要求，关于这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段，如本文即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视、实，切实做好有关工作。” (3) 结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章 要领写好“通知”的要领包括以下几点。1. 要讲求实效，切忌滥发通知。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发

　文的数量，做到量度适中。实践中，有些机关不分巨细，逢事必发“知”,以致过多过滥，有损通知的严肃性，必须加以纠正。

　2. 要把握内涵，切忌越俎代庖。由于通知具有多功能的特性，因而在实 ,。践中往往备受“偏爱”。有些公文，按其内容性质及发文的目的要求本来应当用“函”、“意见”或“通告”,却往往被“通知”代替。甚至有些本来应用“启事”、“声明”之类的日常应用文也随意用“通知”行文，既失严肃，又有悖法规规定，应当引起高度注意。

　3. 要明确无疑，切忌阻滞含混。发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此，在写作时必须做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，令人一目了然。同时，在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本部门的实际情况。否则，就会从根本上损害通知的质量与效用。

　4. 用语要庄重，切忌平淡无味。指示性通知用语的突出特点表现为庄严郑重、语气肯定、不容置疑。为此，要大量使用一些祈使句，如“坚决…、“尽快、“必须…严禁、“要切实…”、“严格”等要使用一些成语和四字格的词组，这类语句简短意明、节奏爽快，有利于增强坚定有力的气势。撰写这种通知，不要

　因为要求庄重而回避修辞，切忌语言平淡无味。注意，“通知”写作容易犯以下错误。

　1. 标题中只标“文种”或《通知如文》《会议通知》。在实际工作中，我们常见一些通知，特别是会议通知的标题，只写作《通知》二字，也有的较为多了一点因素，写作《通知如文》《开会通知》《会议通知》 ,这种写法都是极不妥当的。理由有二：

　(1)违反了党和国家公文法规有关公文标题拟制的原则要求。(2)违背了客观实际工作的需求。文件所以要有标题，目的在于方便使用和实现科学管理。一份通知，只标《知》《通知如文》,无作者缺事由，给发文机关的收文登记、立卷编目著录检索等文书管理 工作带来许 170 多困难，而且由于相似的通知多起来以后，不仅对方也包括自己都难以区别、以引用，人为地给文件管理带来重复混乱。

　2. 批转( ( 转发) ) 非法规性文件时，标题中加注书名号。目前，这种现象还相当普遍。例如：(1)《县人民政府批准县防汛办拟订的(二九年防汛工作安排意见)的通知》。(2)《市人民政府批转市职业技术教育委员会 (关于改革和发展中等职业技术教育的情况报告 )的通知》上述两份通知的标题，均违背了“除批转法规性文件外，一般不加书名号”的精神。“意见”和“报

　告”均不是法规性文件(如条例、规定、办法),所以在批转(转发)中应舍去书名号。这里引用国务院两份批转(转发)性文件为证：一份是《国务院批转邮电部关于进一步加强电信业市场管理意见的通知》,一份是《国务院办公厅转发建设部关于进一步加强工程质量和施工安全管理工作报告的通知》。从国务院这两份规范性的批转 (转发)性通知标题中还使我们看到这样一个细节，即在“批转 (转发)”二字与被批转文件的发文机关之间不再使用“关于”二字，以防止介词重叠，语法不通 3. 通知的行文对象不准确。这里讲的不准确主要包括：打乱隶属关系随意行文，主送与抄送对象不顺当。如某县人大常委会直接给县各局、委、办发了一份《关于新年、春节期间组织人大代表视察市场供应情况的通知》;某地委办公室制发的《关于组织秘书人员参加业务培训的通知》,将驻地一些中央、省属的大企业党委(他们党的关系均在省)与地直各单位党组织一并列知；某市编委发出《关于核定全市县辖乡镇党政群机关人员编制总额的通知 ),主送各县委。上述诸种情况都属通知的行文对象不准确：第一个通知，属于扭曲行文，应当主送给县政府，由县政府按照县人大的要求再向县直有关单位

　发出通知，提出要求，而不可越过县政府向县政府下属部门直接发布通知、指挥工作；第二个通知，属于“一揽子”主送行文，应将驻地的中央、省属大企业党委列为抄送；第三个通知，属于错误主送行文，应当主送给各县编委，因事情要靠他们去办，把此通知发到各县委，不仅打乱了行文关系，而且影响了工作的进行。

　4. 通知的内容要求不清楚，表述不严谨，使受文者难以适从。例如某省商业厅办公室发出一会议通知，其中写道：“ x 月××日来省厅报到，会期三天”、“各地、市商业局 (处)负责同志参加会议”。这份通知存在如下问题：

　(1)“来省厅报到”缺少具体部门，不利于执行。

　(2)“负责同志”外延过大，不甚明确，因为每个地市商业局的正副局长都可称负责同志，应 当明确是正、副职都参加，还是只是正职或分管副职参加。又如某省民政厅《关于印发革命工作人员牺牲病故证明书的通知》中写道：“革命工作人员牺牲证明书，由省厅统一掌握，经行署市批准的因公牺牲革命工作人员来厅领证。”这一表述有失严谨，造成语言混乱。既然是“牺牲人员” ,又如何能“来厅领证”呢?应当改为“由死者家属或有关单位派人来厅领证”为宜。

　5. 通知中一些提法自相矛盾，违

　背逻辑。例如(1)“对本通知，各单位必须严格地贯彻执行，个别情况有所特殊的地方，也应灵活掌握”。一个“严格”,一个“灵活”,这就构成了逻辑矛盾。2)“凡与本通知有抵触的要求，一律按本通知要求执行”。这段话主语“要求”与谓语“执行”不搭配，应改为“一律以本通知要求为准”。(3)“今年八月二十四日和九月十九日连续发生两次强海潮，同时冲毁了厂区码头的两条防波堤坝。”两次强海潮前后相隔 25 天，不可能“同时冲毁”。

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