XXXX大学公文处理暂行办法
时间：2021-04-24 13:33:06 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
XXXX大学公文处理暂行办法
第一章
总
则
第一条
为进一步推进公文处理的规范化、制度化和科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》、 《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》，结合我校实际，制定本办法。
第二条学校公文是学校科学管理、办理公务、推动工作的具有特定效力和规范格式的文书，是贯彻党和国家的方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理要坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。
第四条本办法适用学校一级的公文处理。各教学科研单位、职能部门和直属单位的公文处理参照本办法。各部门、各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门、本单位公文处理工作的领导和检查。
第五条学校办公室（党委办公室、校长办公室）是学校公文处理的管理机构，主管全校公文处理工作，负责指导各院系（所）、职能部门的公文处理工作。学校办公室根据校党委和行政授权，可以党委办公室、校长办公室名义向党政各部门、基层党组织（党总支、直属党支部）、院系（所）和直属单位行文。校机关各部门，只能在职责范围内发布一般性工作通知，不得向上述单位发布指示性公文，如确需以学校名义发文，须通过学校办公室行文。纪委、工会、团委可以在各自职权范围内以本单位名义制发公文，制发公文须经学校办公室备案，所发公文须抄报学校党委。
第二章
公文种类
第六条
公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。
第七条
学校主要使用的公文种类有：
（一）决定，适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销职能部门和院系不适当的决定事项。
（二）公告，适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告，适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）通知，适用于批转职能部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求职能部门和院系办理、周知或者共同执行的事项，
公布职能部门或院系内设机构，任免干部等。
（五）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（七）请示，适用于向上级机关请求指示或请求批准事项。
（八）批复，适用于答复职能部门和院系请示事项。
（九）意见，适用于对重要问题提出见解或处理办法。
（十）规定，用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十一）函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
（十二）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和议定事项。
（十三）办法，用于对规范某项工作、活动等提出具体意见和要求。
（十四）细则，用于对规定、办法等进行解释或说明，对贯彻规定、办法等做出详细而具体的规定。
第三章
公文格式
第八条
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序 号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）我校党委公文的版头有“中共XXXX大学委员会文件”、“中共XXXX大学委员会任免通知”、 “中共XXXX大学委员会办公室文件”、“中共XXXX大学委员会常委会纪要”４种，行政公文的版头有 “XXXX大学文件”、“XXXX大学任免通知”、“XXXX大学校长办公室文件”、“XXXX大学校长办公会纪要”４种，此外还有“XXXX大学专题会议纪要”１种，均使用套红印刷版头，由学校办公室按照上级文件规定的规格印制。纪委公文的版头为“中共XXXX大学纪律检查委员会文件”，工会公文的版头为 “中国教育工会XXXX大学委员会文件”，团委公文的版头为“中国共产主义青年团XXXX大学委员会文件”，分别由纪委、工会、团委根据公文规格印制。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。“中共XXXX大学委员会文件”的文号为“XX大委字”、“中共XXXX大学委员会任免通知”的文号为“XX大委任”， “中共XXXX大学委员会办公室文件”的文号为“XX大党办字”，“中共XXXX大学委员会常委会纪要”的文号为“XX大党纪字”，“XXXX大学文件”的文号为
“XX大校字”，“XXXX大学任免通知”的文号为“XX大校任”，“XXXX大学校长办公室文件”文号为“XX大校办字”，“XXXX大学校长办公会纪要”的文号为“XX大校纪字”，“XXXX大学专题会议纪要”的文号为“XX大校专纪字”。“中共XXXX大学纪律检查委员会文件”的文号为“XX大纪委字”，“中国教育工会XXXX大学委员会文件”的文号为“XX大教工字”，“中国共产主义青年团XXXX大学委员会文件”的文号为“XX大团字”。我校专业技术职务聘任、职员聘任，使用“XXXX大学文件”版头，文号为“XX大校聘职”。我校工聘干人员职务聘任，使用“XXXX大学任免通知”版头，文号为“XX大工聘干”。
（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当注明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件应当在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起，如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。
（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统 称。
第九条
公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十条公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章
行文规则
第十一条行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。能以普通函件发文的，不用正式文件。可以党办、校办名义印发的，不以校党委、校行政名义印发。文稿内容属部门职责范围的，可以部门通知印发，不以党办、校办文件印发。内容相近的多个文件，合并为一个文件印发。
第十二条
行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十三条“中共XXXX大学委员会文件”、“XXXX大学文件”主要用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策，部署相关工作，转发上级机关文件，向上级机关报告、请示工作，公布学校中长期发展规划、年度工作要点、机构设置或调整、职称（职员）聘任、奖惩等重大事项，颁布学校重要规章制度，通知重要事项，批复下级机关的请示等；“中共XXXX大学委员会任免通知”、“XXXX大学任免通知”用于干部任免、干部聘任等；“中共XXXX大学委员会办公室文件”、“XXXX大学校长办公室文件”用于根据学校党委和行政授权，传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项，和转发上级机关文件以及学校各基层党组织、各群团组织、各单位、各部门的规章、规定等。“中共XXXX大学委员会常委会纪要”用于记载常委会议定事项；“XXXX大学校长办公会纪要”用于记载校长办公会议定事项；“XXXX大学专题会议纪要”：用于记载专题会议的议定事项。
第十四条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
第五章
发文办理
第十五条发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。
第十六条
发文必须按照学校统一印制的发文稿纸所列的核稿、签发等项目签批。
（一）各部门、单位代表学校起草的文稿，统一由本部门、单位专门岗位或有关人员审核，并经主要责任人审签后，一般须提前３天送学校办公室按程序办理，不得直接送学校领导签发。未经学校办公室审核的文稿，学校领导不予受理。
（二）需要对正文内容作较大修改时，应与拟文部门协商。对涉及几个部门职责范围的文件，主办部门应预先与有关部门协商、会签后再报送学校办公室。
第十七条
草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简 短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含 义。日期应当写明具体的年、月、日。
（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”。
（五）使用国家法定计量单位。
（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句 中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。
７２
第十八条主办部门拟制公文时，对涉及其他部门或院系职权范围内的事项，应当主动与有关部门（院系）协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门（院系）会签后报请学校协调或裁定。
第十九条
公文送学校领导签发前，需由学校办公室进行审核。审核的重点是：
（一）是否确需行文； （二）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级单位的指示精神，是否完整、准确地体现了发文单位的意图，并同现行有关公文相衔接； （三）所提措施和办法是否切实可行，涉及有关单位业务的事项是否经过协调并取得一致意见，应当会签的公文是否已经会签； （四）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式等是否符合本办法。
对不属于受理范围、不按程序签批、公文要素不全、内容和体例不符合行文规范的，作退办处理，并告知退办理由和补正意见，具体按《XXXX大学公文处理退办规定（试行）》（校办字〔２００７〕４号）执行。
第二十条公文印发须经学校有关领导审批签发。学校党委、行政重要公文由学校主要领导签发；涉及某一方面工作的公文由分
管领导签发。经党委常委会或校长办公会讨论通过的公文，由学校主要领导或主要领导委托的其他校领导签发。学校办公室根据学校党委、行政授权制发的公文，一般由学校办公室主任签发。根据公文内容，有的可请分管校领导签发，有的可请学校主要领导签发。领导签发后，学校办公室秘书科进行复核后正式印发。领导签发公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间；如圈阅，则视为同意。圈阅公文应注明圈阅时间。
第二十一条
学校各职能部门下发事务过程性、常规性的通知，由部门自行办理，不需学校印制正式公文。部门下发通知由各职能部门负责人或分管校领导签发，各职能部门自行分发和存档。除“会议纪要”、“函”或学校明确授权的情形外，学校办公室之外的其他职能部门和院系（所）不得对校外单位行文。
第二十二条
院系（所）、校直各单位向学校呈送请示、报告，应报学校办公室先行审核并分送校领导签批，具体工作流程参照学校内部请示管理规定执行。
第六章
收文处理 第二十三条
收文办理指学校办公室对收到的公文的办理过程，包括签收、拆封、核对、登记、批阅、办理和催办等程序。
１．签收。由机要人员负责文件的接收、清点与核实，检查文件装封是否破散、密封条是否被拆等情况，检查无误后方可签字、注时。
２．拆封。上级来文均由机要人员拆封，其他人员不得随意拆封。写明某部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送有关部门或个人签收。
３．核对。文件拆封后，要核对文件种类和份数，若发现问题，及时向来文单位查询，予以弥补。
４．登记。凡来我校的机要文件，由学校办公室纪要保密科负责登记，登记内容包括：收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数。
５．批阅。上级来文由学校办公室主任批阅，提出处理意见。
６．办理。根据批办意见送交有关领导批示、传阅或分送有关部门承办，传阅、分送、回收文件应做好登记，并随时掌握文件的去向。
７．催办。需要有关部门办理的文件，由学校办公室和日照校区办公室跟踪督办，并将处理结果向批阅领导和学校办公室主任反馈。
第七章
公文归档
第二十四条
正式公文处理完毕后，签发单、草稿、文件及附件等有保存价值的文件材料要及时立卷、归 档。
第二十五条
归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），要保证档 案齐全、完整。
第二十六条
归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案馆移交。
第二十七条
公文在处理过程中的校对稿等不具备归档和存查价值的公文要及时销毁。销毁...
