浅谈信息化档案管理及其安全性
时间：2021-04-23 04:02:11 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：档案管理的安全性，体现在两个方面，一方面是纸质档案的安全性管理，一方面是信息化背景下的电子档案的安全性管理。目前，档案管理广泛应用信息技术，信息的储存、传递、应用都依赖网络，研究信息化背景下的档案安全保密工作，需要依据档案管理的有关理论，以具体的档案管理工作为主要依托，结合不同时期档案管理的相关规定，完成好信息化背景下档案管理的相关工作，保障档案管理的高度安全性。
关键词：档案管理；信息化；安全性
1 浅析档案管理工作中尚存的问题及安全保密问题
1.1 管理技術及人才问题
综合分析当前我国的档案管理工作，在安全保密性问题上，体现出的主要问题是管理技术的欠缺，专业化人才缺口大。在具体的档案管理过程中，流程衔接不紧凑，管理经验不足，导致档案的安全保密性工作面临较大的挑战。
不同的单位或部门，对档案管理工作的重视程度不同，相关工作步调不一致，缺乏统一性，使用的管理软件及平台的差异，导致档案在传输储存的过程中出现新的问题，影响信息安全。在档案管理过程中，又有缺乏完善的统一标准，档案管理的相关工作始终面临极大的挑战。档案是一个企业或个人等在发展的过程中形成的发展记忆的综合记录，保留其发展的痕迹并有效利用这些信息，有助于分析在发展过程中存在利弊，制定下一步的发展策略，但多数单位对档案管理工作的重视程度不不足，管理人员的岗位责任心欠缺，导致档案的安全保密性受到威胁。
1.2 对档案管理性质的认识不足
档案管理工作绝不仅仅是将产生的纸质或电子材料简单地存储保管束之高阁。档案在产生之初，管理人员应该对档案进行科学的分析及评估，确定档案的保存价值，在这个过程中涉及到的档案安全就是正确做出判断，确保有价值的信息能够被全面安全地保留下来。一个单位的档案管理工作，涉及到管理人员以此为依据，做出新的决策。这些在发展过程中产生的数据、信息，是一个单位、企业发展的历史参考。
档案管理工作的重要性和存在的意义都是毋庸置疑的，但在档案安全管理方面，专业的人才极度缺乏。综合分析，原因有二：其一，对于档案管理工作的具体内容，大多数人存在错误的认识，以为档案管理工作就是简单的收集、保管。这样的认识导致的问题是档案内容的整理保存不够科学；档案的安全性得不到足够的重视。
档案管理工作在开展之初，目的性较为单一，工作性质也相对简单。随着社会的发展，信息产生的速度极大提高，档案管理工作从原来的的针对本单位一些工作人员开展的资料提供服务，转变为服务范围更广的包括档案开发、保护（保密）、管理、查阅等相关内容。使得档案管理工作日渐繁琐，许多人失去工作的热情。同时一部分人不看好档案管理工作的原因也包括对这项工作的发展前景不报乐观的态度。
1.3 缺乏信息化档案管理理念
在信息化发展的时代，信息化管理理念的欠缺使档案管理工作中的安全保密性受到极大的挑战。管理观念及技术手段的落后，导致档案管理工作与实际需要严重脱轨。不能顺应时代的发展，及时调整观念，在网络技术如此发达的情况下，必将导致档案管理的安全性受到威胁。当前，各大行业包括服务行业都已经广泛采用信息化管理技术，但在档案管理领域，信息化发展却相对缓慢。推进速度的滞后使档案的科学管理与利用都停滞不前，档案管理工作不能发挥应有的作用，档案的安全性也得不到保障。
2 档案管理的安全保密及信息化管理的实施策略
2.1 提高管理人员的综合专业素质
分析目前档案管理及安全保密工作中体现出的问题，相关管理部门应该及时制定相关策略，在提高管理人员的综合素质方面多下功夫，使第一线工作人员的思想认识得到进一步的提高，从而影响更多的人，把注意力转移到相关工作中来。可以采取的方法，可以是定期进行培训，建立一支工作态度严肃认真、纪律严明的档案管理团队；制定相关的奖惩策略，不断强调档案保密安全的重要性，从基层工作人员到高层管理，都充分重视该项工作。
2.2 牢固树立信息化档案安全管理意识
在档案的安全保密性工作以及一切相关工作中，档案管理机构的相关工作人员对自己所从事的工作应该有一个准确的认识，肯定这项工作的前景，同时能够通过自己的工作实践，让周边的人认识到档案管理及档案安全保密工作的重要性，从而进一步促进档案安全保密性工作的完善。相关工作人员岗位责任意识的提高可以使不法分子无机可乘，增强档案信息管理的安全性，使档案信息的价值得以更好地发挥。
企业在发展的过程中，应该有意识地重视档案管理工作及档案安全保密工作，针对相关岗位招聘专业技术人才。不具备相关经验、专业性的人员，是直接导致相关工作发展停滞不前的原因。工作期间，先关人员的岗位培训也尤为重要，应该得到足够的重视。
2.3 尽快实现信息化档案管理
为促进档案安全保密性工作的顺利进行，建立完善的管理流程，建构起可持续发展的管理结构是至关重要的。细节决定成败，行业之间的竞争受到诸多因素的影响，未来发展的决策，
有很大一部分因素建立在对行业发展规律分析的基础上，档案管理工作具备科学性，档案的价值才能得以最大程度的发挥。做好档案安全保密性工作，才能使竞争对手无机可乘，掌握更多的主动权。
档案安全保密性工作的有效落实，依赖于完善的管理制度、档案管理的先进性。尽快实现信息化管理，可以使档案管理工作更好地适应时代的发展。在档案管理信息化的进程中，人才与技术是两个重要的因素，目前，档案管理人员的综合素质普遍偏低，业务能力有限，相关管理软件相对较少，这些都极大地阻碍了档案管理信息化的脚步。
综上所述，目前档案管理工作的发展并不乐观，受到诸多因素的影响，有一大部分人对档案管理工作的重视程度不足。在信息化发展的社会，信息是竞争的重要资源。档案作为信息资源，重视其安全保密性，是增强竞争力的重要手段。对档案的有效利用是档案管理工作的价值所在。实现档案管理信息化，重视档案安全保密性，建立完善的管理机制，采取有效措施如提升相关工作人员的素质及业务能力等，促进该项工作的有效推进，是目前研究档案安全保密性工作的重中之重。
