妙用Excel做好民族地区中学的教务管理工作
时间：2021-06-11 20:02:08 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要：学校教导处的教务工作纷繁杂琐，包括了学籍管理、各种考试成绩的统计以及课程安排等等。目前，市场上有多种功能强大的教务管理软件，但对民族地区义务教育学校而言，资金是一个很大的问题。用Excel进行教务管理，既方便了学校管理，又实现了办公自动化，利用Excel进行民族地区学校教务管理工作，是学校教务管理的重要手段。因此，作为教务管理者必须巧用Excel科学有效的方法进行对民族地区中学的教务管理，大大提高了学校办事的效率，促进了民族地区学校管理提升新的台阶。
关键字：Excel， 教务管理，民族地区
中图分类号：TP317.1
学校教导处的教务工作纷繁杂琐，包括了学籍管理、各种考试成绩的统计以及课程安排等等。随着我县教学资源整合，我校已是四校合一的中学，想要正确处理好这些数据，单靠人工操作不仅工作量大且容易出错。目前，市场上有多种功能强大的教务管理软件，但对民族地区义务教育学校而言，资金是一个很大的问题。结合多年在教务管理工作中应用Excel电子表格的实践，我谈谈几点做法和体会。
一、利用Excel进行新生编班
科学合理地编班，使每个班都具有均衡良好的学生组合状态，对学生学习和管理具有重要意义，对班主任及任课教师工作构建和谐、公正的评价环境。我用Excel实现均衡编班做法如下：
1、做好准备工作。组织六年级毕业考试时要求各小学按照教育基础数据库学生库的格式上交学生花名册，做好这项工作为日后学生信息管理奠定良好的基础。六年级毕业考试相关的试室安排、成绩录入都在这份花名册上操作。这样编班所需学生的所有信息都包含在里面，就可以保证均衡编班了。
2、正式编班。我校是四校合一的少数民族中学，编班需要考虑到学生的成绩、性别、户籍、民族、生源地、住宿生、留守儿童、残疾儿童这些因素。我用Excel的排序筛选功能实现均衡编班。具体做法如下：
打开新生花名册，将学生按照考试成绩降序，将花名册的各字段设置为自动筛选，首先筛选出少数民族农业住宿的女生，班级列依次输入1、2、3、4、5、6、6、5、4、3、2、1、4、5、6、3、2、1，以此类推循环分班。然后筛选出少数民族农业走读的女生，少数民族城镇住宿的女生，少数民族城镇走读的女生，汉族农业住宿的女生，汉族农业走读的女生，汉族城镇住宿的女生，汉族城镇走读的女生，少数民族农业住宿的男生，少数民族农业走读的男生，少数民族城镇住宿的男生，少数民族城镇走读的男生，汉族农业住宿的男生，汉族农业走读的男生，汉族城镇住宿的男生，汉族城镇走读的男生共15种类型，按照同样的方法进行分班。操作虽繁琐了一点，但真正做到了公平、公正、公开。这样分班既科学又合理，为日后班级管理及评价奠定了良好的基础，减轻了分班工作的劳动强度，提高了工作效率。
二、利用Excel进行学籍管理与基础数据库统计
学籍管理与基础数据库上报工作是学校教务管理的重要内容和主要组成部分，是保证和监督教学质量的重要杠杆。目前学生的学籍信息需统一导入全国中小学管理系统平台，数据必须与省教育基础数据库的数据一致，上级各教育部门及财政部门的预算与拨款都以学籍系统和省教育基础数据库的数据为准，因此，学籍管理与基础数据库的数据不得有误。学籍管理工作中所涉及到的各类花名册都以新生入学编班的花名册为基础进行修改即可。学生所有的流动情况都在学生的花名册上做好记录，基础数据库中涉及到男生人数、女生人数、各年龄段人数、少数民族人数、住宿生、留守儿童等等的各种数据，只需要用Excel软件中的COUNTIF函数统计即可，如统计住宿舍的人数，我就用公式COUNTIF(D3:D599," =住校")即可完成。学籍工作的繁琐，上级各部门不定时都会要求上报的各种数据，直接在这份花名册内提取，只需班主任核对提取的信息是否正确即可，我的这一做法使班主任避免了大量的重复性工作，我这一做法得到了班主任的一致好评。
三、利用Excel进行排课程表
编排课程表是一件难度较大而且繁锁的工作，目前虽有专业免费的排课软件，但软件排课也有很多不尽人意之处。若没有排课软件或不满意排课软件的排课结果，可以用Excel辅助人工排课程表。用人的思维加上Excel软件的特长，可大大降低排课程表的工作量。我用Excel辅助排课程表具体做法如下：
（一）、教师代号的编制
为了更好地使用Excel，需根据学校的教学分工表，对学校每位教师编一个代号，方法如下：取教师姓名的一个字代表具体的教师，在这个字后面加上任课科目，如张三教师任教语文，取教师代号为张语，如遇到同姓或者同名的老师要注意代号不要重复。
（二）、列出各项限制因素
为了排出更人性化的课程表，不仅安排要合理，还要考虑到不同老师的的具体情况，比如教研组活动时间，该组的老师都不安排课，身体弱的老师如果所任课不在同一号楼，那么就要力求每半天在一幢楼上课，而每个老师所带的课还要均匀分布在一周内，等等。这类限制条件要一一列出来，在具体排课的时候处理好这些限制因素，即可排出人性化的课程表。
（三）、课表的录入
在课程的录入中，只要根据课程设置直接录入就可以了。与纸上排课相比，Excel减轻了写的工作量、变动安排课程的工作量，不必擦擦写写。与排课软件课程相比，排课软件最大的缺点是排出的课程不够科学合理，不够人性化。但Excel又恰好克服了排课软件的这一缺点。
（四）、检查课表是否正确
当课表排完后，必须检查课表是否正确，某教师的课程是否重课，班级各科目的课时、总课时数是否正确等。在纸上排课时，这是一个工作量大而且容易出差错的时候。
1、重课的检查
（1）、选中单元格D4→格式→条件格式→选择“公式”并且输入：=COUNTIF($D$4:$D4,$D4)>1(如图1所示)；
图1
（2）、然后单击“格式”按钮→字体→颜色选择“红色”确定；
（3）、选中单元格A1→选用“格式刷”→对整个A列刷格式，此时若出现红色的字就是前面已经出现过的数据，即出现重课。
2、替换
检查后，课程表必须将代号替换为文字。将填写代号的课程表复制到另一工作表中（保留原代号课程表十分必要）。打开替换对话框，在“查找”中输入“张语”，在“替换为”中输入“语”，单击“全部替换”即可将所有“张语”的代号替换为课程符号“语”，并留意替换的全部个数，以便检查课时数是否正确。用同样的方法完成其他的课程代号替换。
3、以班为单位的各科目课时数和总课时数的检查
替换后，在各班课程的最右端空白单元格进行各科目课时数和总课时数的检查，如图2所示，图中的数值表示该班对应科目的课时数及总课时数，这两个数值通过统计函数和求和函数得到，例如：AR4单元格的公式为：=COUNTIF($D4:$AP4,"语")，其他类推，BF4的公式为：=SUM(AR4:BE4)。设置好一个班的公式后，用填充柄工具复制完成其他班的所有设置（如图2所示）。这样，可以很方便地得到各班的各科目课时数据及总课时数，检查课时数与你的标准是否相符。
图2
检查正确无误后再对课程表进行必要的排版、打印，就可以得到一张你满意的课程表了。
经我6年的实践证实，用Excel辅助人工排课，可以使工作量至少减少一半。Excel又是一款比较大众化的软件，对电脑系统的要求并不高，比较适合班级数在10个以上的农村中小学使用。用这种方法，我编排42个班级的课程表，所需时间为6个小时左右，大大的减少了工作时间。
四、利用Excel进行成绩统计
在日常的教学管理中，考试成绩的统计是整个教学工作中非常重要一环。我校是四校合一的大校，学生人数近2000人，每月都进行月考，考试次数较多。若用人工统计成绩，不仅枯燥、繁琐，而且容易出错。对数据进行计算和统计是Excel的特长，我用Excel函数轻而易举地解决了这个问题。以统计语文科成绩为例，且语文成绩区域在D3:D41，我用Excel函数实现统计的方法如下：
1、参考人数用COUNTIF函数统计，在显示参考人数对应的单元格中输入公式=COUNTIF(D3:D41,">=0")按回车。
2、总分用SUM自动求和公式，在显示总分对应的单元格中输入公式=SUM(D3：D41)按回车。
3、平均分用AVERAGE函数统计，在显示平均分对应的单元格中输入公式=AVERAGE (D3:D41)按回车。
4、及格人数及优秀人数用COUNTIF函数统计，在显示及格人数对应的单元格中输入公式=COUNTIF(D3:D41,">=72")。总分为120分则72分及格，102分优秀；总分为100分则60分及格，85分优秀。具体根据实际总分更改即可。
5、及格率计算方法＝及格人数/参考人数*100。
6、优秀率计算方法＝优秀人数/参考人数*100。
7、综合分计算方法=平均分+及格率+优秀率。
统计其他科目成绩的方法是一样，利用“填充柄”的自动填充功能快速复制公式即可。
学校每次月考或期末考试之后，都会将全级前100名公榜表彰。我用RANK函数完成学生成绩的排名。先将每个学生所有科目的成绩求和，假如学生的总分区域在L3：L41，在显示排名对应的单元格种输入公式=RANK(L3,$L$3:$L$41)按回车即可，利用“填充柄”的自动填充功能快速复制公式就可以完成学生的排名了。注意，必须在规定引用单元格区域的行号或列号前加上一个“$”符号把所引用的行或列“固定”下来。否则排名依据的区域L3:L41会在复制公式时会发生相对变化，排名的结果就不正确了。
综上所述，用Excel进行教务管理，既方便了学校管理，又实现了办公自动化，利用Excel进行民族地区学校教务管理工作，是学校教务管理的重要手段。因此，作为教务管理者必须巧用Excel科学有效的方法进行对民族地区中学的教务管理，大大提高了学校办事的效率，促进了民族地区学校管理提升新的台阶。
