企业办公室的公文管理与保密问题探讨

时间：2021-04-23 16:01:23　来源：雅意学习网本文已影响人

　　在当前信息化社会的发展环境之下，伴随着社会的不断发展，无论是在事业单位、社会企业单位还是机关部门，其办公室的公文管理以及保密工作都是非常重要的，其直接关系到企业的发展以及机密的安全，必须实行科学并且合理的管理。为了提高公文管理以及保密质量，本文详细分析企业办公室的公文管理与保密问题。
　　企业办公室公文管理保密问题
　　随着企业的发展以及市场经济的不断变化，企业办公室的公文管理重要性显得越发明显，在一定程度上是企业的行事标准。公文就是公务文书，是组织或法定机关在公务活动过程中，根据特定的体式以及相应的程序形成的书面材料。公文管理质量对企业的影响不言而喻。对此，研究企业办公室的公文管理与保密问题有着明显的现实意义。
　　公文管理当中存在的问题
　　（1）分工混乱，工作效率不高
　　公文在办理与传递过程中事一种多渠道共同进行的类型，既需要办理企业外部的公文文件，还需要制作自己发布的新公文。工作开展过程中如果职责区分不清晰，必然会导致工作效率较小，并且很容易发生工作重叠或漏洞的现象。在公文运转的过程中，假设环境国语复杂，必然会导致工作的责任人很难准确定位，工作的质量必然无法保障，从而导致工作的效率受到影响。除此之外，有少数文员在工作过程中想要节省时间，在定稿过程中导致稿子呈现堆积存放现象，很容易丢失相关文件。对此，公文在实际的工作中必须由专门的人进行管理，规避重大失误。
　　（2）缺乏制度的保障
　　办公室公文管理工作人员假设对公文的管理认识不全面，没有相应较为完整的管理理念，就无法对公文进行全程性的管理。这些工作人员普遍会认为管理材料和整理材料是一些琐碎事情，在管理公文材料时，没有工作原则，只是按照自身的工作经验开展工作，很容易出现有章不循、有法不依的情况。当前大多数企业并没有公文管理的规章制度，这也是导致公文管理工作欠缺规范性的主要因素。
　　公文管理与文件保密的优化措施
　　（1）公文管理工作的优化措施
　　完善相应的管理制度。做好公文管理与保密工作，必须根据相应的规章制度确保公文相关工作能够得到有效地管理和约束。相对应的，这些工作的开展必然是建立在公文管理制度之上，制定相应的工作流程和程序，做到有章可循，有法可依和必依的公文管理。在实际工作中，需要从以下三点着手：1、借阅规范的严格实施。构建公文的借阅手续，明确借阅的人、借阅时间以及借阅时间，做到谁借谁还。对于保密性较高的文件，必须做好公文的借阅把关工作，按时归还，做好催促与跟踪工作；2、做好存放管理制度。企业办公室每天都会接受非常多的文件和资料，应当对这些文件与资料进行别类管理。密级文件与普通公文需要区分存放，将其放置在合理的位置上，存放需要规范；3、构建科学的传阅程序。根据公文的传阅制度基础之上构建跟踪卡，绝密级的文件应当当天借阅当天归还。假设传阅人因为某些原因没有完成查阅，当天也必须收回，等传阅人能阅时再送去。假设是企业业务性的文件，则应当按照主办之协办、正职至副职的流程进行。
　　构建完整的文件归档制度，制度档案保管、归档以及利用等相应制度，真正落实文件的归档责任制。严格遵守公文的交接流程，归档的文件必须按照统一的标准和格式规范归档，认真填写文件的进出登记，保障公文的安全性。
　　（2）文件保密工作的优化措施
　　保密工作直接关系到企业、国家的经济收益与安全，关系到企业是否能够在市场中占据竞争力。对于各个企业管理者而言，应当尤为重视文件的保密工作，将保密工作作为企业的经营与管理重要项目之一。做到细节管理、全面部署。为了强化保密工作，保障企业自身利益，企业管理者应当积极体现自身的职能效应，提高对保密文件的监督与管理工作，制度相应的规章制度，采取一切可行手段，有效处理保密工作中所呈现的各种问题。
　　公文管理人员应当按照企业所颁布的公文管理制度进行工作，严格遵守相应的工作原则和规章制度，注重公文的利用与开发，同时兼顾公文的保密性与管理必要性。对于文件的作用，应当做到该传阅时传阅，该存档时存档，该上报时上报。除此之外，还需要做好文件的登记与记录工作，保障文件的准确性、保密性与及时性。杜绝因个人原因将文件代理办公场所，不能出现与任何无关人员讨论或泄露保密公文的文件内容，并签署相应的保密协议，明确规定违反协议的处罚，保障保密工作的程序化、标准化与制度化。
　　总结
　　综上所述，公文管理与保密工作是办公室工作的核心任务，对于企业而言，任何方面的重大决策都需要一公文的形式进行下达或传递，必须做好公文管理与保密工作，才能够保障企业的运行保密性，确保在市场竞争中的基础，保障企业的可持续、稳定发展。对此，公文信息应当得到有效地保护与妥善的处理。
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　　[2]郑琳.规范公文管理创新服务模式建立保密工作的长效机制[J].办公室业务，2016，15（12）：41-42.
　　[3]张培晶.基于二维码技术的涉密文件保密管理系统[J].中国人民公安大学学报：自然科学版，2014，44（3）：48-53.

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