医疗卫生系统电子文件的归档探讨

时间：2021-01-20 04:00:22　来源：雅意学习网本文已影响人

　　摘要：在新环境下，对于医疗卫生系统的电子文件必须要加强归档管理，以能够加大医疗卫生系统电子文件信息应用，为卫生系统发展提供信息支持。本文重点分析医疗卫生系统的电子文件归档。
　　关键词：醫疗卫生系统；电子文件；归档
　　在医疗卫生系统管理中，电子文件是重要信息来源，强化归档管理，不但能够为信息查询提供条件，同时也能够提高电子文件有效利用率。
　　1 医疗卫生系统电子文件归档基础建设
　　我国在档案管理中，纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人。负责督促检查立卷工作，开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍。承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，负担起电子文件归档工作的重任。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加复杂，受制约的因素更多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络，管理电子信息的专业技术部门，在电子文件，归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。3个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中合为一体，共同形成质量较好的电子文档。
　　2 医疗卫生系统电子文件归档管理
　　电子文件归档对计算机系统的依赖，使不熟悉计算机操作技术的立卷人容易产生畏难情绪。推动电子文件归档工作要立足实际，从办公自动化与信息管理工作的大局出发，建立相应归档制度。
　　2.1 电子文件的立卷归档
　　归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是文件与档案相互衔接的关键。在文件材料收集整理时，要转变传统观念，在办公自动条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。要对收集到的电子文件进行分类编目。按照门类划分的要求，结合单位实际和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。要将分类编目完毕的电子文件固定排列入柜保存。档案人员将应归档并经过整理的电子文件存入磁盘或光盘，并采用数据压缩工具对应归档电子文件进行压缩。然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作，这样可以大大提高安全性和可行性。
　　2.2 电子文件归档操作
　　1、将应归档的最终版本的电子文件存入光盘，光介质上，脱机后可存放在别处。
　　2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。
　　3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上，对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用。
　　4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永杰和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。由于印章和签署是文件生效的主要标志.在现有技术条件下。对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性、电子文件的易修改性.也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档.以确保数据的安全。目前。电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质2种文件一起归档，形成内容相同的2套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中，注明相应的电子文件的编码及存址：同时，在电子文件归档目录“备注”项中，注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前.它与纸质档案将并存很长时间。但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后.可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法：而对那些凭证价值较高的档案。则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理的工作效率。优化馆藏，也能减少档案的体积.缓解库房紧张的状况。2种介质归档的简化合一，要经过审慎论证，在万无一失的情况下实行。
　　参考文献：
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