归档电子文件【e-Science环境下电子文件归档研究】
时间：2020-03-30 07:46:35 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
e―Science即科学研究活动的信息化，由英同在2000年提出，是为了应对当时各学科研究领域所面临问题的空前复杂化，利用新一代网络技术和广域分布武高性能计算环境建立的一种全新科学研究模式。此后，该理念席卷世界各科研领域，大家都试图用它来解决本学科在研究过程中遇到的种种难题。这种新的研究模式为科技发展提供了强大动力，同时也对电子资源管理工作提出了新的挑战和要求。
e-Soience特点简析
首先从科研活动的横向上看它更注重共享性。e-Science从本质上讲是分布式协同虚拟环境，它通过网格中间件和高速网络实现各种异构资源的虚拟集成，使网络成为一台超级计算机，从而实现计算资源、仪器设氰数据资源、信息资源、知识资源、人力资源等各种资源的全面共享。比如，科学家可以存取保存在不同地理位置的超大规模的数据集，对它们进行分析和实验。这样就要求消除信息孤岛，打通原有的信息壁垒，建立互联互通的信息资源共享环境。
其次从科研活动的纵向上看它更具有延续性。科学研究的起点不再一定是基础的观察和实验，而更加注重在前人或他人的基础上进一步获取新的研究成果。e-Science能够详细保存前人的研究过程和研究成果，后来的研究不仅可以建立在前人的研究成果之上，还可以根据自己的需要从他人的研究过程中的任何一点介入，沿着不同的方向继续研究，从而得到不同或更具创新性的发现。
综合两个特点看：科学研究将成为一种开放性的、全球合作的、协同式的研究。超级计算、海量数据集等信息技术将发挥更加重要的作用，但同时信息资源的获取与共享也会对科研过程和结果产生重大影响，科研用户所要求提供的信息是最新的、全面的、即时的，从而对电子资源信息的归档和利用提出了更高的要求。在e-Science环境下，只有将技术与资源完美结合才能进一步推动科学研究的进步。
e-Scienc8环境下电子文件归档的新要求
1 要保证科研业务系统的电子文件管理要求
目前国内OA系统中的文档管理系统已较为完善，但在科研业务系统尤其是e-Science系统中对文件归档、档案管理需求则考虑较少，大多科研业务系统缺少大量信息资源的最终出口和长久保管系统。e-Science环境下，档案部门需要利用各种先进的技术和工具，有目的、有选择地自动记录完整的科研过程。在科研过程中电子信息材料经常需要更改，电子文件管理系统必须能够全面、详尽地记录和追踪，其中不仅要有成功过程的记载，更有对失败过程的记录，包括每次更改的时间、更改内容、更改原因、更改人员等信息，实现高效、精确的保存和管理。这就要求在科研业务系统构建之初、在文件形成之际便考虑到与档案工作的衔接和长久保存，如在电子文件诞生之时便对其生成时的不同稿本、处理的过程、利用的方式等元数据信息进行记录和追踪，防止文件被更改和损毁，保证电子文件能够成为真实的历史记录。
2 要保证电子文件的异地同步、即时归档要求
e-Science环境下电子文件归档方式的特殊之处在于异地同步归档的实现，因为一个大的科研项目往往涉及不同国家地区、不同科研业务系统，不同的数据库资源，如何保证整个项目文件信息的完整、有效，必须满足对电子文件信息的异地同步归档。同时在科研过程中，由于科研环境数字化，信息获取物理障碍的消失，科研用户逐步习惯于在自己工作现场和研究过程中数字化地进行信息交流和处理，这就要求档案人员要随时关注、积极介入科研流程中，将资源有效组织、归档并服务于科研。在电子环境下，文件的归档方式已经逐渐从物理归档转化为逻辑归档，即文件本身的属性并没有发生根本性变化，甚至文件的形成机构仍能够随时查阅文件，只是在原文件中加入了归档标识，将文件的管理权转移给档案人员，因此在系统的辅助下完全可以完成即时归档和随时利用的功能。
3 要保证系统内大量异构数据集合的有效保管和利用
e-Science环境下，由于海量数据库的应用、数据资源日益丰富及获取的便利，必然导致归档数据超量增长；同时在大规模协同工作的条件下，不同的人会保存相同的数据，相同的数据会保存在不同的系统数据库中，从而导致冗余数据的出现。如何在电子文件归档过程中保证数据的完整和有效，如何保证大量资源间的联系性，形成排序规则、逻辑有序、检索便利的电子档案，是对档案工作人员提出的新要求。另一方面由于科研人员要更多地与国际国内不同领域的机构和人员协同工作，会涉及多个单位多种应用平台，从而不可避免地产生多种结构、多种载体的信息资源，如何保证这些异构信息的统一归档、长期保管和利用，同样对我们提出了新的挑战。
e-Science环境下电子文件归档的新举措
1 加强系统建设，将电子文件归档管理系统嵌入e―science业务平台
目前科研电子文件归档主要集中在管理性电子文件，对于科研业务过程中形成的电子文件由于缺少系统和平台支持，则按照传统纸质文件归档方式保存。科研管理性电子文件归档较好的是国家自然科学基金委创建的“科学基金网络信息系统ISIS”，所有参与项目单位都在此系统中开展科研管理和相关科研工作，所有的科研管理文件都归入统一的数据库中，实行项目文件的集中统一管理。
e-Science的发展模式会更加注重平台间的融合兼容，不会因为开展一个合作项目而构建单独的系统和平台，而应该是不同的合作项目形成包含不同科研系统、面向不同科研用户的具有不同应用的平台。在这种环境下。每一项业务的实施都依托于一定的平台，如资源的自动采集需要有相应的采集平台和软件的支持，只有这些平台真正与科研平台结合在一起，成为科研平台的一个组成部分，才能够为这些平台上的服务创造与科研活动结合的机会。因此，我们不仅要在科研平台开发过程中提前考虑电子文件的归档和长期保存问题，更要在开发和研制档案管理系统时充分考虑它与科研平台的衔接与融合问题。档案部门不能单方面要求科研平台中加入档案管理的需求，还要考虑如何将自身的电子文件归档管理系统嵌入科研平台中，实现文件、档案一体化管理。
2 要规范元数据标准，建立互联互通、资源共享机制
e-Science环境下为保证异构数据的统一归档保存，档案部门需要制定统一的元数据标准实现资源的互操作性，通过统一的标准化协议使异构信息变同构信鼠，为建立资源共享奠定基础。科学研究相比行政管理工作其领域更为复杂，涉及的元数据种类也更加丰富，如气象元数据、地理空间元数据、地质元数据等不同领域，并且每个领域又会细分更加详细的元数据类型，所以档案部门在制定电子文件元数据标准时要充分考虑科研工作的 实际情况，不能简单参照公文的元数据标准或某一科研领域的元数据标准，要根据其特殊的科研领域、产生流转过程、用户利用需求等几个方面综合考虑。
科研归档文件的元数据主要包含三方面内容：一是科研业务工作数据库中已经设计的元数据，档案部门可根据业务系统设计情况自动捕获；二是科研过程中同步产生的元数据，如在测量海洋要素数据时，测点的水平和垂直位置、深度、温度、盐度、流速、表面风速、仪器设备等也要同时获取，这些元数据会根据科研项目的不同而随时变化，需要在e-Science相关应用系统中自动捕获。三是对信息进行维护、管理过程中补充的元数据，在电子文件信息归档后档案部门根据需要而形成的元数据，如对项目――课题――案卷――文件这种层级关系的说明，在相关课题或项目间建立的连接等。如果能保证上述三方面元数据的获取，则能够较全面地记录科研业务整个过程，将异构信息集中式管理，建立互联互通的资源利用模式，并在此标准基础上避免大量冗余数据的堆积。
3 要规范归档流程，贯彻全程管理的理念
电子文件的全程管理是全面、系统、过程的管理，这一原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在整个生命周期受到严密的控制。科研电子文件的管理必须遵循全程管理的原则，从文件产生之时到永久保存或者销毁的整个生命周期中进行全程管理，在e－Science环境下科研项目涉及更多的管理要素、更复杂的管理流程，如何将这些内容合理统筹、保证流程的无缝连接，需要档案人员重新认识，将全程管理的原则和理念贯彻其中。
科学研究活动的流程一般包括立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用五个阶段，在这一系列过程中档案人员需要合理规划电子文件归档管理流程，提供嵌入式的服务，避免因不同管理单位造成的条块分割。所谓嵌入式的服务首先是科研过程的嵌入，要争取提供全程的、持续的、深入的嵌入服务，对科研过程中生成的各种信息资源进行收集与管理，并在资源整合的基础上提供嵌入式资源服务，Ee-Science的开放环境下将归档与利用密切结合，发挥档案资源必不可少的作用。其次是档案人员的嵌入，档案人员要嵌入到科研项目中，成为项目的重要信息管理者，在全面了解科研进程的同时，动态跟踪科研的发展和科研信息的生成。这种环境下，档案人员的角色也发生了相应变化，他不仅是归档的执行者，更是监督者和管理者，不仅要对档案资源进行管理，更要允人到文件、科研业务流程的管理中，要全面参与、严格控制、把握关键环节，从而强化在文档一体化流程中的作用。
e―Science的快速发展给科研档案收集归档提出了挑战，同时也为我们实现资源整合提供了机遇。档案部门必须抓住这一机遇，充分认识科研档案工作的新环境，思考电子科研信息的归档，保存记录全面的、系统的过程信息和成果信息，并充分整合科研档案信息资源，为科研发展服务，为社会发展服务。
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