【浅谈国际工程项目中货物出运管理】 将购买的货物用于下列项目
时间：2019-05-20 03:33:15 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要：在每一个国际工程项目中有一个最基本的也是必须的环节，货物出运。货物出运管理的好坏直接影响项目进度和工期，项目成本以及项目质量等各方面。本文以一个实际执行的国际工程项目为背景，从实际中总结了关于货物出运管理方面的一些经验，愿与同行共同分享这方面的体会。
关键词：货物出运管理；国际承包工程；监造计划；报关；港口监装；第三方检验；发货时间；海关检验；订舱；商检；集港通知
中图分类号：F560.84 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）18-0056-03
0 引言
随着上世纪改革开放以来，我国大型出口企业从简单的设备出口逐步转型成为以承包国际工程为核心业务的工程公司，在全球各个领域承揽着不同的工程项目。在这些复杂多样的国际工程项目中，通过几十年的实践，我们也摸索并引进了很多关于如何进行国际工程项目管理的先进理论，系统地学习并将项目整体管理、范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理以及采购管理①等理论知识应用于管理国际工程项目中。但是，本文涉及的是每一个国际工程项目都包含的也是必须经历的工作环节-货物出运管理。在工程项目管理领域，这一环节还有待于得到进一步重视和关注。
货物出运管理有别于简单的进出口贸易中的出货环节。在一般出口贸易中，出货过程比较简单，主要是出口商与国内厂家签订订货合同后，组织厂家生产并按照要求将货物送到指定港口，然后找国际货运代理将货物送至船上出运至目的地。但是，一个国际工程承包项目中的货物出运管理绝非如此。本文以一个真实的正在执行的国际工程为基础，浅谈对货物出运管理的一些想法。从几个方面阐述货物出运管理的作用及实践中的运用。
1 货物出运管理的地位和作用
1.1 货物出运管理是保证项目工期的基础 国际工程项目中，货物出运管理的好坏直接与项目是否如期完成有着密切的联系。显而易见，如果货物出运延迟了，那么货物到达现场的时间、设备安装的时间、调试的时间都会相应地推迟。而且如果此设备又是关键路线上（CPM）的设备，那么出运此货物延迟的时间等量于项目工期延期的时间。所以说能够及时组织厂家出运货物是保证工期的基础。
1.2 货物出运管理与项目成本密切相关 按照项目施工进度计划出运货物也是控制成本的重要因素之一。只有按计划出运才能最大程度地控制生产成本，运费成本以及避免延期罚款。因为在签订合同时的预期原材料价格、其他制造成本、内陆运费以及海运费价格、港杂费价格等已经确定，一旦出货延期，上述因素都可能变化，从而增加控制成本的风险。而且延迟交货还会面临业主延期罚款。
1.3 货物出运管理为项目质量提供保证 在货物出运管理中，通过派遣技术监造人员赴工厂监造，对设备/产品技术性能和生产质量把关，保证项目质量，减少质量隐患。
1.4 货物出运管理是项目文件管理的重要环节 工程项目中的文件管理是每一个工程项目容易疏忽的问题。一个项目完成后，保存下来的过程文件是宝贵的财富。在货物出运管理过程中，要求厂家提供原始文件如检测报告、设备使用维修手册、图纸等文件，为将来项目的安装调试提供基本保障，并对以后的类似项目提供了宝贵的借鉴。
2 货物出运的货物管理
在详细阐述货物出运管理之前，首先介绍货物出运管理流程。如图1。②
2.1 监造计划 货物监造计划的起点以合同生效之日起，到合同交货时间为止。原则上，监造计划不是以每一个制造厂家为基础，而是已发运批次为基础制定。首先根据签订合同的交货期统一分类；然后按照项目初期的出运计划进行核定调整制定每一批次的制监造计划；最后落实监造人员。监造人员分两种:一是技术监造人员，二是商务监造人员。技术监造人员主要负责生产质量、设备技术性能检验以及合同明确的供货范围。商务监造人员负责生产进度，包装，落实商检，陪同第三方检验以及厂家随机文件。例如：制定某项目第十批发货监造计划。统计第十批出运的设备，厂家，地点，监造时间，监造人员，分几次监造等。如表1。
2.2 设备厂家管理
2.2.1 生产进度管理 监造人员赴工厂监造时，首先要了解与厂家签订的商务条款及技术附件的内容。商务监造人员需要了解合同规定的工期、进度计划、付款进度以及罚款条件。根据厂家的进度评估最早及最晚发货期，并提交正式工作报告。如预期厂家拖期迟交货将情况，分析原因并立即协调厂家排产人员重新制定赶工计划，保证按期交货。
2.2.2 订货范围管理 根据与厂家签订的采购合同技术附件，技术监造人员要了解厂家的供货范围并赴厂家及时提醒容易疏忽的部分。例如：根据合同规定，厂家需要提供设备连接电缆。而厂家实际生产过程中忽略了电缆的采购，技术监造人员提醒厂家后，厂家才进行采购。但是电缆属于出口商检产品，还需要安排商检，从而导致交货延迟。为了避免这种情况的发生，技术监造人员应根据生产进度计划及早赴厂家监造。为了提高效率，技术监造人员可以采取短期多次监造方式。
2.2.3 质量管理 技术监造人员的主要责任是依据签订合同的技术附件对设备的制造质量进行监造。对生产过程和生产结果要进行照片记录。
2.2.4 文件管理 商务监造人员要根据合同条款向厂家列明文件清单以及需要的份数，提醒厂家尽早开始准备。这些文件主要指随机单据。随机单据的具体内容在后面的章节中有详细描述。这里重点提一下装箱单的制作。装箱单通常是根据业主要求格式编制或出口企业自行编制。目的是为了让现场的业主方开箱验货时能够清楚快捷地完成点货和验收。所以装箱单的填写非常重要。实践过程中，经常发生装箱单与实际货物不符的情况，造成货物验收的困难。所以商务监造人员应该辅导并监督厂家填写合格的装箱单。而且商务监造人员应尽早确定初步装箱单，以便定船。 2.2.5 包装管理 商务人员赴厂家要进行包装指导。首先，检查包装是否符合设备进行海运及陆运的要求。例如：监督检查包装材料是否符合标准。木箱包装要求的包装材料是1厘米厚的复合木板。而厂家为了节省包装成本将包装材料换成了0.7厘米厚的复合木板。在港口装卸时包装破损，导致设备损坏。
其次，控制包装及运输成本。有些情况下，厂家装货时为了简单省事，将一个部件装在一个木箱内，造成木箱空间的浪费，提高了陆运及海运成本。或者某些机械设备可以裸装，厂家因没有经验进行了木箱包装，即造成起吊困难又浪费了包装费用。
最后，检查包装运输标志是否和实际货物相符。在实际发货过程中，经常发生运输标志的货物名称或体积或箱号与实际不符。
2.2.6 检验管理 商务监造人员，在赴厂家监造时要了解设备是否需要商检。如需要则尽早提醒厂家联系当地商检机构并了解需要准备的文件。尤其是出口企业需要向当地商检机构提供的文件，以便及时提供。
商务监造人员还要陪同业主指定的第三方检验人员赴厂家进行出货前的检验。
2.3 货运代理管理③
2.3.1 确定船期 出口企业与厂家签订采购合同以后，将初步的货量提供给货运代理（简称货代），要求货代提供初步船期。根据初步船期和监造计划最终核实此批发运货物的最晚交货期。根据监造人员提供的最晚交货期，确定船期。
2.3.2 运费 出运方式通常有两种：一是集装箱出运，二是散货出运。
在选择集装箱出运后，有出口企业专门负责出运的人员按照货量制作初步集装箱配载图。然后与货代的配载图进行核对，选择更加经济的配载方案。
在选择散货出运时，应该尽量避免产生超大超重件的发运。因为超大超重件的起吊费非常昂贵，提高了运输成本。在海关进行散货打尺时，出口企业监装人员一定在场。因为打尺是散货计算运费的基础。即使打尺时有较小的误差，也会使运输成本有很大程度的提高。例如：实际尺寸为1m*1m*1m=1m3。如果打尺时，各边长多量了0.1m，则体积为1.1m*1.1m*1.1m=1.331m3。体积增大了0.331倍，运费成本也相应增加33.1%。
2.3.3 约检 约检工作主要分为三方面。一是与第三方检验公司约检；二是与中国检验认证集团(简称CCIC)约检；三是预约海关查验。
首先，根据货物出运监造计划确定交货期后，提前一周安排第三方检验公司赴工厂进行检验。第三方检验的内容主要包括包装箱外观及包装箱内部检查，检查单货是否一致，检查质量文件是否齐全以及是否符合规范、设备焊缝质量以及表面喷漆情况等。例如：第三方检验人员一般会拿卷尺测量木板厚度。如果木箱厚度达到了1cm以上就符合要求。其次，货物集港后，向港口的中国检验认证集团（简称CCIC）申请货物检验，预约检验日期。通常确定船期后，向厂家发集港通知。在集港过程中，在港口进行接收货物手续。如因装卸时造成包装损坏，则立即协调有关部门进行损坏确认，并处理情况。如果仅仅是包装破损，设备本身为遭到损坏，则在港口处理。若包装损坏导致设备本身损坏则联系保险部门进行解决。CCIC检验分两种情况进行。如果货物出运方式为集装箱发运，则需要对所有做过商检的设备进行集装箱装箱过程监督。如果货物出运方式为散货出运，CCIC检查木箱上是否贴有商检批号。CCIC检验过程中会抽查开箱检验。最后，预约海关查验。海关查验部门将会查验包装标识与报关单是否一致。对一些质疑产品进行抽检并送至海关检验中心。一旦出现抽检情况，过程比较繁琐耗时，严重影响货物出运。因此为了避免这种情况的发生，在确定装箱单后，报关之前应清楚地了解货物归类及相应的海关HS编码。认真了解和熟悉《中国海关报关实用手册》。
2.4 港口管理
港口管理是货物出运中的最后环节也是最容易忽视的环节。做好港口管理是保证货物是否完整无损地达到目的港的重要保证。主要分以下四个方面：
2.4.1 查点货物 在货物及港以后,出口企业的监装人员要到港口根据装清单对货物进行一一清点。防止出现漏货、丢货情况的发生。
2.4.2 包装检验 虽然监装人员在监造期间对厂家进行了包装指导，但是不可能避免运输标识出现各种问题。例如：字母拼写错误、箱数错误以及产品名称错误等。所以在港口的监装人员需要在货物集港后进行检查并及时修改。发现包装有轻微变形或轻微破损的情况立即在港口进行修补。
2.4.3 监装装卸损失索赔货物从港口装运至船舱时也会发生装卸失误造成的包装或设备损坏。根据损坏的具体情况进行港口处理或由保险公司介入定损解决。具体措施如下：
①监装人员立即拍照片收集证据。②立即找供货厂家派人评估技术使用性。可否继续使用或回厂修理。③如果需要回厂修理，受损换货，则立即联系保险公司进行定损。④如果损坏情况不严重，则联系港口相关部门协商解决赔偿事宜。
3 货物出运的单据管理
货物出运单据在工程项目中也是非常重要的，尤其在安装调试阶段。货物出运单据是否完善直接影响安装调试工作能否顺利完成。做好货物出运单据管理能够为项目今后避免很多后患。
3.1 厂家货物单据-随机单据 根据项目的不同，对外合同中规定的随机单据也不尽相同。但是，通常包括设备/产品出厂合格证、检测报告、详细装箱单、设备/产品使用维修说明以及图纸等。在货物出运前，敦促厂家准备好随机单据与设备一起出运。同时，要求厂家向出口企业提供相应份数的原始单据，由出口企业存档并发到项目现场使用。
3.2 报关单据 由出口企业将设备/产品申报要素说明、报关单、箱单、发票等文件交货代进行报关申请。
3.3 商检单据 对于需要商检的出口设备，厂家需要在当今商检机构办理商检。通常情况下需要出口企业提供箱单、发票、对外合同、出口企业营业执照、对外承包工程资格证书以及报检委托书等文件。
3.4 议付单据 议付单据的准备是出运货物管理中最后环节也是最核心的环节。因为议付单据是否符合合同规定或信用证（L/C）规定，直接影响是否能够按时收汇。通常议付单据包括提单、箱单、发票、产地证、船公司声明、运费发票、第三方检验证书等。为了能够及时收汇，在准备好议付单据后，复印一套存档，彩色扫描电子版存档。同时，发给业主扫描件通知业主准备向银行赎单议付。
以上是通过实际执行某国际工程项目过程中总结出的关于货物出运管理的一些看法。也许有很多欠妥或不完善之处，将在今后的项目实践中不断改善提高。
注释：
①卢有杰，王勇（译）.《项目管理知识体系》，电子工业出版社，2008年3月，第58-59页.
②河柳.《国际货运代理实务》，人民交通出版社，2007年9月，第48页.
③朱春瑞.《杰出跟单员工作手册》，中华工商联合会，2007年1月，第212-228页.
参考文献：
[1]曾戈君.国际工程项目管理模式及其应用研究[D].西北工业大学，2004.
[2]孙瑛璇.国际工程承包项目的风险及管理[D].对外经济贸易大学,2007.
[3]唐一中.国际工程市场进入模式分类和选择模型研究[D].同济大学,2008.
