档案管理制度 [小议档案管理和企业文件在计算机技术中的运用]
时间：2019-04-25 03:38:10 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要：计算机应用到企业的管理事项中去，能够真正将企业内部的复杂的事项进行系统地关注，把握在进行人力资源与经济管理事项中发现的部分问题进行研究，使重点的事项能够不断突出出来。档案管理和企业文件分别经历了以下三个阶段：计算机技术分别应用的阶段、计算机技术综合利用的阶段与电子文件阶段。本文依照计算机技术应用于企业现行文件与档案管理工作的环节、职能以及运作类型的不同，介绍其不同的几个发展阶段。
关键词：计算机技术；档案管理；企业文件
中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 06-0087-01
为实现企业文件与档案管理在不同阶段与时期对文献资源的信息共享与信息交换，减少重复输入数据的操作，同时规范各个子系统的数据接口，要求企业加强对现行文件与档案管理工作中对计算机技术的应用，开展技术研究，致力于开发出一套执行一体化管理的软件系统。将历史性的文件进行有效地的研究，真正将内部的文献进行良性管理，使自己的建设事项能够在计算机的整体控制下能够被整合起来，使企业内部文件的真实性与完整性不断提升。
一、整体的技术分析研究
1.企业文件管理技术分析。企业文件对计算机技术的应用始于管理信息系统（Managing Information System，MIS）在企业内部的建立。这一系统有两个方面的含义：
（1）这个管理信息系统得以建立，要依托在企业职能管理系统的基础之上。MIS的建立，一般来说，先要选取较为优良的会计电算化软件进行运用，把握其中的重点事项进行有效地研究，使建设性的管理系统能够不断强化，在进行会计事项的正确流程演绎过程中，一定要注意对其中的各项数据进行有效地关注，把握在原始凭证、票据中的数据的真实性与完整性，在进行整体性的数据输入过程中，一定要将整体性的数据库建立起来，把握对其中较为优良的建设环境的完善，真正将会计电算化内部的整体环节进行完善巩固。
（2）真正将企业发展建设过程中的筹资事项、投资建设与建设中造价事项进行综合施用，使其中的建设能够不断进行强化，把握对企业经济活动中的各个重要的事项能够在网络化的信息建立过程中不断完善。
2.计算机在档案管理中的运用。加强档案管理的具体实施原则，将内部的人力资源、经济业务的档案数据进行有效研究分析，使其数据能够在渗透过程中，保持一致性。主要分为以下三类：
（1）利用计算机进行档案检索工具的编写。这项工作首先要按照著录项目构建存储数据库，将数据库进行完善的建立，但是一定要注意各项数据都是真实的、完善的，在进行提取施用过程中，要按照相应的目录进行有效提取，使其能够为今后的经济、人力资源发展方向提供条件。
（2）借助计算机开展档案检索。对原件进行提取检索过程中，要利用计算机中的各个细节进行利用和掌握，真正将内部的信息进行有效建立与提升。在此过程需要使用计算机进行检索操作。
（3）借助计算机完成档案管理中的各种数据与情况的管理与统计，在进行统筹管理过程中，将入库与出库的各个数据事项能够建立起来，把握较为精准的统计、审核的状态，进行自行建立，使其中的数据进行有效排列组合，并且不断进行自我的完善强化，为今后企业的发展提供较为优良的建设条件。
二、两者联合施用的技术分析
企业文件和档案管理在不同阶段与时期对文献资源的信息共享与信息交换，减少重复输入数据的操作，同时规范各个子系统的数据接口，要求企业加强对现行文件与档案管理工作中对计算机技术的应用，开展技术研究，致力于开发出一套执行一体化管理的软件系统。现如今，有不少企业已经通过自主开发或购买而配备了一体化的文档管理系统软件，实现了对企业文件与档案的综合性管理。此阶段与第一阶段主要区别就是在档案管理子系统上建立了一个端口，把握较为优良的管理办法，在进行管理过程中，使计算机能够建立完善有效的系统数据库，使真正能够使数据提升的建设事项不断强化，真正将企业内部的建设理念进行渗透，使其数据能够不断完善地进行渗透建设。
三、企业文件的电子文件管理事项研究
对于电子文件的理解有许多种解释，在进行有效地认识过程中，应该建立起较为完善的系统，使电子文件能够在生成过程中，将内部的各项数据进行完善地体现，并且要真正认识电子文件的特点，就必须弄清其与机读文件的差别，两者间的主要区别见下：
1.生成的环境不同。机读文件指能被计算机的输入装置读取的文件。机读文件的读取通常分为两种，其一，指信息从某个存储区读至另一个存储区；其二，指计算机系统从某一类型的记录媒体，比如磁盘，读取信息。因此，识别与复制是机读文件主要的特点。
2.管理模式不同。对机读文件进行管理的模式是对企业文件与档案手工管理程序与方法的模拟，没有本质变化，而对电子文件进行管理的模式则是基于管理方法与现代计算机技术高度整合的基础。
3.存在的具体形式不一样。电子文件就是依据网络技术中的高科技技术进行系统连接，在进行远程传输过程中，能够不断进行自我的强化，并且电子文件的时效性、准确性都是较高的，是能够体现完整性与真实性的属性的。
4.管理者构成不一样。原有文件管理事项中，主要就是由管理人员进行数据的管理，把企业内部的档案及原有的各项零散数据进行整合，在控制过程中，由独立的管理人群进行建立分析；但是目前的电子文件主要就是以计算机维护管理人员进行管理建设，真正将企业的数据建设事项进行了有效地统计，使整体性的数据能够不断进行提升。
四、结语
正文对三个阶段进行的划分，并不是简单的依次替代，而是依据类型进行的区分。因为，在现代企业对计算机技术的应用并未完全到位的背景下，这三个不同的阶段倾向于长期并存。对计算机技术进行全面的提升，真正将创新的技术进行有效利用，在进行企业公司内部的自主创新事项进行研究，把握经济市场中的有效元素，使计算机能够进行对企业内部的整体事项都进行有效地渗透。
参考文献：
[1]张力.档案管理的跨越——计算机技术应用给档案管理带来的变化[J].科技档案,2006,3
[2]黄春艳.浅谈在企业文件和档案管理中计算机技术的应用及保存方式[J].黑龙江史志,2009,7
[3]杨丽君,杜秀华.计算机技术在企业现行文件与档案管理中的应用[J].内蒙古电大学刊,2008,3
