如何做好房产档案保密工作
时间：2021-04-24 20:01:19 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
房产档案是房产登记管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属工作中，直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等历史记录，是城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据，是处理房产纠纷、城市拆迁规划的主要依据，是城市建设和管理的基础，它已成为整个社会资源的重要组成部分。房产档案包括原始登记凭证和房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息，其本身存在固有的保密性，随着档案开发利用的不断深入，其保密工作凸显得尤为重要。笔者从就如何做好房产档案保密工作，确保档案安全阐述几点粗浅的认识。
1、加强档案设备和制度管理，保证档案实体及其信息的安全
1.1加强档案库房安全管理。房产档案原件是唯一的不可再生的档案信息载体，因此确保档案库房的安全才能保证档案实体及其信息的安全。首先要加大对档案库房及其标准化、规范化的管理与投入，如档案库房的选址及其设计必须符合国家对档案馆建筑设计的规范要求，必须配备“三铁八防”、消防系统、防盗报警系统、去湿机、空调机等设施设备；其次是建立并认真实施一套严格的行之有效的管理制度，如库房安全管理制度、库房消防制度等，有效的杜绝安全隐患，确保档案库房及档案实体的安全。
1.2制定严谨的档案保密制度。依照《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》等有关规定，根据本单位实际制定房产档案保密制度，确定档案的密级、变更密级、解密及保密期限；明确档案保密纪律，如档案管理人员不得擅自复印、摘抄或传播档案信息，严格外借审批程序和查阅登记手续，严禁涂改、增减档案资料及带走档案等；明确奖惩规定，对保守秘密作出突出贡献的个人应予以奖励，对以权谋私等泄漏信息侵犯权利人利益的应予以处罚等。经过周密的思考，制定严谨的保密制度，激发档案管理员的工作热情，约束档案管理员和查档人的行为，从而达到有效保密纸质档案信息的目的。
2、建立安全的房产档案管理系统，杜绝系统信息泄露
2.1严格执行国家有关档案安全保密等法律法规，认真制订房产档案管理系统建设方案和使用保密制度，做到严谨周密、万无一失，确保档案信息的安全。
2.2合理配置档案管理系统的设施设备，保证数据库及档案信息的安全。房产档案信息化建设工作初期，不但要考虑硬件和软件等设施设备的合理配置，更重要的要考虑数据库的安全保密配置。如配备内外网物理隔离设备、安装网络版防病毒软件和硬软件防火墙、采取口令加电子密钥登陆管理系统及完善的数据备份措施（如定期备份和异地备份等）等等，确保档案信息数据库的安全运行和档案信息安全传输，有效保证系统及系统内的数据不遭受非法访问、修改和病毒的破坏；
2.3做好档案管理系统权限管理，防止档案信息非法外传。档案信息的保密性决定了大量的信息只限于内部网络使用，因此要根据工作需要，严格执行内部工作人员的权限分配制度，工作人员只能在各自的权限范围内进行相应操作，严禁扩大查询范围；需要访问保密数据的人员，应严格按照申请程序，根据需要使用的时间予以开放访问权限，同时系统要有完整的访问使用记录，防止保密信息非法外传；如果要对档案信息进行修改，必须严格执行审批制度，授权者须按照系统内设置的工作流程进行修改；另外档案信息修改不能下载到终端用户及任何设备上进行，所有的保密数据必须统一保存在服务器上，系统应保存详细的修改日志备查，从根本上杜绝保密信息的泄漏。
3、制定档案查询制度，促进档案和谐利用
房产档案信息包含房屋的自然属性和产权人的个人信息等信息，因此房产部门在提供房产档案利用中，一方面要围绕广大人民群众和社会经济技术发展服务，一方面要依法维护房屋权利人及相关当事人的合法权益。因此要根据《物权法》、《档案法》和《房屋权属登记信息查询暂行办法》，结合本地情况制定切实可行的房产档案查阅规定，确定“能查”与“不能查”的范围，划分保密与公开的界线；根据查档人的身份明确需要提交的查档要件，如产权人本人查询须提交本人身份证和产权证原件，公、检、法、纪委涉案查询的应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证等；通过互联网公布房产权属档案保密和公开的范围及理由，争取利用者的理解与支持；在接待查阅和提供利用服务工作中，既要坚持原则，始终将档案保密安全工作放在首位，更要真诚相待，提供快捷、方便的服务，用人性化的服务促进房产档案的和谐利用，使房产档案产生更广泛的社会效益和经济效益。
4、加强学习和宣传，强化档案保密意识
4.1加强法律法规的学习。组织内部工作人员学习《中华人民共和国物权法》、《中华人民共和国档案法》、住建部《房屋权属登记信息查询暂行办法》及《房屋登记簿管理试行办法》等法律法规知识，树立法制观念，强化档案保密意识。通过学习，一方面使档案管理员牢固树立档案保密工作的责任感和使命感，切实站在国家安全的高度，严格执行档案安全保密制度，把安全责任意識贯穿于档案工作的始终，自觉约束自己和他人的行为。一方面使内部档案利用人员理解并支持档案管理员的工作，共同维护房产档案的安全。
4.2开展经常性的教育工作。利用业务学习、有关会议及各种节庆活动等机会，多渠道、全方位、经常性地宣传档案保密工作，把档案保密工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全保密意识真正深入人心，警钟长鸣，自觉做到未雨绸缪。
参考文献：
[1]邱文，浅析房产档案的利用及其隐.私权保护，城建档案，2015.09
[2]陈霞红，对房产档案利用的思考，城建档案，2011.10
[3]马吉花，如何加强房地产档案管理，内蒙古统计，2010.03
