办公自动化环境下文秘工作的影响研究
时间：2021-04-23 08:02:51 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要：随着信息网络技术的发展，办公自动化已成为现代文秘工作的重要组成部分，对文秘工作产生了深刻的影响。这些影响主要体现在：办公自动化提高了文秘工作的效率和质量，扩大了信息来源，实现信息共享，但同时也为保密工作增加了难度。文秘工作人员在新形势下，应提高重视程度，提升操作技能，增强信息敏感度，加强保密意识，更新服务理念，以积极应对办公自动化的不断发展。
关键词：办公自动化；文秘工作；影响；应对措施
一、引言：信息环境办公自动化条件下对文秘工作提出了新的要求
办公自动化始终围绕信息收集、交换、处理、存储的深度进行演变。在信息爆炸时代，信息量成几何级数增长，信息已实现货币化和资产化，信息即财富。而文秘工作的重心正在于对单位内外部各种信息的收集、整理、传达，通过对信息的处理，进行事务安排，供决策支持等。因此，办公自动化的发展无疑给文秘工作带来了深刻的影响。对于信息的处理已经成为现代文秘工作的一部分，它在减轻传统文秘工作压力的同时，对文秘工作提出了更高的要求，促使其顺利完成自我升级；计算机信息技术高速更新的特点以及适应文秘工作的要求，又加速了办公自动化系统更新换代，不断进行自我完善。二者呈现出相互促进，交替上升的态势。具体来说，当前信息条件办公自动化环境下对文秘工作提出了更新的要求：
（一）需要文秘工作者以更高的工作效率完成更高质量的工作
传统的办公环境下，工作效率和工作质量是一对很难调和的矛盾，需要人为的协调加以解决。办公自动化的运行满足了文秘人员对于效率和质量的双重追求。在传统的文秘工作中，文件的起草、修改等都是在纸张上进行，速度难以提升，且整个过程中难免发生错漏。利用办公自动化系统可使办公过程条理化、系统化，提高速度和准确性；其次，自动化办公系统借助计算机进行高效准确的数据统计。在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的；再次，会务工作方面，借助办公自动化系统可轻松完成会议安排。由于会务工作极为繁杂，千头万绪，传统办公环境下文秘安排会议常常力不从心，而利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需短短几分钟，使得文秘人员能轻松应付大量会议。最后，移动化的办公方式，使得文秘能够随时随地进行工作，对时间进行有效管理，把琐碎的时间利用起来，提高工作效率。
（二）需要文秘工作者以更高的专业素质处理更广泛的信息
自动化办公系统适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，文秘工作人员可以通过网络接触更多的信息，通过广泛涉猎，掌握大量情况，真正做到“眼观六路，耳听八方”，思考和解决问题的空间进一步扩展，使得他们有可能在做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。传统条件下，由于地理布局的原因，组织内各部门之间交流相对困难，形成一个个封闭的“孤岛”。信息“孤岛”最直接的危害在于资源的共享和反馈困难，是众多冗余、重复信息的根源所在，导致文秘的信息传播工作很难有效展开。“孤岛”的产生实质上是缺少一个统一、综合、开放的协同应用平台，无法实现信息资源共享。具有协同作用的自动化办公系统利用信息集成技术，提供统一有效的办公沟通平台，打破信息壁垒，为文秘工作人员与上下级部门工作人员进行实时沟通，破除信息交流上的死点、坏点。在文件的流转过程中，文秘工作人员可随时知晓文件的当前状态，及时反馈给当前处理人，使各个部门、人员之间真正达到协同并对流程进行控制和监督。另外，在共享信息的自动化办公平台上，文秘可轻松发布大量公共信息，如各部门组织图、各项规章制度以及上级领导指示等，省时省力。而这些在传统办公方式下，须打印成书面材料张贴或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，影响使用。
（三）需要文秘工作者转移工作重心，拓展工作职能
传统的文秘工作重心在于办文、办会、办事三个方面的内容，具体来说，主要有文书工作、档案工作、会务工作、信访工作、协调工作、保密工作、督查工作等。随着办公自动化的发展，文秘工作应将重心更多地放在智力运用上。新的形势要求文秘工作人员工作内容比传统模式下更加广泛，凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务都可以纳入文秘工作人员的职能范围。大量新型办公软件与设备产生使得文秘工作人员可以借助这些手段来扩展职能，如为了搞好公共关系，扩大企业的公共影响力，文秘要积极承担起本单位网站的主管职位，将本单位的简介和发展概况等宣传信息放在网站上供公众浏览，及时有效地收集本单位的最新信息，定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。文秘工作人员工作职能的扩展减轻了领导的负担，使事务即得到解决，提高了组织办事效率，加深了文秘工作人员为领导参谋助手的作用，实现了文秘工作人员自身的价值，使组织朝着更加有利的方向发展。
（四）需要文秘工作者提高安全意识，强化信息保密工作
由于工作性质，文秘工作人员日常接触大量机密文件，一旦泄露，很可能会给领导甚至整个组织工作造成极大的被动，造成无法估量的损失。办公自动化的环境下，文件档案的传播渠道日益增多，窃密手段也日益现代化，各种信息载体都可能成为“黑客”攻击的对象，防不胜防。随着网络规模扩大，数据共享的程度越来越高，单位内部信息交流日益频繁，一些单位的数据库要与国家甚至更大范围的网络紧密联系，使得泄密变得更加容易。其次，对电子形式存储信息的修改和增删极为容易，且可进行无痕操作，成为信息安全的又一大隐患。因此，如何更好地保守机密，成为文秘工作人员必须高度重视的一个话题。
二、信息环境办公自动化条件下文秘从业人员的发展思路
（一）文秘从业人员要强化学习，提升信息化条件下办公业务的操作技能
办公自动化促进了人们观念的转变，以文秘招募这个环节来说，以往用人单位可能会倾向于选择字写得工整漂亮的人员来担任相关职位，现在则更A倾向于将工作岗位交给那些办公自动化人员。一项调查显示，近80%的企业十分看重文秘从业人员的办公自动化操作能力。对于文秘从业人员来说，办公自动化也改变了他们的观点，能否使用和驾驭办公自动化操作，使他们首先要考虑的事。作为文秘从业人员，不仅要学习文秘工作的业务知识，更要主动加强办公自动化理论学习，完善自身知识结构。首先，文秘应积极参加办公自动化方面的培训，熟练掌握办公软件的操作，使其能够在日常工作中得心应手；其次，应有刻苦钻研的精神，加强办公自动化系统中信息管理、决策支持等更高层次的应用学习，并在实际信息工作中加深运用；最后，在条件充裕的情况下，应积极向网络、计算机技术专业方向努力，配合实际工作的需要，进一步完善办公自动化系统，以使系统更加符合日常工作的需要。
