浅谈办公室工作应注意事项
时间：2021-04-23 04:02:00 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：办公室工作是所有工作中的重中之重，其工作内容复杂，工作范围广泛，工作要求准确性高，所以办公室工作人员具有极大的责任感和义务意识，以顺利开展办公室工作，协调内部各个部门之间的工作，提升企业工作效率。下文就办公室日常工作的注意事项展开论述，以規范办公室工作内容，提升办公室工作的有效性。
关键词：办公室；工作；注意事项
文章编号：1004-7026（2017）24-0135-01 中国图书分类号：C931.4 文献标志码：A
1 收文件
办公室需要将外部邮寄、与其他部门或者企业进行交换的文件或者是外出进行开会培训所带来的文件进行检查，保证其是企业所表明由企业签收的文件基础上进行归类并交给相应人员负责拆阅并登记。
办公室人员携文件外出进行交换，需要合理对文件进行保存，并且保证文件的安全性，不能携带文件进入与公司无关的任何场所。
办公室在批阅文件的过程中，不能横传企业文件，要区分文件内容，对文件中的批示、承办人、承办意见等都需要掌握仔细。
要进快对收到的文件进行处理，对于需要文字材料的文件，办公室工作人员需要对其进行备份，让有关部门进行阅读了解，以便做好相应的准备工作。
及时对文件种类和数量进行整理汇编，保证其能够随时查阅并防止文件丢失。
2 发文件
保证文件内容具有实际意义，减少文件内容的重复，减少不必要文件的发送所浪费的资源和时间。
将需要请示的事件与企业相关部门的报告合理划分，并保证请示的事件中只能包含一个事项。
发文件的过程中，需要严格按照相关规定，要由专门人员负责拟定稿件，继而交由部门领导进行审核，并在获取签字同意之后进行稿件内容的审核对照，最后再由单位领导负责文件的签批。
要保证文件内容的规范性，以确保企业的形象。提升文件写作内容的质量和水平，从而确保文件内容能够吸引阅读人的注意。
发文件之前要对文件内容进行仔细阅读并查证，减少文件内容的错误，还需要保证文件必须有企业的印章，确保文件能够具有一定的约束力。
3 印章
办公室人员要合理保管印章，遵守企业的各项规章制度，合理对印章进行管理。对于印章的使用需要配备相应的审批条例，保障印章的合理使用。
4 会议
在会议通知过程中，办公室人员需要在通知中明确会议所召开的具体时间、会议召开的地点、会议的大概内容和相关人员，若是会议内容具有一定的秘密性，办公室人员需要对参加会议的人员采取电话或者直接转述的形式进行通知。
在对会议地点进行布置的过程中，需要明确会议的内容，保证会场的干净、整洁、简约，一般会议的桌签应以浅黄色为主，正式会议需要以粉色为主，喜庆的企业年会可以采用红色桌签，根据会议内容不同合理选择会议桌签，在安排会议座位的过程中，应该按照需要参加会议人员的职务、所处部门进行合理安排，保证不同部门人员可以针对不同的会议内容进行及时的讨论。此外，办公室人员还需要对会议中需要使用的电子设备和麦克风等声音传导设备进行检验，保证其质量符合标准，从而杜绝会议因为杂事大量浪费时间的状况。
办公室人员需要在会议召开之前合理准备会议的相关资料，要保证与会议内容相关的资料能够合理分配到不同人员的手中，需要针对参加会议人员的不同，对不同材料进行合理分组，还要准备好相应的汇报材料，材料内容布局排版应整洁大方，从而保证会议的正常进行。
5 保密工作
办公室涉及企业重大材料的收集与管理，是企业不可或缺的重要组成部分，所以办公室的保密工作尤为重要，随着互联网的不断发展进步，网络安全隐患逐渐威胁着企业的安全，由此可见办公室在进行相应的保密工作过程中，不能将重要保密文件通过互联网络进行发送，对于相应的纸质的机密文件，办公室人员需要合理保存，不能随意复印和扩散。针对计算机中存在的企业机密，办公室人员需要设定相应的防火墙和密码保护，还需要加强对领导人员和工作人员的文件安全意识教育，杜绝其因为无意而导致企业重要资料泄露的情况发生。
结束语
办公室工作大到保管公司重要机密文件，制定企业相关策划案，小到布置会场，组织秩序，传达命令，由此可见，办公室是企业运营中不可或缺的部门，所以办公室人员需要对收文件、发文件、印章、会场、保密工作的相关注意事项进行详细的了解，以减少办公室工作纰漏，促进企业的发展进步。
