邮件合并工具栏是灰色的_使用工具栏完成邮件合并
时间：2019-05-16 03:13:04 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
【摘 要】日常工作中会制作大量的类似信封、成绩单之类的具有相同文字，又有不同信息的文档，而这些文档的大量信息可能在员工信息、学生信息这样的数据表中保存，邮件合并就是将可变的数据源和一个标准的文档相结合的过程。工具栏的使用较邮件合并向导的使用更快速方便，本文介绍了邮件合并工具栏的基本使用方法。
【关键词】办公自动化 邮件合并 工具栏
【中图分类号】G712 【文献标识码】A 【文章编号】1674－4810（2012）13－0177－01
邮件合并是办公过程中非常实用、快捷的工具，也是Office提供给用户各个组件综合使用的数据管理和应用的办公自动化功能。使用邮件合并可以减少复制、粘贴重复性的工作，也减少了差错的出现。
邮件合并在办公中常用于制作固定文档和可变数据，这些可变数据又可以由某一数据管理软件统一管理的批量处理的文档，如单位每月发放的工资单，学生每学期的成绩单或是邀请函等。我们通常创建邮件合并的方法有两种：一是使用邮件合并向导；二是使用邮件合并工具栏。
在邮件合并向导中共有六个操作步骤，分别是：选择文档类型、选择开始文档、选取收件人、撰写信函、预览信函链接、完成合并，用户可根据向导手把手提示下一步工作，快捷地完成合并操作。
其实，使用邮件合并工具栏更加方便和容易，首先在合并之前要把“邮件合并工具栏”准备好，“视图”——“工具栏”——“邮件合并”或者“工具”——“信函与邮件”——“显示邮件合并工具栏”都可以打开。
我们来分析邮件合并的基本过程，按向导工作的方式我们可以分成四个操作过程：
一 建立主文档
主文档可以看做是有固定不变的内容模式、固定内容的一部分，我们在Word中完成这一部分的工作，在“邮件合并”工具栏的第一按钮“设置文档类型 ”可根据要建立文档的需要选择不同的类型，如信封、标签等，这时文档的页面会发生变化，输入要保持不变的内容即可。
在这里可以设置内容的格式，因为插入进来的数据源是不带格式的。
二 准备好数据源
数据源用来产生变化的内容，所以要和要变化的内容相吻合，可以使用我们原有的表格和数据，如老师保存的学生资料，公司里职员的信息表等。但是要注意做为数据源的表格不能有标题栏，否则在下一步操作中会出现问题，表头字段最好与变化的内容一一对应，便于插入。
数据源可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
前两个过程都是准备过程，前后顺序可以改变，只要两个内容都准备好即可。下面的工作就要使用“邮件合并”的工具栏了。
三 插入合并字段
这时的工具栏只有两个按钮可用，一是“设置文档类型 ”，一是“打开数据源 ”，选择“打开数据源 ”按钮，找到我们数据源保存的位置，Excel工作表要选择相应的工作簿，这时就会发现工具栏刚才不可用的按钮已经可以使用了，说明我们的主文档已经和数据源建立了关联。
“插入域 ”按钮完成的是邮件合并的最主要的工作，因为在这里我们要完成把数据源中相应的字段插入到主文档合适的位置，光标确定好要插入的位置后，选择“插入域 ”按钮，找到要插入的字段依次插入，要注意这里域的插入打开一次对话框只能插入一个字段。
插入的域都用“《》”符号扩起来，还可以利用“合并域底纹 ”显示，底纹的颜色也是不一样的，便于突出合并的域和文档中的不变的内容的区别。
这时使用“查看合并数据 ”，可以看到刚才主文档中带有“《》”符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的内容，单击工具栏的 按钮可以浏览其他的记录内容，这时就可以看到变化的内容和不变的内容已经组成了一个完美的文档，而记录的份数是由我们数据源记录的条数决定的。
确认没有要改动的内容就可以进入最后一个步骤。
四 完成合并
“检查错误 ”按钮，在对话框中选择“完成合并，出现错误时报告并暂停”选择项，如果有错误就会暂停，并给出错误报告，如果没有错误，即完成了邮件的合并。
完成合并可以有多种方式，最常用的有两种，一是直接选择工具栏“合并到打印机 ”，选择打印范围直接得到书面上专业文稿。二是这些文档要在计算机上保存可以选择“合并到新文档 ”，可以另取一个文件名保存起来，需要注意的是合并以后的文档和产生它的主文档、数据源没有关联，改变主文档和数据源的内容不会影响到该文档。
还可以根据自己的需要和计算机的设置选择“合并到电子邮件”或“合并到传真”同样简单，易于使用。
一条工具栏，几个小按钮，几分钟时间我们就可以发挥邮件合并的神奇功能，还可以利用“插入Word域”进行更高一级的设置，例如可以考虑怎样在一页显示多条记录或是用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件。
邮件合并还可以制作带有照片的胸卡、工作证等，有了使用工具栏完成邮件合并的基础，就可以根据实际工作的要求，合理地应用于操作中，大大地提高我们的工作效率，使办公过程更加简单快捷。
〔责任编辑：李锦雯〕
