英语作文邮件模板【浅议加强电子公务邮件的管理】
时间：2019-05-01 03:15:33 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
【摘 要】目前电子邮件在各企业已广泛普及应用，但随之而来的各类纠纷也逐渐增多，涉及电子邮件证据的案件时有发生。近期，苹果与唯冠之争闹得沸沸扬扬，引起世人普遍关注与热议。据悉，双方争论的焦点即iPad在中国大陆的商标使用权归属问题。苹果将此案涉及的数十封与唯冠来往的历史商业邮件，作为“呈堂证供”对外发布，并声称美国及香港法院已经认可相关举证，并支持其商标拥有权主张。此次纠纷事件已告诫我们，企业必须加强电子公务邮件的管理。
在企业日常工作和商务活动中，电子邮件已和电话一样，成为必不可少的通信手段。企业日常业务往来、业务流程审批、甚至商务合同及付款相关事宜，均通过电子邮件进行交互。随着企业规模的壮大，日常办公的电子邮件数据量也将成倍递增。电子公务邮件如何合理、有效的地进行有效保护、合理利用，已成为企业必须考虑的问题。
一、电子邮件的概念
电子邮件的定义目前有两种类型：一种是技术型，即从计算机和信息技术的角度去定义，是指通过电话线或微波连接的终端之间以电子方式发送和接收的信息。电子信息的附加成分（包括附件、传输记录等）是电子邮件整体不可分割的一部分。另一种是文件型，即从文件的角度对电子邮件加以界定，是指记录人们在办理公务和交流信息过程中通过电子邮件系统经由网络加以传递和使用的电子文件。
二、电子邮件在公务活动中的作用
1、电子公务邮件是一种高效、便捷传递手段。它能迅速为公务活动快速传递电子文件和承载电子公务信息，往返于局域网、广域网、因特网；可以满足员企业员工、企业与客户以及企业与供应商之间多角度快速传递、获取公务信息的需要。为公务活动起到上传、下达、左右沟通的作用，同时还大大提高公务的办理效率。
2、电子公务邮件是企业公务活动的真实记录，它可以作为法律证据，具有法律效应。目前，电子邮件在诉讼中发挥凭证作用越来越重要，它已经在各种法律诉讼案中得到广泛应用，包括劳动争议，盗窃公司秘密情报、合同纠纷等。
三、电子公务邮件管理的难点
电子邮件是现代通信手段和新的文件形式，如何对电子公务邮件进行有效的管理，目前仍然还是一个难题。主要包括以下几点：
1、相关的法律法规、管理制度、管理流程等尚未建立或完善，电子信息流中鉴别电子公务邮件存在很大的难度。
2、电子公务邮件的发送、数据保留及管控等方面未采用相关措施，现有的电子邮件的管理混乱，存在巨大风险。
3、电子公务邮件在企业里广泛应用，所以产生的电子邮件数据量也日趋庞大。目前企业并没有一个完善的电子邮件数据管理系统对企业日常往来电子公务邮件进行统一管理。
4、电子公务邮件未能得到公司领导和员工的重视；重要的电子邮件未纳入企业档案的归档范围，邮件往往都是分散存放在各员工的电脑中，大部分的员工也未对邮件进行分类、整理、归档。员工离职时，信息部管理人员通常未对邮箱服务器里的邮件进行鉴定，就直接删除邮箱。
四、如何有效管理电子公务邮件
（一）做好电子邮件管理的前期准备
1、制定电子公务邮件管理制度和规范流程。明确相关部门（人员）的职责，划分职责；明确鉴定、销毁、保存电子邮件公务邮件的部门及相应人员，明确规定将具有查考利用价值的电子公务邮件及列入公司的归档范围。
2、明确规范电子公务邮件保存方法。电子邮件保存方式应围绕同一事由生成的其他相关文件一并登记、保存。在电子文件管理系统中，电子邮件应归入对针对某一事由建立的文件夹中进行标识、分类、归档。
3、规定电子公务邮件的归档时间。需归档的电子邮件不可长期保存在员工个人邮箱内，待办理完毕后应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，统一保存到专门的电子文件管理系统中。
4、规定电子公务邮件鉴定的要求。档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。分别检查邮件是否当时当人收发的，公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致；检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备；检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性等。
5、规定档案管理人员定期检查和删除不必保存的邮件。比如，可以对临时性信息、一般会议通知、重份邮件、不具参考价值的复制件等文件进行删除。
6、加强对档案管理员的培训，树立全程管理的意识，讲授生成、传输、鉴别、存储电子公务邮件的技术，使其对企业电子邮件系统的运转过程有一个比较明确的认识，这样才能保证他们更好的履行自己的职责。
（二）加强电子公务邮件的管理措施
电子公务邮件的管理必须确保电子邮件的安全。要达到这个要求，必须需要加强过程管理和入口管理。
过程管理可以与业务活动的职能和过程紧密相联，通过设定元数据来实现业务过程控制。根据业务职能提出功能需求，然后在业务过程的适当环节设置某些元数据捕捉重要的背景信息。同时，在电子邮件传送过程中采用加密技术、数字签名技术、跟踪技术、身份验证技术等，保证文件不被非法访问或改动。
入口管理是主要是通过对电子邮件技术过滤和内容区分来，来控制电子邮件的进口，不让垃圾邮件、邮件病毒混入有用电子邮件中，乘机进入企业的邮箱中，造成不必要的损失。只有在电子邮件管理系统的前端把好鉴定关，才能够有效地解决电子邮件的安全问题以及电子邮件的质量问题。入口管理主要依靠鉴定工作来实现。鉴定工作主要包括安全性鉴定和内容鉴定。安全性鉴定可以通过网络传输内容过滤软件来保护企业不受隐藏在Interner和Intranet数据流中威胁的伤害。它具有阻止病毒，管理电子邮件垃圾，规范链接，保护秘密数据，封装记录电子邮件等功能。内容鉴定，它将配合过程控制，辅之以电子邮件自身的特点，采用职能分析法。通过职能分析，一方面可以了解功能需求；另一方面可以根据业务活动的性质和具体的操作程序，决定满足功能需求的程度和具体的实施方法。
目前，既然电子公务邮件已经成为企业员工、企业与客户以及企业与供应商之间保持互动的重要工具。在互动的过程中，记载着企业大量的信息数据，这些信息数据是企业宝贵的信息资产。同时，公务邮件归档为企业邮件安全护航。因此，企业必须构建以电子邮件文件生命周期为指导思想，分析当前企业现有资源和系统，采用系统集成的方式，对电子邮件进行前端控制、过程监控，保证其档案价值意义。
参考文献
[1]张宁主编.《电了文件的真实性管理》
[2]冯惠玲主编.《电子文件管理教程》
