【加强电子文件归档工作的思索】 电子文件归档与管理规范
时间：2019-05-19 03:29:42 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
[关键词]电子文件；定义；特殊性；归档存在问题；业务管理工作；对策 一、电子文件定义及其特点 所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等在化学磁性材料为载体的材料。
它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件的特性及其在归档中存在的问题
1.电子文件的易更改性。在办公自动化系统中，电子文件从起草修改到印发都是在计算机上进行的。电子文件的删除与更改非常容易操作，而且改动后不留任何痕迹，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确、需要我们在技术上做很多处理。
2.电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的鉴定难以实现。电子文件制作者不一定像纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使职责，有时只制作一个窗口，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个窗口可以在众多计算机上显现出来，也可能被不同的收文者拷贝到他的计算机存储器上保存起来，在不同时间不同地点由不同人获得的同一内容文件，可以毫无区别，无法区分原件和复印件。
3.电子文件非实体归档的特性。不论电子文件实际存放在什么位置，都可以做到在不改变物理存储职能的情况下进行逻辑归档，已经归档的电子文件可能分布计算机网络的各个角落，我们接收来的文件只是这个文件的存放路径，真正的电子文件并没有归档。一旦它所依赖的计算机网络出现问题，电子文件就可能永远丢失。
4.电子文件信息与载体的相分离性。电子文件不再具有固定的存储介质，根据利用需要，可以采取不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。一份电子文件没有固定的载体，无法通过载体来判定电子文件的原始性。
5.对原数据和背景信息的依赖性。原数据是关于数据（内容）的数据，例如，文件上下文的关系和结构就是原数据，电子文件的运作往往在网络上运行，操作者互不见面，体现背景关系的信息可能存储在其他地方，如不特意提供或补充这些原数据或背景信息，可能给电子文件的运作和归档带来问题。
6.电子文件不再具有特定的字迹。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨出其原始性。
三、电子文件对档案业务管理工作的影响
1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存储到办公信息数据中，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度，文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代。因为在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征发生了变化。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合，不再需要对它进行类似于纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3.由于电子文件的保存价值取决于其自身价值的可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限。而电子文件一方面由于制作方便，将产生在以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法，要求以及检索和对外利用等方面也有纸质文件有许多不同之处。
四、电子文件归档管理的对策
1.加强对电子文件的组织领导，建立健全电子文件的归档制度。各级文献（档案）管理部门应根据自身情况，技术环境制定电子文件归档的规章制度，标准和内容，并按照《电子文件归档》要求，制定符合本单位实际情况的分类方案，电子文件的归档应严格按归档工作程序和步骤，实行文件集中统一管理，有效地保证归档电子文件的真实性、公正性和有效性。
2.实现文档一体化管理。结合本单位实际情况，联合软件供应商，使文件管理软件与办公自动化系统衔接起来。目前，电子文件纸质文件转化成档案一般采取双轨制，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。搞好文献电子部门文件形成单位的协调工作，可以促使纸质文件管理和电子文件管理形成一个有机的整体。
3.确保电子文件的原始性、正确性和准确性。电子文件的制作者、管理者和档案工作者应积极采取信息安全技术措施来避免文件在传输、处理过程中的错误，以保证电子文件的法律凭证地位。如：在电子文件形成过程中采取双密码随时进行加密保护；采用光笔签名等签署技术来确定签名者与电子文件的关系，表示作者对该电子文件的权利和责任；通过利用分组密码进行消息认证，对用户进行身份验证、设置防火墙等方式来防止其他系统网络用户对该机构信息资源的非法访问。
4.建立存档光盘长时间可读的保障机制。为了保证光盘的长期可读性，降低光盘存档风险，应当对未进馆光盘把好质量关，对已经进馆光盘进行定期检测，并形成定期检测制度。
5.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读、不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（编辑/永安）
