总台管理规定-XCMC
时间：2020-11-12 13:23:50 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
版本号 B 修改次第 00 总页数 4 文件编号 XCMC-AI-015 保密等级 无
总台管理规定
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审核：
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生效日期：
第一章
总
则
第一条
为了规范总台管理，树立公司良好的窗口形象，特制定本规定。
第二条
本规定所规范的内容包括总机管理、传真管理、接待管理、邮件及信件管理等总台需操作的事务。
第三条
行政管理部负责总台管理。
第二章
总机管理
第四条
总机是公司通讯联络的机要重地，是与外界沟通、开展业务的重要手段，未经批准任何人不得在总机拨打电话。
第五条
总机服务人员应坚守岗位，上班时间不得空岗，如因特殊情况需暂时离岗的，应安排人员临时顶岗。
第六条
总机服务人员应熟悉公司各分机的号码，接转电话力求做到迅速、准确、耐心，保证信息传递准确无误。
第七条
总机服务人员应严格遵守公司的保密规定，不监（窃）听电话，不泄漏公司机密。
第八条
总台服务人员接听电话应采用普通话，其标准用语为：“您好，新会中集”，当对方告知分机电话或寻找人员姓名时，说“请稍等！”如分机占线，说：“电话占线，请稍后再拨！”。接听内线电话的标准用语为：“您好，总机！”。其他内容视情况回答，接听用语力求简洁、文明、礼貌、清晰、规范。
第九条
总机电话铃一响，总机服务人员应立即接听电话并迅速转至所拨分机处，如电话铃声响五次后仍无人接听，方可挂线。
第十条
总机电话在公司正常上班时间由总机服务人员人工转接，午休时间、晚上及公司休息日由总台保安值班人员转接；总台服务人员应在每天上班前检查总机电话的使用运转情况，检查有无故障，接听是否正常，如发现故障或异常，应立即通知维修人员进行检查、维修。
第十一条
总机服务人员应爱护设备，精心操作，定期对总机进行保养和维护，保证总机运转正常。
第十二条
采取措施严格控制内部电话的拨打，节约费用，做好内部电话拨打记录、统计和分析，定期通报。
第二章
传真管理
第十四条 公司传真机分为专用传真机和公用传真机，专用传真机是根据工作需要为有关部门专门设置的，由各专用部门负责管理，专项使用；公用传真机是为公司各部门的传真服务，由总机服务人员负责管理、使用。
第十五条
因业务需要，公司各部门需要发送传真的人员，其发送的传真件经部门有关人员审核后，交总机服务人员按提供的传真机号传真，传真力求做到及时、准确。
第十六条
总台传真人员应严格遵守公司的保密规定，不得随意翻阅传真件，不得泄露传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项，不得截留任何传真资料。
第十七条
私人资料不得使用公司传真机传真，特殊情况应报经行政管理部经理或专用部门经理批准。
第十八条
总机服务人员收到传真时应对收到传真的时间、部门、发件公司、收传真张数、收件人等事项进行登记，并及时通知收件人领取、签收；电脑收到的传真邮件，总机服务人员应及时将邮件发给收件人。
第十九条
公司公用传真机打印出来的传真清单及《传真收件登记表》保存三个月，电脑收件记录保存一个月，有关人员可在保存期对传真的收发情况进行查询。
第三章
总台接待管理
第二十条
总台工作人员上班时需着工作装、保持仪表仪容整洁、大方、得体。
第二十一条 总台的来访接待工作主要包括对来办公楼办事员工和访问的外来客人、业务人员进行接待、引导。对外来访问公司领导的客人或其他人员，应询问有无预约，没有预约的，应在征得被访领导同意后，安排访问。接待、引导应做到礼貌，热情、周到、耐心、主动。
第二十二条 总台应保持24小时有人值班，在正常上班时间由总台工作人员负责值班、接待，休息时间和下班后由保安人员负责值班和接待。总台工作或值班人员不得擅离岗位，因特殊情况需暂时离岗的，应安排人员临时顶岗。
第二十三条
总台工作人员或值班人员应保持总台的环境整洁、干净。
第四章
邮件及信件处理
第二十四条 公司公函、邮件以及寄至公司的文员干部的私人信件由总机服务人员负责签收分发；生产工人及辅助人员的私人信件由员工到公司保安室自行领取。
第二十五条 凡挂号信、特快专递、包裹单、汇款单、电报等重要邮件，总台服务人员及保安人员应做好详细的收件登记，并及时通知收件人领取。
第二十六条 不论公私邮件总台服务人员应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检查封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。
第二十七条 公司各部门的公函、邮件可由总台服务人员代为办理邮寄，但费用由各部门结付。交总台代为邮寄的私人信件，费用自理。
第五章
附
则
第二十八条 本规定从公布之日起执行，原有规定与本规定不符的，以本规定为准。
第二十 九条 本规定由行政管理部负责解释。
