浅析行政机关公文管理与保密工作
时间：2021-04-24 20:01:18 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
[摘 要]在当前信息化社会的发展环境之下，随着社会的发展，无论是在机关事业单位还是社会企业单位，办公室公文管理以及保密工作都占据非常重要的位置，直接关系到国家机密的安全以及工作效率的提升。该项工作不仅为公文的正常运转和操作提供了重要保证，而且有效提高了办公室的工作效率和质量。因此，必须实行科学并且合理的管理。本文简要分析了行政机关的公文管理与保密问题。
[关键词]行政机关；公文管理；保密工作
中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）03-0272-01
引言
公文就是公务文书，是组织或法定机关在公务活动过程中，根据特定的体式以及相应的程序形成的书面材料。公文管理是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。它是一个动态的过程，包括公文拟制、办理、保管、归档在内的一系列衔接有序的工作。做好公文管理，提高公文办理质量和运行效率，须紧紧抓住公文处理过程中存在的主要问题，从思想认识、工作流程、人员素质等全方位加以改进，从根本上提升公文管理水平。
1 行政机关公文管理中常见问题
1.1 公文拟稿不规范
规范的体式、精确的语言及特定的意向是公文的突出特点及要求，是公文严肃性的体现。但在一些行政机关由于存在文秘人员匮乏、对文秘工作不够重视等原因，公文的写作质量较差，集中体现为：一是文种使用不当，对公文文种缺乏认识，出现自制文种、误用文种、混用文种的问题。二是格式不正确，上行文、平行文、下行文格式不分、版头混用，公文要素不全、字体混乱。三是措词不严谨，使用口语化、命令化或带有歧义的词语，甚至出现错字别字、语句不通，影响公文的效力和嚴肃性。四是主题不明确，文稿篇幅长、内容散、中心不突出，针对性不强。五是实用性不强，文件与实际联系不紧密或措施不具体，论述性文字较多，造成文件缺乏指导意义或难以落实。
1.2 不遵守行文规则
行文规则是制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。它是根据发文机关的职责权限及行文单位间的隶属关系，本着有利于实施领导和管理的原则而确定的。但在实际应用过程中，行文规则经常被忽视，出现很多混乱现象。一是行文不按程序进行，存在直接向领导个人报送文件或越级行文、请示未经上级批复就下发指令性文件、涉及其他部门职能范围事项的文件不经会签就下发等现象。二是行文不按规范进行，存在发文规格过高或过低、一个请示文件提出多个请示事项、文件多头报送等现象。三是存在行文繁冗的问题，日常工作过度依赖发文，下级则层层转发，陷于文牍主义。这些问题极易造成行政机关内部管理的混乱，影响工作的正常进行。
1.3 公文处理不及时
时效性是公文的重要特征，每一份公文都是有时效的，公文只有在特定的时间内才能产生效用。时效性的强弱，直接影响和决定着行政机关的工作效率。在公文运行过程中，由于每日文件收发较为繁杂，处理流程、处理方法的不当及文秘人员自身原因都会导致公文不能得到及时处理，影响工作的落实。主要表现在：一是收发文件不做详细登记，对文件运行情况不做跟踪记录，致使文件压误，甚至造成文件遗失。二是公文运行流程制定过于复杂，流转程序多，对要件急件不采取专办速办措施，致使文件无法及时传达落实。三是未建立督办催办机制，只进行文件流转却不落实承办情况，不掌握文件落实进度和办理结果，致使出现延误或漏办现象。四是文秘人员工作态度不端正等原因，工作拖沓、懈怠，致使文件不能及时收发流转。
2 行政机关公文管理与保密工作
2.1 树立公文管理保密意识
行政机关作为涉密公文管理和保密工作的主体，机关办公室工作人员尤其机要秘书等应该具有居安思危、高度警惕的责任意识。同时行政公文保密管理过程，如借阅、传阅、保管、销毁环节涉及到行政机关内部各层次领导与工作人员，所以公文保密管理需要机关内部所有人员的互相监督、共同负责，形成具有群体意识的管理保密意识。行政机关要根据行政机关性质、规模和发展需求我国“六五”公文保密管理规划规定，对《保守国家秘密法》与《保守国家秘密法实施条例》进行大力宣传，为公文的管理保密工作开展奠定意识基础。
2.2 加强公文管理队伍的建设
高素质的行政公文管理队伍是行政机关公文管理工作重要的保证，因此行政机关要从提高人员素质、强化人员管理责任入手，一方面认真组织学习行政公文管理条例和法规，结合行政机关公文管理内容及职责，对相关人员进行针对性培训，尤其要根据当前网络化发展趋势，行政机关要将办公自动化等应用到公文管理者中，公文的管理人员要切实提高自身计算机技能，同时行政机关要对相关人员开展公文管理的岗前培训与网络继续教育，提高其公文管理能力，实现公文管理的现代化办公。另一方面，加大对行政公文管理人员职业道德、业务技能等培养，积极引导相关人员认清公文管理和保密工作的作用和意义，同时以具体案例对相关人员进行警醒，增强其责任心和泄密防范意识。
2.3 建立健全公文保密管理制度
为了保证行政公文管理做到有章可循和有法可依，行政机关必须制定公文传阅、公文借阅、公文清退及销毁等规章制度，尤其对机要文件的管理要进行考核，指导促进行政机关公文管理工作质量。例如，行政机关要坚持公文的传阅制度，以流程图或跟踪机制对部分急件或机密文件进行管理，实现机要文件的传递、记录、检查的管理规范，同时对公文进行分级分类管理，尤其对绝密文件要进行单独存放，与一般性公文分开储存，保证绝密文件的管理安全。与此同时，行政机关要严格公文的借阅规范，对涉密公文的借阅严格把关，设立专门性登记制度，要求借阅人对借阅原因、时间及归还时间等认真登记。与此同时，在制度建设的基础上，行政机关要落实具体的监督检查制度，以具体措施推动公文的管理与保密工作持续发展。建立完善的公文管理追踪制度，从收文开始关注文件流转的流程，尤其是针对重要文件或时效性强的文件，应当履行催办责任，及时向领导汇报并以电话或口头的方式告知阅文者及时阅处，追踪流转进行的环节，提醒及时处理，避免造成严重的后果；定期对公务的处理和承办结果进行检查，发现问题及时处理，以此做到有效提升公文的流转时间，提升工作效率。
结语
行政机关的公文管理和保密工作涉及到行政机关工作效率和信息安全的重要工作，因此我国行政管理机关要根据当前社会发展趋势，采取积极措施提高自身公文管理和保密意识，提升机关对公文泄密情况的处理能力，只用这样，行政机关才能在重要公文的利用、使用、管理、监督等各个方面建立真正高效与规范的工作机制，为行政机关的稳定和职能发展奠定扎实的基础。
参考文献
[1] 赵胜楠.公文管理的完善[J].智库时代，2017，（05）：92-93.
[2] 杨雯婷.浅析行政机关公文管理与保密工作[J].经营管理者，2017，（20）：121.
[3] 邱惠.公文保密管理与载体保障机制思考[J].现代经济信息，2014，（17）：38-39.
