对档案馆参观接待工作的思考 档案馆接待
时间：2019-04-26 03:23:26 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘要: 本文针对新时期档案馆参观接待工作不断增加的情况，探讨了参观对象的类型及特点、并就如何更好完成接待工作，树立档案馆崭新形象的具体步骤和注意事项提出了一些看法和建议。
关键词 :参观 接待 档案馆形象
随着社会联系的加强和档案馆职能的拓展，档案馆接待各种参观者的情况日益增多，这使档案馆面临机遇和挑战。档案馆如何在不影响本职工作，不增加人员负担的基础上搞好参观接待工作，发挥文化窗口和爱国主义教育基地的作用，树立良好社会形象，是一个值得思考的问题。
一、档案馆参观接待的类型及特点
1、 同行业兄弟单位交流沟通。相同或是相关系统的兄弟单位来访参观，是档案馆参观者的主要类型。此类参观者由于行业相同或相近或相关，业务联系和往来较为密切，参观的时候往往抱有沟通交流、学习经验的目的。有的参观者带着问题而来，急于解决自身面临的难题，关心的、提出的问题往往有的放矢，直指问题核心和关键。
2、相关专业学生参观实习。学习档案、文秘、文学、行政等相关专业的高等院校或职业学校的学生，在学校或专业教师的组织下到档案馆进行参观学习，这是档案馆接待来访的又一大类型。学生在教师的引导下带着验证专业知识，理论转化为实践的目的进行观摩访问，带着好奇的眼光打量档案馆，对档案馆的布局结构、整理工具、库房设施等最有兴趣。接待学生参观者是档案馆树立社会形象、揭开过去神秘面纱的一个大好机会。
3、领导考察参观指导工作。上级领导、同系统或相关系统单位领导、本单位领导等由于工作的目的，或为了调研档案工作，掌握档案工作实践情况，或是其他原因到档案馆进行考察，指导工作。各级领导到档案馆出于不同的目的，希望了解的目标也不尽相同，有想了解档案馆的硬件设施，有的对档案馆机构设置，人员编制感兴趣，有的希望了解档案馆历史，有的希望掌握档案馆特色、下一阶段发展重点，应根据不同的参观需求，有侧重地进行介绍，解答领导疑问，满足领导的考察需求。
4、受邀到访参观专题展览。这种类型的参观者是指档案馆为满足社会对档案信息的特定需求定期或不定期，在本馆或临时确定的场所进行档案专题展览，受到档案馆邀请参观展览的特定群体。这种类型的参观者情况复杂，比如爱国主义教育专题档案展览受众广泛，各行各业人员都可能成为参观者；而比如航天建设展、某学校校史展等则受众针对性更强，需要对专业、专题进行分析以了解参观者需要，有针对性地进行参观接待。
5、其他社会各界人士来访。此类参观者是出于各种原因访问参观档案馆的人士，其中有特地参观档案馆的人员，有访问地区、单位时顺便一观的人员，有的是关心社会文化发展的有识之士，有的是寻求休闲娱乐的无心游客，有的会提出真知灼见，有的会提出善意的批评。此类参观者对档案馆的宏观环境、规划布置、总体设计、历史渊源、建设典故等较为关注。
不管是哪种情况，档案馆都应该重视接待工作，将档案馆的友好、开放的胸怀展示给公众，改变和重塑档案馆的社会形象。
二、参观接待的实施步骤
1、参观前的准备阶段
参观者来访之前，大多都会提前与档案馆进行联系。档案馆要做好参观前的准备工作，掌握主动权，积极应对参观接待工作。首先要与参观者约好时间，了解参观的规模，搞清楚参观者的类型和特点。不同的参观者目的不同，想要了解的重点不同，对档案馆的期待不同，档案馆应该主动了解参观者的意图，方便下一步的工作。其次根据参观者的不同特点，制定相应的接待方案，使接待方案具有针对性。
比如兄弟单位参观者，档案馆接待此类参观者应强调最新措施，最新技术，最新工作思路或是工作中的得失、经验，介绍可以借鉴的做法等等，同时应该利用交流的机会，虚心向兄弟单位的参观者学习，达到促进工作、促进感情的目的。再如学生参观者，档案馆接待此类参观者可以突出具体的档案整理流程，向学生们演示档案如何从文件一步一步转化为档案案卷的过程，使学生们对档案馆的工作有一个清晰而直观的了解。引起学生对档案的兴趣，为档案馆吸引潜在的人才打下良好基础。另外，针对其他社会来访参观者，可对档案馆与当地的历史渊源、建设历程、变迁沿革等情况作为重点进行介绍；参观库房档案时，应对记载地区、单位历史变迁有重大意义的实物类、声像类档案进行着重介绍。
2、参观中的接待阶段
在参观过程中，档案馆应该根据接待方案的重点、难点，实施相应的接待工作。在这个过程中，档案馆应该讲究态度、方法，针对不同的参观者类型，按照接待方案的安排，有计划、有步骤地开展接待工作。注重对不同参观者进行有区别的介绍，合理安排参观的主次、先后、详略。在接待的过程中，接待人员的仪表应该大方得体，态度应该亲切自然，讲解应该认真细致，提高接待质量，树立档案馆良好社会形象，实现爱国主义教育基地的功能。
3、参观后的意见反馈
参观接待工作完成后还需要收集参观者的意见和建议，这对衡量当前工作、制定下一阶段工作重点、改进方向、发展趋势都将起到重要的作用，也使参观接待活动促进双方友谊，促成友好互惠的双赢局面。意见反馈主要从几个方面进行采集，一是对参观服务工作的评价，主要包括对服务人员态度、内容、水平的评价；二是对档案馆的评价，主要包括档案馆的总体印象、对档案馆需要改进的地方、档案馆发展的趋势和方向等问题的意见和建议等；三是其他反馈的材料，主要包括一些领导的题词、参观者签字留念册、参观后形成的通讯录、需要反映的其他事项等。
三、参观接待需要注意的问题
1、思想重视，态度认真，搞好接待工作。档案馆工作人员应该认识到参观接待工作的重要性和必要性，在思想上重视这一工作，认识到这一工作对自身形象的塑造和提高社会地位的重要性。这样才能在态度上认真，在接待工作进行的过程中耐心细致，做好解释答疑工作，积极与来访人士进行友好交流，促进双方了解，加强双方友谊，给参观的人士留下良好的印象，产生良好的社会效益。
2、争取领导重视和支持，优化档案馆资源。档案馆接待各界人士不是一个部门的事情，而是整个单位的事情，需要单位领导的重视和支持。有时还需单位领导出面参与接待，给与参观者相应的接待规格。档案馆要向单位领导积极宣传，提高单位领导的档案意识，让领导认识到档案馆的窗口宣传作用，让领导认识到档案馆能够为单位增光添彩，从而提高档案馆在单位的地位，优化档案馆的对外交流的环境，提高档案工作水平。
3、注意宣传，吸引眼球，树立良好社会形象。档案馆的接待工作需要主动扩大影响，引起本单位乃至社会广泛关注，利用接待参观这一对外交流的契机，宣传档案、宣传档案工作、提高本单位档案意识。档案馆要改变默默无闻的传统作风，尝试高调做事，亮出自我，在接待好参观者的同时，不忘进行自我宣传。目的是为了重塑档案馆社会形象，改变过去冷漠、高高在上或埋没于故纸堆的的传统形象，树立热情、周到、开放、与时俱进的新时期形象。可利用媒体和网络，用简讯、快报、动态信息等形式广而告之。
4、合理安排，周详规划，加强接待人员素质。档案馆进行参观接待工作需要认真细致的事前准备、过程中的周到服务和事后的总结反馈，是一系列前后贯通、联系始终的工作，需要接待人员高度的责任心和较高的公关水平。目前档案馆的实际状况，接待人员极少可能是专门的公关人员，一般都是本馆工作人员，接待的方式方法和服务态度上难免有所欠缺。解决的方法，一方面是在参观前的筹划方面下功夫，做到尽可能的合理和周详，考虑各方面因素，结合对参观者的了解制定接待方案，并在实施接待的过程中多一份耐心；另一方面档案馆要加强、提高工作人员综合素质，特别是加强服务意识的树立以适应各式各样的参观者。必要时应给与工作人员培训的机会，学习礼仪、形体、公共关系、沟通、演讲等方面的知识。
综上所述，档案馆应该重视参观接待工作，了解到访参观者类型极其特点，制定适合各种不同类型参观者的接待的方案和实施细则，利用参观者到访的机会宣传档案、档案工作及档案馆特色，展示热情开放的档案馆风貌，树立良好的社会形象，为档案馆在新时期的工作开创新局面。
参考文献
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3. 张协军、颜素红, 潍坊市档案馆开放日迎来三百名市民参观[J],山东档案.2011（3）:p59
作者单位：四川师范大学档案馆
