交通大学公文处理办法
时间：2021-05-25 13:51:38 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
交通大学公文处理办法
第一章
总则 第一条
为进一步推进我校公文处理工作的规范化、制度化和科学化，切实发挥公文以文辅政的作用，推动学校工作高效有序运转，依据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14 号)，结合我校实际，制定本办法。
第二条
本办法适用于学校党委及行政各单位的公文处理工作。
第三条
学校公文是学校党委、行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布学校管理规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，进行教学、科研、管理和其他公务活动等的重要工具。
第四条
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条
公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条
学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，配备专(兼)职文秘人员负责本单位的公文处理工作。
第七条
党委办公室、校长办公室是学校党政公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作，并对全校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章
公文种类 第八条
学校公文的种类主要有：
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复。适用于答复下级单位请示事项。
(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章
公文格式 第九条
学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”｡
(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
学校公文发文单位标志的主要形式包括：“中共 AA 交通大学委员会文件”､“AA 交通大学文件”､“中共 AA 交通大学委员会”､“AA 交通大学”､“AA交通大学会议纪要”､“中共 AA 交通大学委员会办公室文件”､“AA 交通大学校长办公室文件”､“中共 AA 交通大学委员会办公室”､“AA 交通大学校长办公室”｡ (五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
(八)主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(九)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
(十二)成文日期。以领导签发的日期为准；联合行文时，以最后签发领导的签发日期为准。
(十三)印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。印制有学校发文单位标志的校内普发性公文和会议纪要可以不加盖学校印章，但“决定”类公文必须加盖学校印章。
(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应
当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
(十八)页码。公文页数顺序号。
第十条
公文的版式按照《AA 交通大学公文格式》(见附件)标准执行。
第十一条
公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条
公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章
行文规则 第十三条
行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条
行文关系根据隶属关系和职权范围确定，各单位一般不得越级行文，尤其不得越级请示问题。
第十五条
向上级单位行文，应当遵循以下规则：
(一)原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
(二)请示应当一文一事。一般只写一个主送单位；需要同时送其他单位的，应当以抄送形式；不得抄送其下级单位。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(三)不得以单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
(四)除涉密公文以外，各单位应通过学校办公自动化系统向学校报送请示、报告。
第十六条
向下级单位行文，应当遵循以下规则：
(一)主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
(二)党委办公室、校长办公室根据学校党委、行政授权，可以向学校各单位行文。纪委办公室可以中共 AA 交通大学纪律检查委员会名义行文，须报校党委批准。学校其他非独立法人单位依据职责，可以函的形式相互行文，使用印有“AA 交通大学+单位全称或规范化简称”版头(不得出现“文件”或“函”字样)的文件纸，落款处应加盖单位印章。
(三)涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。
(四)职能部门向其他二级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送党委办公室、校长办公室和主管校领导。
第十七条
学校各职能部门以学校名义行文，应送党委办公室、校长办公室按规定的发文程序办理。
第十八条
同级单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。
第十九条
党委办公室、校长办公室经党委、行政授权可以对外行文。其他部门不得自行以学校名义对外正式行文。
第五章
公文拟制 第二十条
公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十一条
起草。公文起草应当做到：
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
(四)文种正确，格式规范。
(五)深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。如有分歧，由主办部门负责人协调，仍不能取得一致时，主办部门应当列明各方理由或依据，报请主管校领导决定。
公文在有关单位之间征求意见或会稿时，各协办单位应在 1 个工作日内答复或会稿，对紧急公文应第一时间处理，避免造成工作延误。
(七)部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作，并负责审核本部门起草的公文。
(八)起草涉密公文应当在涉密计算机上操作或通过纸质进行，并应符合国家、学校相关保密制度的要求。
第二十二条
审核。审核的重点是：
(一)行文理由是否充分，行文依据是否准确。
(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
(四)文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十三条
各部门以学校名义起草的公文，须报党委办公室、校长办公室审核。未经党委办公室、校长办公室审核，公文不得直接送学校领导签发。
第二十四条
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十五条
签发。以学校名义印发的公文由学校领导签发，重要公文和上行文由学校主要领导签发。以院、处、分党委名义印发的公文由院、处、分党委负责人签发，重要公文应报请主管校领导批准。
凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议通过的公文，应当标示“经 ΧΧ 会议讨论通过(或决定)”。会议纪要原则上由参加会议的学校领导会稿，由主持会议的学校领导签发。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
第六章
公文办理 第二十六条
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十七条
收文办理主要程序是：
(一)签收。公文办理部门对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。
(二)登记。公文办理部门对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。机要公文应当按照相应的保密管理规定进行登记。
(三)初审。公文办理部门对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文，应由党委办公室、校长办公室提出拟办意见，报学校相关领导批示，或转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。
办理公文传阅应当掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。机要公文应当按照国家及学校有关保密管理规定进行传阅。
(六)催办。公文办理部门应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十八条
发文办理主要程序是：
(一)复核。已经校领导签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；文稿内容原则上不得改动，需作实质性修改的，须报原签批人复审。
(二)登记。对复核后的公文，须确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。各部门以学校名义起草的公文由主办单位登记编号，各单位发文代字由党委办公室、校长办公室统一规定。
(三)印制。公文正式印制前，拟稿人应当认真校对。公文应按规定份数印制。使用学校公文版头的由党委办公室、校长办公室印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
(四)核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。公文分发由拟稿单位负责。重要的和有办理时限的校内发文必须签收。寄往校外的请示、重要报告必须用特快专递或挂号发出。涉密公文按照国家及学校有关保密管理规定分发。
第二十九条
归档。公文办理完毕后，应及时归档。
(一)需要归档的公文及有关材料，应当根据档案工作的法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
(二)公文由主办单位整理、归档。
(三)联合办理的公文，原件由主办单位归档，其他单位保存复制件。单位负
责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第七章
公文管理 第三十条
学校各单位应当规范本单位公文管理，并确定专人统一管理公文。
第三十一条
公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级部门决定。
第三十二条
公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。
经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十三条
复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定，并经党委办公室、校长办公室主任审核，学校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高...
