文学专业公文写作格式常见问题及解决对策——以茂名市政府公文为例

　目录

　摘

　要 ......................................................................................................... I Abstract ...................................................................................................... II 引 言 ........................................................................................................... 1 1． 党政机关公文写作概述 .................................................................... 2 1.1 公文及公文写作 .......................................................................... 2 1.2 公文的特点 .................................................................................. 2 1.3 公文的写作要求 .......................................................................... 3 2.基层公文写作格式中常见问题及分析 ................................................. 4 2.1 基层公文写作常见格式问题 ...................................................... 4 2.1.1 发文字号误用 ................................................................... 4 2.1.2 标题要素缺失 ................................................................... 5 2.1.3 标题排版不当 ................................................................... 6 2.1.3 主送机关不当 ................................................................... 7 2.1.4 附件排版不当 ................................................................... 8 2.1.6 数字使用不当 ................................................................... 9 2.2 基层公写作文格式问题成因 .................................................... 10 2.2.1 思想认识有待端正 ......................................................... 10 2.2.2 业务素养有待提升 ......................................................... 11 2.2.3 管理监督有待加强 ......................................................... 12 3. 改进茂名市政府基层公文写作格式问题的对策 ............................. 13 3.1 端正工作态度 ............................................................................ 13 3.2 提升业务水平 ............................................................................ 13 3.3 加强监督审核 ............................................................................ 14 结 论 ......................................................................................................... 15 参考文献 ................................................................................................... 16 致 谢 ......................................................................................................... 18

　摘

　要

　公文格式，即公文规范样式，是公文外部形式的重要表现形式，是指公文中各个部分的构成。公文格式的正确与否直接关系到公文的效力。本文对基层公文写作格式上存在的问题进行了研究，首先将所搜集的各种具体公文案例为依据（出于保密的需要对列举的例文进行了保密处理），再通过结合具体理论知识对于具体公文存在在格式问题予以指出，并对几个常出现的格式问题进行了归类，对造成问题的原因进行分析，并相对应提出解决方法和对策，最后对文章的整体内容进行总结。

　本文主要分为四个部分，第一部分对公文写作进行定义列举常见的公文类型以及格式；第二部分主要对所搜集的公文案例进行归类分析，总结出常出现的问题为发文字号、标题、主送机关、附件、数字等几个方面，并对其分析总结出思想认识、业务素养、管理监督三个方面的问题；第三部分对分析得出三方面的问题提出相应的解决对策为：端正工作态度、提升业务水平、加强监督审核；第四部分结合前三部分的基础上对整个论文进行总结，望所提对策能对公文写作的格式问题的解决有所参考。

　 关键词：公文写作；公文格式；基层单位公文

　Abstract

　Official document format, or official document standard format, is the important manifestation of the external form of official documents. It indicates the constitution of different parts of official documents. Whether the formats are correct or not determines the document’s validity. This thesis studies the problems existing in the formats of primary-level official document writing. Firstly, specific cases of official documents are collected (the cases have undergone confidential treatment as requested). Then, format-related problems are identified based on relevant theories and knowledge. Besides, frequently appearing problems are classified, the reasons are analyzed and solutions are proposed. At last, the entire thesis is summarized.

　This thesis includes four parts. In the first part, official document writing is defined and the common document types and formats are listed; the second part classifies and analyzes the document cases that have been collected, concludes that common problems lie in several aspects including document number, title, main sending organization, accessory, number, etc., and summarizes the problems into three respects including ideological understanding, professional attainment and managerial supervision; the third part proposes solutions to the problems mentioned above, including correcting the attitude towards work, improving professional competence and strengthening supervision and verification; the four part summarizes the whole text based on the first three parts, aiming to provide reference for solving the problems in official document writing.

　 Key words: official document writing；Official document format；Official documents of grassroots units

　引 言

　党政机关所执发的公文代表的是整个机关政府，是政府机关的门面，其文字表达、遣词用句都十分讲究，格式上也有着十分严格的要求，所发公文的内容和形式都象征着其公正权威。

　本人在党政机关内实习期间主要负责公文的起草和修改，但在实践中发现基层党政机关进行公文写作时往往出现一些格式上的错误，公文写作格式作为公文写作的重要一部分，格式上出现的问题会影响基层党政机关的权威性。从国家印发的《国家行政机关公文格式》也看出了国家对于公文写作格式上有着严格的要求。所以本人决定以公文格式偏误纠正作为论文题目进行论述探讨，对一些常出现的格式错误进行分析研究，并提出解决对策。

　本篇论文是在前人研究的基础上，以实习期间所见的存在格式问题公文为基础，总结归纳分析出现这些格式问题的成因，并查阅相关论文专著，结合基层机关的实际情况提出了想要解决方法，希望能为基层机关的在公文写作上提供一些解决方法。

　从目前的研究现状来看，知网上相关论著 1500 多篇，主要研究内容为公文修辞、公文具体写作策略、公文写作的课程设计、公文相关偏误纠正分析、公文写作的变化发展以及古代公文研究等方面，这些著作多为对公文写作整体上的研究，缺少具体的对公文写作格式上的具体阐述研究，公文格式直接关系到公文效用的发挥，进一步影响了政府的权威性。所以对公文写作的格式问题进行析，并提出相应的解决策略，提高基层党政机关的权威性，具有一定研究意义。

　1．党政机关公文写作概述 公文是各级各类机关单位在处理公共事务、行使管理职能过程中不可缺少的重要工具之一，是上情下达、下情上报的信息载体之一，是据以办事和开展工作的依据和凭证之一。

　1.1 公文及公文写作 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具 [1] 。公文写作，其本质上是文书人员人为政府部门撰写公务相关的文案，旨在展示机关单位上级领导对下级的指示，包括文案的拟定和修缮。其中法定的公文共有 15 种，分别为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

　1.2 公文的特点 公文与其他的文字材料相比，其特点有五个：权威性、实用性、定向性、时效性、程序性 [2] 。

　权威性：只要是法律机关签发的公文都有它的职权责任。上级部门下发的文件，下级部门也必须遵守去完成。下级部门制作、发布的上去文件，也有权要求上级部门进行参阅、答复、审阅。实用性：公文直接面对生活的方方面面，其实价值不言而喻用。这就是公文与文学作品的区别，公文并不像它们一样反映了生活，现状具有审美价值。方向性：任何公文都是根据实际工作要求形成的，作用在与解决工作上的问题。时效性：随着时光的流逝，客观形势的变化，存在的问题的得到了解决，这个时候所执发公文完成了他所要解决问题的作用，其效用使命完成。程序性：公文的撰写和执发都有着一定的程序要求，撰写公文的时候程序性就得到了体现，如起草、审查、发布这一流程是必须遵守的。

　[1]

　党政机关公文处理工作条例[s],2012.7 [2]

　夏海波. 公文写作与处理（第三版）[M]. 北京:中国大学出版社,2018.5 ：1

　1.3 公文的写作要求 首先，公文的写作要符合党和国家的政策方略、相关法律规章制度和上级部门有相关规矩守则。再者，是要符合当时实际情况和现有的工作习惯。然后，公文的起草和修正必须快速及时，不允许有拖延和懈怠，公文中词句章节必须正确、严谨、生动、鲜明。

　除此仍需要注意几点：（1）明确文章内容的结构逻辑。要泾渭分明，有轮廓、有目的，分层清晰，突出重点，一清二楚。（2）

　表达要简洁明了，切忌长篇大论。（3）

　准确选择词语和句子。要注重表述和斟酌，措辞要准确表达现实情况，使文章言为其实。（4）文章的论点应该符合逻辑。观点明确指出，概念准确无误，避免产生歧义和歧义，延误工作进展。

　2.基层公文写作格式中常见问题及分析 在本人实习过程中，发现基层公文公文常出现一些格式问题。下文就搜集的存在格式问题公文作为例子，找出其存在的问题，并分析产生这些问题的原因。

　2.1 基层公文写作常见格式问题 本人在实习期间对所见格式问题基层公文进行搜集后，总结出以下几方面的格式问题：发文字号误用、标题要素缺失、标题排版不当、主送机关不当、附件排版不当、数字使用不当。

　2.1.1 发文字号误用 发文字号也称为文件编号，签发公文的机关中收发文件的责任部门需要统一安排负责好这一年度的收发文件的编号，而发文字号也指需要签发文件的有关机关部门在这一年度内签发的各类文件总数的序列号。

　发文字号应包括机构代码、年份代码和文件序列号；在联合行文情况下，发文字号应根据主办单位编制。

　例文 1：

　茂名市 X XX 镇人民政府

　例文 2：

　茂名市 X XX 局

　XXX「2019」12 号

　 例文 3：

　茂名市 X XX 镇人民政府

　 茂 XX〔2019〕123 号

　 例文 4：

　茂名市 X XX 镇人民政府 XXX〔2019〕第 147 号

　 例文 5：

　茂名市 X XX 人民政府

　茂 XX〔2019〕12 号

　根据上面所展示例文的问题主要表现在：一是省略发文字号。如例文 1 中，这个部门的发文就直接省略了发文字号；二是错用括号。如例文 2 中，所展示的文件中发文字号年份的“〔〕”都变成了“「」 ”，更有甚者使用了“（）”或“[ ]”，正确用法应是用六角括号“〔〕”将年份年份括入 ；三是编排的位置不正确。如例文 3 中，把发文字号放红色在红色分割线之下的右侧，发文字号的应排版在发文机关标志下空出二行的地方，布局在中间；四是使用发文序号前加“第”，如例文 4 中，发文字号“第 147 号”；五是字体和字号不规范。如例文 5 中，发文字号没用 3 号字，并且发文字号的字体使用了不符要求的宋体，正确用法应是 3 号的仿宋字体标注。

　2.1.2 标题要素缺失 标题是一个短句，表示文章、作品等的内容，俗话说：“读书先看皮，看报先看题”。

　例文 1：

　通

　知 知 ...

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