公文及应用文管理规定
时间：2021-04-14 13:39:16 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
行政系统管理制度
公文及应用文管理规定
第一章
总则
第一条 根据规范公文及应用文管理的需要，结合国家行政机关公文和应用文处理要求及我公司实际工作情况，现对我公司行政公文处理及常用的规章类应用文的写作，做如下规定。
第二条 本管理规定适用于股份公司各中心及各分、子公司。
第二章
行政公文的制作、呈报、下发流程
第三条 公司业务处理所涉及的各类行政公文，在正常情况下应以 OA 系统电子版形式，并按照已规定的规范流程进行呈报、批转、下发（特殊情况除外）。OA 系统是企业正式公文处理平台，在 OA 系统中，文件的呈报、批转、下发以及相应的回复，须使用规范的格式及用语。
第四条 各中心、公司、部门提报公司总经理及股份公司领导的审批类文件须统一经由办公室负责转呈；（各中心总监、药物研究院院长、各公司总经理与股份公司主管领导之间，凡需要正式签批的公文通过 OA 系统进行提报，须统一经由行政中心转报；）系统内提报审批类文件由各公司办公室自行转呈（如技术部需技术中心签批公文，不涉及其他中心），不需转呈行政中心；凡进行业务性指导、沟通、协调事项时，可自行通过飞秋或邮件等其它方式进行。
第五条 公文管理职能部门 股份公司行政中心及各分公司办公室是文件处理的职能部门，负责各公司内部及外部文件的统一收、发等公文处理工作。
第六条 公文的制作与要求 企业在日常生产、经营中常用的公文种类有以下 9 种。按行文方向归类为：
1.上行文：即下级部门向上级部门的行文，主要包括：报告、请示、意见；
2.下行文：即上级部门向下级部门的行文，主要包括：决定、通知、通报、批复、意见、会议纪要； 3.平行文：即向平级部门或不相隶属部门（公司）的行文 ，主要是指 函。
第七条
公文的行文方式及要求：
1.在日常的行文中公文按以下三种方式进行行文，分别为红头文件、普通文件及会议纪要三种方式。
（1）红头文件行文 对外红头行文时：需提报部门填写红头文件审批单（红头文件纸）股份公司经董事长/总裁/执行总裁（各分公司由总经理）签批后，由行政中心（由各分公司办公室）使用固定模板套红及盖章； 对内红头行文时：需使用 OA 表单-发文处理单，经由总裁或各分公司总经理签批后，由行政中心及各分公司办公室套红、签章、封发；
（2）普通文件行文：在 OA 系统中使用固定流程表单“各公司通用模板”创建编辑呈报，不需要套红和加盖公章；
（3）会议纪要：根据公司规定纪要编号、模板进行下发。
2.使用红头文件行文的公文主要包括：
（1）上行文：包括股份公司及各子（分）公司呈报给国家、省市政府部门的文件（对外呈文）；各子（分）公司按照管理权限需要股份公司审批的各类重要的请示、报告 ；
（2）下行文：包括股份公司及各子（分）公司下发的重要的规定、办法、决定、通知、通报、意见、批复等。
例如：
①公司级各类管理制度； ②机构设置、职能界定、下达控编指数等； ③人事任免决定； ④工程立项（新增固定资产投资项目、技改项目、无形资产投资项目、股权投资项目等）的批复等； 注：红头文件需要注意以下相关事项：
发文单为红头文件的重要表达主旨的文单，各单位在填报时需按文单表格要求规范填报（如：拟稿部门、主题词、主送单位、抄送单位等必须认真填写）
3.使用普通文件行文（OA 文件、纸质文件）的公文包括：
（1）上行文：各中心、各上报股份公司、各部门上报本公司的日常性的普通级别的报告、请示、意见； （2）下行文：股份公司及各分（子）公司下发的日常性的普通级别的通知、通报、意见、决定；股份公司对分公司上报的普通请示性文件给予的批复。
（3）平行文：
各中心及各分、子公司之间用于协调、沟通工作事宜所应用的函、意见。
4.红头文件行文时公文的文面格式 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
5.普通文件行文时，公文包括：公司名称、标题、编号、主送机关、正文、附件说明、成文日期、落款单位 8 部分。
6.各类资料、文件在纸质存档时，内容超过 15 页（含），须装订成册后上报，封皮字体：初号俪金黑。各公司办公室需有专人负责文件封皮的排版。
注：公文的写作要求 一文一事、一事一请、一个主送、不得报送领导个人、不得抄送下级部门，请示上报要遵守事前请示原则。
第八条 公文的编号原则 1.请示等公文编号 （1）股份公司各中心上报或下发请示、报告、通知等公文时，以中心首字为区分，上行文发文字号为“黑珍药 X 呈〔2014〕X 号”；
下行文发文字号为“黑珍药 X 发〔2014〕X 号”；对外平行文发文字号为“黑珍药 X 函〔2014〕X 号”； 例：上行文：黑珍药项/行/采呈〔2014〕X 号
下行文：黑珍药项/行/采发〔2014〕X 号
平行文：黑珍药项/行/采函〔2014〕X 号 （2）其他公司文件编号 公司名称
上行文
下行文
平行文
虎林公司 珍药总呈〔2014〕X 号 珍药总发〔2014〕X 号 珍药总函〔2014〕X 号 珍宝公司 珍药哈呈〔2014〕X 号
珍药哈发〔2014〕X 号
珍药哈函〔2014〕X 号
鸡西公司 珍药鸡呈〔2014〕X 号
珍药鸡发〔2014〕X 号
珍药鸡函〔2014〕X 号
医贸公司 珍药贸呈〔2014〕X 号
珍药贸发〔2014〕X 号
珍药贸函〔2014〕X 号
亳州药材贸易公司 珍药亳呈〔2014〕X 号
珍药亳发〔2014〕X 号
珍药亳函〔2014〕X 号
云南三七种植公司 珍药云呈〔2014〕X 号
珍药云发〔2014〕X 号
珍药云函〔2014〕X 号
2.会议纪要编号 股份公司各中心下发会议纪要时，以中心首字为区分，发文字号为“黑珍药 X 发〔2014〕第 X 号”，对比其他下行文在编号前增加“第”字加以区分；其他公司会议纪要编号参照执行。
3.管理权限 各办公室统一管理本公司的文件编号工作，除红头文件由 OA 系统自动生成外，其他文件编号均由办公室指定专人进行登记和管理。
第九条
文件的呈报
1.内部文件的呈报 1.1 各公司（各中心）及其各职能部门呈报给股份公司的 OA/纸质版文件，须统一发送至本公司办公室；由办公室主任审核，相关领导签批意见后，转至股份公司行政办。凡出现内容表述不准确、观点不清晰等问题，给予文件提报、审核等相关人员罚款 50 元处理，问题严重的给予通报批评； 1.2 接转文件人员在接收各中心、各公司的 OA/纸质版文件后，
报经行政中心总监（办公室主任）审核签署具体处理意见，再转发至股份公司相关领导或各中心负责人办理。行政中心总监（办公室主任）审核报送文件时，须根据文件的呈报对象、机密等级和紧急程度，签署拟办意见，如需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，如紧急公文应当明确办理时限。凡违反文件呈报流程，影响文件下发执行的，给予各公司办公室主任罚款 100 元罚款处理，问题严重的给予通报批评； 1.3各公司职能部门上报的文件，经行政中心总监（办公室主任）审核确认，可以由各中心直接办理不需要副总裁、执行总裁、执行总裁及总裁审批的普通文件：各中心在收到文件后，根据部门职权范围确定能否处理解决文件事项，能够予以解决的，应提出具体解决办法，直接批转给各公司执行；无法解决的，应提出本中心意见，转报给行政中心呈报给股份公司相关领导审批；对不属于本中心职权范围或者不宜由本中心办理的，应当及时退回行政中心并说明理由； 1.4 经行政中心总监审核确认需要副总裁审批的文件：经副总裁以上领导批示后，须统一由行政中心批转至各中心办理。股份公司领导批示阅办的事项，各中心须办理完毕后，提交完结报告至行政中心，由行政中心将完成结果上报股份公司领导；股份公司领导未明确批示办理意见或批示需要其他部门予以配合完成的，主办单位与协办单位须重新拟定批复文件，报行政中心审核，行政中心报股份公司领导审批后，将此批复意见下发至各有关单位进行办理，行政中心负责跟踪；
1.5 各中心、各公司需报请公司总裁/常务副总裁审批、决定、阅知的 OA 文件以及 OA 系统以外的各类纸质资料、文件等，需统一由行政中心转交。经行政中心总监签批，由指定转件人上报给相关领导秘书；总裁秘书应根据文件内容，汇总拟定摘要，并根据文件的紧急程度，报送领导审批或阅知；领导公出期间，总裁秘书须将特急文件及内容摘要以电话或短信形式，呈报领导审批。
1.6 各中心、各公司需报请公司董事长审批、决定、阅知的 OA文件以及 OA 系统以外的各类纸质资料、文件等，应由公司总经理或
主管副总裁事先征求董事长意见并取得许可后，再由各单位提交 OA文件以及 OA 系统以外的各类纸质资料、文件等，正式进入内部文件呈报流程。
2.外部文件的呈报
2.1 各单位需对外呈报材料时，应由公司总经理或主管副总裁事先征求董事长意见并取得许可后，再由发起人提交呈报材料请示,经主管副总裁审批同意后，方可起草相关材料。
2.2 对外提供汇报材料或数据时，各责任单位主要领导及项目统筹负责人，必须对材料进行审核校对，以确保多版本（word、ppt、视频等）汇报材料的准确统一。材料经股份公司主管副总裁级别以上领导进行统一审核把关，并按照审核批准的最终结果对外发布或报送（详情参照附件 1：对外呈送材料流程图）。
2.3 各单位或个人在公司公开披露信息前的任何时点，不得以任何形式,在相关文件、媒体和网站上使用本公司报送的未公开重大信息。
2.4各单位办公室关于对外报送信息事项的报送依据、报送对象、报送信息的类别、报送时间、对外信息使用人保密义务的书面提醒情况等予以详细记录，并归档保存。
2.5 各单位向政府机关等部门呈报材料并形成红头文件时，必须使用国家机关公文标准格式行文（详情参照附件 2：国家机关标准公文格式。）
第十条 文件的批办 针对承办“提、审、决、阅”等不同类别文件的处置要求，将OA 文件签批意见明确如下：
1.处理“提”类文件时，文件发起人要严格按照规定起草文件，请示类文件要“一事一议”，内容精炼准确，拟办意见明确，以便于上级领导决策及文件的后续处理； 2.处理“审”类文件时，负责人要对待审文件提出明确的处理意见，并说明审核的主要依据；
3.处理“决”类文件时，相关领导要明确给予“同意”或者“不同意”的批复，并说明原因，必要时要指定具体负责人，明确完成时限； 4.处理“阅”类文件时，要在认真阅读文件后，给予“已阅”、“收悉”等内容记述。例如：已阅××文件。
凡因文件签批意见不明确，影响文件下发执行的，给予相关责任人 100 元的罚款处理，问题严重的给予通报批评。
第十一条 文件的下发 1.公司总裁批示的文件，由总裁秘书转发给文件转呈人员；文件转呈人员登记后转办给相关单位落实、执行；副总裁、总裁助理批示的文件，转发给文件转呈人员；文件转呈人员登记后转办给相关单位落实、执行，并负责跟踪、检查工作进展和完成情况； 2.以股份公司名义下发的各种文件，由各拟文单位将文件报送行政中心文件转呈人员，经行政中心总监、文字秘书（秘书长）进行文字、内容等方面审核后，呈报股份公司领导审批。审批完结的文件由行政中心行文下发； 第十二条 公文报送审批时限要求应严格按照关于复命制的规定执行。
第十三条 文件的归档 1.公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文； 2.各类红头文件、按照档案归档范围需要归档的普通文件，各公司办公室应以月为单位定期打印纸质文件进行归档，年底统一装订后，报档案馆/室存档； 3.存档时，收、发文单与红头文件一并存档；股份公司领导或各中心领导对本部门公文的批复或意见，应与原公文一并存档； 4、各部门上报总裁、董事长审阅的纸质文件、资料等由行政中心报送总裁、董事长审阅后，各部门进行备份后由行政中心转档案馆存档。
第十四条 文件闭环管理 各公司、各中心上报至股份公司文件，需实现闭环管理。文件闭环管理模式就是通过有效的管理办法和技术手段，确保文件从制作产生，经过发放、传递、复制、使用、跟踪、保管等中间环节直接到其销毁的过程中，每一个步骤都做到清晰可控。
文件载体模式根据文件内容及机密程度，分为 OA 类文件及纸质类文件，发起单位报送至股份公司签批的文件，行政中心需做好文件的登记、标识（纸质类文件根据文件内容定其紧急程度并在其文件右上角做相应的标识）。在文件传阅过程中要严格履行签收手续，记录好文件标题、密级等，接收人要签署其姓名及接收时间。工作人员需做好文件保管、保密工作，在工作过程中产生未完成的过程文件，工作人员在离开办公室前，应将其进行妥善保管，避免文件丢失。同时，行政中心要控制文件签批范围和时限，尽量减少文件在传阅过程中的停留时间，以避免文件失去控制而造成丢失。
文件签批完毕后，行政中心需在第一时间转给发起单位及相关责任人，涉及跟踪类文件，需转至跟踪人员进行跟踪、督办，并将跟踪内容、结果及时反馈至相关领导阅知。文件流转完毕后需做好原件的存档工作（纸质、电子共存）。若需销毁的文件，需经主管领导批准并履行登记手续。工作人员在调动、辞职、退休等情况下，应主动办理文件移交手续，不得带走或私自销毁文件。
文件闭环 管理 模式 图表：
第三章
规章类应用文格式要求
第十五条 各单位在日常的生产经营中，所涉及的各领域的规范、约束性的事项，只能以规定或办法进行制作下发，再由各办公室统一汇编入册。
1.规定和办法 公司在日常生产经营过程中，各领域需要进行规范、约束的事项只使用规定和办法两种文体。具体格式要求如下：
由标题、正文两部分组成。
（1）标题：发文机关名称+事项+...
