公文写作宝典汇编

时间：2020-12-30 13:45:36　来源：雅意学习网本文已影响人

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　第一章公务与公文的关系 .............................. 1 一、公文的概念和特点 ............................................................................. 1 （一）概念 ................................................... 1 （二）特点 ................................................... 2 （三）作用 ................................................... 3 二、公文的分类和文种 ............................................................................. 4 （一）按形成和使用的公务活动领域划分 ......................... 4 （二）按公文的来源划分 ....................................... 4 （三）按公文的行文关系和行文方向划分 ......................... 4 （四）按公文的秘密程度划分 ................................... 5 （五）按紧急程度划分 ......................................... 6 （六）按具体职能划分 ......................................... 6 （七）按收文机关对收到公文的处理方式划分 ..................... 6 （八）按物质载体划分 ......................................... 6 三、公文写作的基本步骤和要求 ............................................................... 7 （一）基本步骤 ............................................... 7 （二）基本要求 ............................................... 8 第二章办文规则和程序 ................................ 9 一、办文工作的内容、特点和规则 ........................................................... 9 （一）内容 ................................................... 9 （二）特点 ................................................... 9 （三）规则 ................................................... 9

　二、发文办理的程序和要求 .................................................................... 10 （一）拟制 .................................................. 10 （二）注发 .................................................. 11 （三）校对 .................................................. 11 （四）缮印 .................................................. 12 （五）登记 .................................................. 12 （六）核发 .................................................. 12 （七）归档 .................................................. 12 三、收文办理的程序和要求 .................................................................... 13 （一）签收 .................................................. 13 （二）登记 .................................................. 13 （三）初审 .................................................. 13 （四）拟办 .................................................. 13 （五）承办 .................................................. 13 （六）传阅 .................................................. 14 （七）催办 .................................................. 14 （八）查办 .................................................. 14 （九）注办 .................................................. 14 （十）答复 .................................................. 14 四、文书立卷归档 ................................................................................... 14 （一）定义 .................................................. 14 （二）立卷范围 .............................................. 15 （三）立卷要求 .............................................. 15 （四）立卷方法 .............................................. 15 （五）程序 .................................................. 16 第三章如何撰写决策指挥类公文 ........................ 19 一、命令 ................................................................................................. 19 （一）特点 .................................................. 19

　（二）行文对象 .............................................. 20

　目录 V

　（三）格式 .................................................. 20 （四）遣词造句技巧 .......................................... 22 （五）范文解析 .............................................. 22 （六）经验分享 .............................................. 24 二、决定 ................................................................................................. 24 （一）特点 .................................................. 25 （二）行文对象 .............................................. 25 （三）格式 .................................................. 26 （四）遣词造句技巧 .......................................... 27 （五）范文解析 .............................................. 27 （六）经验分享 .............................................. 31 三、决议 ................................................................................................. 31 （一）特点 .................................................. 31 （二）行文对象 .............................................. 32 （三）格式 .................................................. 32 （四）遣词造句技巧 .......................................... 33 （五）范文解析 .............................................. 34 （六）经验分享 .............................................. 40 四、批复 ................................................................................................. 40 （一）特点 .................................................. 40 （二）行文对象 .............................................. 41 （三）格式 .................................................. 41 （四）遣词造句技巧 .......................................... 42 （五）范文解析 .............................................. 43 （六）经验分享 .............................................. 47 五、意见 ................................................................................................. 48 （一）特点 .................................................. 48 （二）行文对象 .............................................. 49 （三）格式 .................................................. 49

　（四）遣词造句技巧 .......................................... 50

　目录 VII

　（五）范文解析 .............................................. 51 （六）经验分享 .............................................. 57 【格式包】本章各类型公文规范格式 ........................................................ 58 第四章如何撰写公布知照类公文 ........................ 67 一、公告 ................................................................................................. 67 （一）特点 .................................................. 68 （二）行文对象 .............................................. 69 （三）格式 .................................................. 69 （四）遣词造句技巧 .......................................... 70 （五）范文解析 .............................................. 70 （六）经验分享 .............................................. 75 二、通告 ................................................................................................. 76 （一）特点 .................................................. 76 （二）行文对象 .............................................. 76 （三）格式 .................................................. 77 （四）遣词造句技巧 .......................................... 78 （五）范文解析 .............................................. 78 （六）经验分享 .............................................. 81 三、通知 ................................................................................................. 82 （一）特点 .................................................. 82 （二）行文对象 .............................................. 83 （三）格式 .................................................. 83 （四）遣词造句技巧 .......................................... 84 （五）范文解析 .............................................. 85 （六）经验分享 .............................................. 94 四、通报 ................................................................................................. 95 （一）特点 .................................................. 95

　VIII

　（二）行文对象 .............................................. 96

　目录 VII

　（三）格式 .................................................. 97 （四）遣词造句技巧 .......................................... 97 （五）范文解析 .............................................. 98 （六）经验分享 ............................................. 101 五、会议纪要 ........................................................................................ 102 （一）特点 ................................................. 102 （二）行文对象 ............................................. 103 （三）格式 ................................................. 104 （四）遣词造句技巧 ......................................... 105 （五）范文解析 ............................................. 105 （六）经验分享 ............................................. 109 【格式包】本章各类型公文规范格式...................................................... 110 第五章如何撰写报请商洽类公文 ...................... 119 一、报告 ............................................................................................... 119 （一）特点 ................................................. 120 （二）行文对象 ............................................. 120 （三）格式 ................................................. 121 （四）遣词造句技巧 ......................................... 122 （五）范文解析 ............................................. 123 （六）经验分享 ............................................. 130 二、请示 ............................................................................................... 130 （一）特点 ................................................. 131 （二）行文对象 ............................................. 132 （三）格式 ................................................. 132 （四）遣词造句技巧 ......................................... 133 （五）范文解析 ............................................. 134 （六）经验分享 ............................................. 137 三、议案 ............................................................................................... 138

　VIII

　（一）特点 ................................................. 139

　目录 IX

　（二）行文对象 ............................................. 140 （三）格式 ................................................. 140 （四）遣词造句技巧 ......................................... 141 （五）范文解析 ............................................. 141 （六）经验分享 ............................................. 143 四、商洽函 ............................................................................................ 144 （一）特点 ................................................. 144 （二）行文对象 ............................................. 144 （三）格式 ................................................. 145 （四）遣词造句技巧 ......................................... 146 （五）范文解析 ............................................. 146 （六）经验分享 ............................................. 148 五、问复函 ............................................................................................ 148 （一）特点 ................................................. 148 （二）行文对象 ............................................. 149 （三）格式 ................................................. 149 （四）遣词造句技巧 ......................................... 150 （五）范文解析 ............................................. 150 （六）经验分享 ............................................. 152 六、请批函 ............................................................................................ 153 （一）特点 ................................................. 153 （二）行文对象 ............................................. 153 （三）格式 ................................................. 154 （四）遣词造句技巧 ......................................... 154 （五）范文解析 ............................................. 155 （六）经验分享 ............................................. 156 七、知照函 ............................................................................................ 157 （一）特点 ................................................. 157 （二）行文对象 ............................................. 157

　（三）格式 ................................................. 158

　目录 IX

　（四）遣词造句技巧 ......................................... 158 （五）范文解析 ............................................. 159 （六）经验分享 ............................................. 160 【格式包】本章各类型公文规范格式...................................................... 161 第六章如何撰写规章制度类公文 ...................... 173 一、条例 ............................................................................................... 173 （一）特点 ................................................. 174 （二）行文对象 ............................................. 175 （三）格式 ................................................. 175 （四）遣词造句技巧 ......................................... 176 （五）范文解析 ............................................. 177 （六）经验分享 ............................................. 182 二、规定 ............................................................................................... 183 （一）特点 ................................................. 183 （二）行文对象 ............................................. 184 （三）格式 ................................................. 184 （四）遣词造句技巧 ......................................... 185 （五）范文解析 ............................................. 185 （六）经验分享 ............................................. 193 三、办法 ............................................................................................... 193 （一）特点 ................................................. 194 （二）行文对象 ............................................. 194 （三）格式 ................................................. 195 （四）遣词造句技巧 ......................................... 195 （五）范文解析 ............................................. 196 （六）经验分享 ............................................. 201 四、细则 ............................................................................................... 202 （一）特点 ................................................. 202

　（三）格式 ................................................. 203 X

　（二）行文对象 ............................................. 203

　目录 XI

　（四）遣词造句技巧 ......................................... 204 （五）范文解析 ............................................. 205 （六）经验分享 ............................................. 214 五、规划 ............................................................................................... 214 （一）特点 ................................................. 214 （二）行文对象 ............................................. 215 （三）格式 ................................................. 215 （四）遣词造句技巧 ......................................... 216 （五）范文解析 ............................................. 216 （六）经验分享 ............................................. 221 六、方案 ............................................................................................... 222 （一）特点 ................................................. 222 （二）行文对象 ............................................. 222 （三）格式 ................................................. 223 （四）遣词造句技巧 ......................................... 223 （五）范文解析 ............................................. 224 （六）经验分享 ............................................. 230 【格式包】本章各类型公文规范格式 ...................................................... 231 第七章如何撰写日常事务类公文 ....................... 243 一、大事记 ............................................................................................ 243 （一）特点 ................................................. 244 （二）行文对象 ............................................. 244 （三）格式 ................................................. 245 （四）遣词造句技巧 ......................................... 245 （五）范文解析 ............................................. 246 （六）经验分享 ............................................. 248 二、简报 ............................................................................................... 250

　（三）格式 ................................................. 203 XII

　（一）特点 ................................................. 250

　目录 XIII

　（二）行文对象 ............................................. 251 （三）格式 ................................................. 251 （四）遣词造句技巧 ......................................... 253 （五）范文解析 ............................................. 254 （六）经验分享 ............................................. 261 三、计划 ............................................................................................... 262 （一）特点 ................................................. 262 （二）行文对象 ............................................. 263 （三）格式 ................................................. 263 （四）遣词造句技巧 ......................................... 263 （五）范文解析 ............................................. 264 （六）经验分享 ............................................. 270 四、总结 ............................................................................................... 271 （一）特点 ................................................. 271 （二）行文对象 ............................................. 272 （三）格式 ................................................. 272 （四）遣词造句技巧 ......................................... 273 （五）范文解析 ............................................. 274 （六）经验分享 ............................................. 280 五、合同 ............................................................................................... 280 （一）特点 ................................................. 281 （二）行文对象 ............................................. 281 （三）格式 ................................................. 282 （四）遣词造句技巧 ......................................... 283 （五）范文解析 ............................................. 283 （六）经验分享 ............................................. 288 （七）常见合同模板 ......................................... 289 六、意向书 ............................................................................................ 294 （一）特点 ................................................. 294

　（三）格式 ................................................. 203 XIV

　（二）行文对象 ............................................. 295

　（三）格式 ................................................. 295 XII

　（四）遣词造句技巧 ......................................... 296 （五）范文解析 ............................................. 296 （六）经验分享 ............................................. 299 七、讲话稿 ............................................................................................ 299 （一）特点 ................................................. 299 （二）行文对象 ............................................. 300 （三）格式 ................................................. 301 （四）遣词造句技巧 ......................................... 301 （五）范文解析 ............................................. 302 （六）经验分享 ............................................. 310 【格式包】本章各类型公文规范格式 ...................................................... 311 附录 1 党政机关公文处理工作条例 ...................... 325 附录 2 党政机关公文格式国家标准 ...................... 333 参考文献 ............................................. 356

　第一章公务与公文的关系 XII

　第一章公务与公文的关系

　公务活动是一种职务活动：处理与职权相联系的公共事务，履行监督、管理公共财产的职责，并在所从事的活动中实现自己所代表的那个团体的团体利益。国家公务活动以履行国家意志为前提，根据国家意志来履行职能，在活动中代表国家并实现国家利益，其后果由国家承担责任。这种公务活动的目的是，国家实现对国家公共事务或者国家资产的管理、经营。

　一、公文的概念和特点

　（一）概念

　公文，即公文文书，又称文件，是党政机关、企事业单位、社会团体等组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，报告和交流情况，请示和答复问题，联系公务，记录工作内容的重要工具。广义上的公文指的是党政机关、企事业单位、社会团体的各种文件、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等；狭义上的公文指的是通用公文和专用公文。

　公文的基本含义，可以从以下几个方面来理解：

　第一，公文形成的主体是依据国家法律和有关章程、条例建立起来的国家机关及其他社会组织，是具有法定地位的。这种法定地位赋予了这些机关与

　组织在自己职权范围内制定和办理公文的权力。

　第二，公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关与组织，在自己的组织系统、领导关系和职权范围内行使法定职权和实施有效管理的公务活动时，必然会产生体现自身意志的文字材料。这正是公文形成的必要条件。

　第三，公文区别于其他文章和图书资料的主要之处是，它是具有法定效力与规范格式的文书。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的；公文的规范化格式，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的写作与处理。

　第四，公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具，任何一个机关或组织在日常的工作活动中，都需要通过公文来表达意图、处理公务、实施管理。

　（二）特点

　公文作为具有法定效力与规范格式的文书，其区别于图书、情报、资料等文本的主要特点有：

　权威性（1）公文的制作和发布是由法定的作者完成的。

　（2）公文具有特定效力，所有的公文内容不能随意更改或否定。

　（3）公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不像私人文件那样，主要靠各种约定俗成的格式。

　工具性公文是仅限于公务活动的一种文体，是党政机关、企事业单位、社会团体在公务管理过程中使用的一种工具。

　规范性（1）公文的撰写和处理都有规范化的制度。

　（2）

　公文的内容必须符合党和国家的法律、法规、方针、政策及有关规定。

　（3）公文的格式、行文程序也必须遵循一定的要求。

　（4）公文有特定的体式，文体、结构、文件标记等具有统一的规定。

　第一章公务与公文的关系

　时效性公文的时效性主要体现在时代性、及时性和时限性上，反映的是处于一定时段或时期内的公文活动事件过程。

　（三）作用

　指导作用公文是上级单位对下级单位的工作进行领导与指导的一种工具，上级单位通过发布指示、决定、通知、计划、会议纪要等公文，对下级单位的工作进行具体的领导与指导。这些公文一经下发，下级单位必须执行。离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。

　规范作用通过公文发布的法律、法令和行政法规等文件都是依据《宪法》制定的，这类文件一经制定和发布生效，必须坚决执行。它们不仅是人们的行为准则，也是人们进 3.

　沟通作用上下级或平级单位的许多工作是通过公文进行联系、协调的。通过公文，能及时处理具体问题，获得相关信息。因此，公文在保证各单位正常而有秩序地开展工作方面，起着极大的作用。

　宣传、教育作用公文在传达某一方针政策，或针对现实生活中普遍存在的问题或认识的偏差，通过启发诱导，使人们明白应该确立什么立场，坚持什么原则，应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。

　凭证和依据作用各种公文反映了制发单位的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证，具有法定的效力。受文单位则以此作为处理工作、解决问题的依据。

　（二）按公文的来源划分

　二、公文的分类和文种出于认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准、从不同角度对公文进行分类。

　（一）按形成和使用的公务活动领域划分

　通用公文通用公文是各级各类党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动中普遍使用的公文。如通知、通报、请示、批复等。

　专用公文专用公文是相对通用公文而言的，是指在一定业务范围内由专门机关、组织等因特殊需要专门制定和使用的文件。如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等。

　对外文件对外文件简称发文，指本单位向外单位发出的文件。

　收来文件收来文件简称收文，指外单位发送至本单位的文件。

　内部文件内部文件指限于单位内部制发、运行和使用的文件。

　（三）按公文的行文关系和行文方向划分

　上行文上行文指下级单位向隶属的上级单位报送的公文。

　第一章公务与公文的关系 5

　平行文平行文指同级或者不相隶属的单位之间往来的行文。

　下行文下行文指上级领导单位对所属的下级单位的行文。

　（四）按公文的秘密程度划分

　绝密文件绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

　机密文件机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

　秘密文件秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

　内部文件内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。

　限国内公开的文件限国内公开的文件指内容不涉及秘密，但不宜或不必向国外公布，只在国内公开发布的公文。

　对外公开的文件对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接向国内外公布的公文。

　（五）按紧急程度划分

　特急件特急件指内容至关重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递、处理的公文。

　急件急件指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递、处理的公文。

　平件平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递、处理的公文。

　（六）按具体职能划分

　法规性公文法规性公文是用来颁布法律、法令或对有关问题做出规定的公文。

　指挥性公文指挥性公文是直接体现上级单位的决策意图，对有关事项的处理、有关工作的进行起着指令或指导作用的公文。

　（七）按收文机关对收到公文的处理方式划分

　阅知性公文阅知性公文指只需按规定交有关单位、有关人员阅知的收文。

　承办性公文承办性公文指必须交有关单位、有关人员及时办理（或答复，或贯彻执行）

　的收文。

　（八）按物质载体划分

　纸质文件纸质文件指用纸张印制、书写的文件。

　第一章公务与公文的关系 7

　感光介质文件感光介质文件指以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。

　磁介质文件磁介质文件指以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件、磁光盘文件等。

　电子文件电子文件指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。

　三、公文写作的基本步骤和要求

　（一）基本步骤

　写作前的准备（1）

　明确行文的目的和要求。选用适宜的文种，确定文件发送范围，确定文件内容表述的层次结构及受文对象的基本要求。

　（2）

　收集资料，进行调研。收集和研究相关素材并进行分析归纳，调查了解实际情况。

　（3）

　选择文件的表述方式。根据文种的不同，选择相应的表述方式。一般是以说明文作为文件表达的最基本方式。

　撰拟文稿（1）安排好结构。这是对文件正文内容的组织安排，要确保文件结构完整、严谨、有条理。要求有二：一是要确定总体的构成；二是要确定正文的具体构成，确保层次分明、段落清晰。

　（2）拟出写作提纲。对文件做一个通盘设计，做到纲目清楚。

　（3）正式撰拟文稿。正文要开宗明义，紧扣主题，选材得当，观点鲜明，以观点统帅材料，文字简练，问题交代清楚。

　审核修改文稿的审核修正，要按规定的程序，认真严肃地反复进行。主要内容包括：

　深化主题、审查内容、调整结构、修改用语和标点符号等。

　（二）基本要求

　在内容上要充分体现党和国家方针、政策、法律法规的要求，符合公务活动的客观规律；要同制文单位的职权范围相一致，重点内容要突出，材料、情况要真实，并合乎保密要求。

　在结构上观点要统一，安排要合理，层次要清楚。

　在遣词造句上理论要合乎逻辑，符合语法；用语要准确，语言要庄重、平实；正确使用汉字和标点符号，数目字、简称用语等要符合规范。

　在形式上符合党和国家规定的文体格式，坚持一文一事制度；篇幅要简短，内容应言简意赅。

　在撰稿人要求上一般日常公文，由秘书部门或业务部门拟稿；重要的公文，由领导人亲自撰写或主持撰写。

　第二章办文规则和程序 9

　第二章办文规则和程序

　一公、办文文工作的思内容、享特点和规则（一）内容

　办文也称行文，指的是写作文件和处理文件两个方面，既包括对文件的起草、审定及签发等事宜，也包括文件的收发、分送等事宜。广义上的办文指的是由文书文件而产生的一切相关事务。

　（二）特点

　办文的特点是，相关工作的开展都紧密围绕文字工作这个核心。

　（三）规则

　办文的规则是，处理及时，统一渠道，遵守程序，便于工作，保守秘密。

　二、发文办理的程序和要求发文办理指单位内部在制发公文时，所进行的拟制、审定、签署、发出等活动过程。

　（一）拟制

　拟稿拟稿是指按不同意图起草公文，分为准备阶段、写作阶段和修改阶段。这是发文办理过程的起点。

　会商会商是指，文书内容涉及有关单位的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的协商活动。会商应由发文单位主动组织并及时通知协商的对象，做到不遗漏，可采取“跑会（商）”“函会（商）”召集会议协商等多种方式集中意见。如未就有关问题取得一致的意见，应向上级单位及时反映，请上级单位协调，不得擅自对外行文。

　审核审核又称核稿，指对拟办好的文稿进行全面审核与修正。需要发文单位审议的重要公文文稿，审议前由发文单位办公厅（室）进行初审。

　主要审核以下几方面内容：

　（1）从控制发文的角度看，发文理由是否充分，是否必须发文。

　（2）

　从行文方向的角度看，发文名义是否恰当，检查文种是否正确，检查有无多头主送、滥抄滥报、随意越级行文等现象。

　（3）

　从文稿内容看，是否符合法律法规和相关路线方针政策，是否完整准确地体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，以及所提的措施办法是否切实可行。

　（4）

　从语言表述看，是否标准、简明、得体，逻辑是否合理，语法是否规范，标点是否正确，人名、地名、时间、数字、引文是否准确。

　（5）

　从文件格式、体例看，行文是否正确、规范，结构是否齐全完整，层次是否清楚，详略是否得当。

　第二章办文规则和程序 11

　（6）从发文职权看，是否经过会商或履行了必要的讨论和审批程序。

　经审核，符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送；不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由。

　对于审核中发现的问题，可提出原则性修改意见交由撰稿人去修改，也可经讨论，先对原稿做具体修改，然后返回作者征求意见。文书办理机构负责人或制发文件单位的领导人也可以直接修改。

　签发签发指的是发文单位的领导人对经过发文审核的文稿进行最后的审定并签署印发。

　签发人由于签发文书内容的不同而不同。比如：以单位名义制发的公文，则由单位有关领导人签发；以单位内设部门名义发文时，由该部门领导人签发；会议决议、会议纪要由会议主持人签发；等等。

　重要公文和上行文由单位主要负责人签发，而党委、政府的办公厅（室）

　根据党委、政府授权制发的公文，由授权单位主要负责人签发或者按照有关规定签发。不论是哪种形式的签发都具有严肃性和权威性，它是责任人依法行使职权的表现。

　根据签发人的身份、地位及工作程序的不同，签发可分为：

　（1）正签。签发人在法定权限内签发文件。

　（2）代签。根据授权代替其他人签发文件。

　（3）核签。又称加签，指上级负责人签发下级单位的重要文件。

　（4）会签。两个或两个以上单位联合行文时，在会商的基础上由所有连署单位负责人履行签发手续，不能有遗漏。

　（二）注发

　注发是指，定稿形成后批注制发要求，包括标注文件的发授范围、阅读范围、紧急程度、秘密等级、发出时限、发送方式、发文字号及版式设计等，其作用是使签发意见进一步具体化。

　（三）校对

　校对就是，以定稿为基准，对清样或誊写的文件里的文字、标点、格式、

　编排等进行全面核对检查，纠正错漏。

　（四）缮印

　缮印就是，将经领导签发的文稿制作成书面文件的工作，包括缮写和印刷。对付印前的文稿，要审查签发手续；对缮印完毕的公文，要认真复核。除会议纪要外，公文都应当加盖印章。以哪个单位的名义发布公文，就要加盖哪个单位的印章；以领导人名义发出的公文，则由领导人亲笔签署或用签字章。这是公文生效的凭证和标志。用印要履行批准手续，并做好记录。印记须清晰、端正，要骑年压月，即上不压正文，下压日期，年、月在印章中间。

　（五）登记

　登记是指，公文分发传递前所进行的发文项目的登录工作，内容包括标题、文号、拟稿单位、审核人、签发人、成文时间、印刷时间、发放范围、阅读范围和级别、密级和缓急程度、印制份数、发送方式等，以保证公文传递的及时准确，也为日后统计查考做好备案。

　（六）核发

　核发是指，公文印制完毕，对文字、格式和印刷质量进行检查后分装发出的工作。

　第一，要清点核对公文印数，正确填写封套封面，对公文分拣装封。有密级的或急件，要加盖专用印戳。

　第二，将已封装的公文通过特定的方式传递给受文者。一般文件可通过交换邮寄等方式发出；涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　（七）归档

　将印制的公文正本一式两份或三份，连同有关负责人签署的定稿及有价值的修改稿一起立卷存档。

　第二章办文规则和程序 13

　三、收文办理的程序和要求收文办理指单位接收、办理发来文件的整个过程。具体包括：

　（一）签收

　签收指收文单位确认投递是否相符、检查封装是否破损、清点公文核实数量、核实是否按规定时限送达等内容。在确认无误后签字或盖章，并注明签收时间。

　（二）登记

　收到的公文经过拆封、清点、分类后，立即按收文序号、来文单位、来文文号、密级、文件标题、份数、紧急程度等进行登记。收文日期要具体到年、月、日，急件需具体到时、分。在收到文件首页的固定位置（一般在右上方）盖上本单位的收文章，收文登记内容一般有单位名称、文号和收文日期三项。对来文，要随来随登，准确无误。

　（三）初审

　收文单位要对来文进行几方面的审核：来文是否应由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否经过协商和会签，是否符合公文起草的其他要求等。如发现有以上问题的，可作退办处理。

　（四）拟办

　拟办是指，对来文提出办理的建议，供领导人审核决策。办理的建议分为两类：一是承办建议，即将公文交由有关部门办理；二是传阅建议，即只需了解文件内容，没有办理要求的，可建议有关人员传阅，掌握文件精神。

　（五）承办

　承办是指，对需要办理的文件，在拟办人员提出拟办意见的基础上，由

　领导人做批示办理意见后，到达承办部门进行具体工作或办理复文。

　（六）传阅

　传阅是指，对只需一般了解掌握的文件按程序进行传阅。

　（七）催办

　催办是指，对必须办理答复的公文，根据时限要求进行督促检查，以防止漏办和延误。催办是对承办公文过程的监督和控制，主要方式为电话催办、发函催办、会议催办、上门催办等。催办也要注意及时反馈信息，对已办结的公文要及时注销。

　（八）查办查办是指，对重要公文的办理质量进行检查，确保办文质量，避免出现漏洞和延误。