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    公文格式要求及字体大小、页码、排版标准要求

    时间:2021-07-01 16:03:48 来源:雅意学习网 本文已影响 雅意学习网手机站

     国家机关政府部门公文格式标准 (最新版,建议收藏!)

      标题 :

      由发文机关.发文事由.公文种类三部分组成。一般用 2 号方正小标宋简体,多行时要居中排布,做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。(行距:固定值 35 磅)

     正文:

      内容要求准确地传达发文机关的有关方针.政策精神,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。文中的结构层次序数应准确掌握和使用。

     正文一般用 三号仿宋 GB-2312 ,段落及格式如下图所示:

     一级标题:

     黑体(三号)

     “一”

      二级标题:楷体 GB-2312 加粗

     “(一)” 三级标题:三号仿宋 GB-2312 加粗

     “ 1. ”. . (1)

     一 、页面设置 1.选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7 厘米,下:3.5 厘米,左:2.8厘米,右:2.6 厘米。

     2.选择“纸张”附签,“纸张大小”设成“A4”。

     3.选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”,“页脚”设置成“2.5 厘米”。

     4.选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮。

     5.进入“文档网格”附签,选中“指定行网格和字符网格”,将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。

     二 、插入页码 码 1.选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。

     2.然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为-1-,-2-,-3-显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。

      3.双击页码,选中页码(包括左右两条短线),将页码字号设置成“四号”;字体为宋体的阿拉伯数字;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。

      三 、文号制作 1.平行文或下行文号:文号——三号仿宋、居中显示,编排在发文机关标识下空二行位置。

     2.上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离,编排在发文机关标识下空二行位置。

     注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。

     四 、公文正文排版 制作公文正文内容:正文内容根据实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:

     1.标 题——2 号小标宋字体,居中显示,编排于红色分隔线下空二行位置。

     2.主送机关——3 号仿宋字体,居左顶格,冒号使用全角方式,编排于标题下空一行位置。

     3.正 文——3 号仿宋字体。

     4.文种结构层次——依次用“一、” “(一)” “1.” “(1)” 标注。一级标题用 3 号黑体字,二级标题用 3 号楷体,三级和四级和正文一样用 3 号仿宋。

     5.附件——是正文内容的组成部分。3 号仿宋字体,在正文下空一行,左空 2 字编排,“附件”二字后标全角冒号和附件名称,附件名称后不标注标点符号。

     6.发文机关署名——3 号仿宋字体,距最后一行正文内容 3 个空行放置,以成文日期为准居中编排。

     7.成文日期——3 号仿宋字体,发文机关下方右空 4 个字格编排。

     8.印章——加盖端正,以成文日期中心为准,印章下端压成文日期。

     注:公文正文排版内容请参照“信函格式文件示意图”理解。

     五 、版记制作 1.选择“表格”——“插入”——“表格”,设置“列数”为 1,“行数”为 2。

     2.选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”。

     3.然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,竖线取消;同时,设置第一行和最后一行下线的宽度为 1½磅,中间一行下线宽度为½磅,点击“确定”。

     4.进入“表格属性”——“列”附签,设置指定宽度为 15.6 厘米,点击确定。

     5.在制作成功的表格第一行,输入主送单位、抄送单位,用 4 号仿宋体字,编排在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号;表格第二行,输入印发机关、印发日期,用 4 号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字后加“印发”二字。

     注:因现行的规范是要求公文双面打印的,因此公文的最后一页必定是偶数页,也就是如果公文在奇数页完结,则要版记排在背面的偶数页,否则背面偶数页空白,不是一个整体。

     附:机关正式公文格式图解

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