如何做好企业文书工作

时间：2021-04-23 12:04:30　来源：雅意学习网本文已影响人

　　企业办公室工作是很重要的一个“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系各单位的“纽带”，文书工作在办公室工作中起着很重要的作用。随着企业管理的不断进步和发展，对企业内部各项管理工作的要求也更严、更细、更实，对文书工作人员也提出了更高的要求。
　　
　　文书工作是具体的、繁琐的，事务多、事务急，随机性大、接触面广，是不可预料的事情很多的一项工作。在这种既要有原则性的具体性，又要有灵活性的繁杂性的文书工作中，工作的好坏，直接影响着办公室工作的正常开展。如何才能做好文书工作呢?通过笔者几年来的工作实践和不断地总结，认为要做好文书工作，就必须有四强：即责任心强、原则性强、保密性强、时效性强。
　　
　　工作中的责任心强
　　
　　文书工作是一项非常严肃而认真、严谨而细致的工作，它涉及到企业的方方面面，容不得半点马虎。有人认为文书工作不过是收发文件、传阅文件、日常性的办事而已，干好干坏无所谓的看法是极其错误的。是的，文书工作离不开的就是收文件、传阅文件，然而要当好一名文书，并不是一件轻而易举的事情，要保证做好每天的收文、发文、传文、督办、盖章以及办公室日常性工作等这些重复、琐碎的工作不出差错，就必须以认真细致的态度对待每一项工作，对收到的每一份文件、信函，都做好编号登记，送领导批示，然后按照领导的批示进行领导之间和各部门的传阅，使文件在上传下达的过程中既及时又准确，同时做好督办等工作。由于文书的工作性质就是事情较为多、杂、急、随机性大、接触面广，临时性的事务很多，而且通常比较紧急，也许这件事情还没有干完，又有其他急事需要处理，这些占用了很多工作时间，经常是忙忙碌碌的一天，还要坚守岗位，不能离岗，因为随时都会有人来办事，这需要我们有良好的服务意识和责任，以真诚热情的态度做好服务，以百倍的耐心做好细致的解释工作，这些看似简单、琐碎不堪的工作，实则责任重大，如果没有责任心，那是绝对做不好的。我们在做任何一项工作的时候，成功与否，通常取决于是否有强烈的工作责任感以及主动积极的工作态度——责任心。
　　我很欣赏盖茨说过的话：“人可以不伟大，但不可以没有责任心”，我们的责任心时常要比能力更显重要。我们每个人所处的位置，层次不同，所承担的责任大小不同，但责任心却没有大小的不同，因为不论工作的高低，伟大与平凡，责任心是一个人对待一切事物的态度，是人的使命所在。我们文书工作就是在平凡的岗位上，在紧张繁琐的点点滴滴中体现出文书工作的重要性、在默默无闻中反映出一个人的工作作风和工作态度——责任心。
　　
　　工作中的原则性强
　　
　　原则性是一名文书人员履行职责的最低的底线和起码的素质，过于灵活，过于有“眼色”，可能在其他的行业难能可贵，但在企业文书这项工作中是不可取的。原则性和灵活性把握的度就是制度的规定，灵活必须是在原则所允许的范围内的灵活，如果讲究的是通融下的灵活，那么往往是牺牲了“原则性”来成全“灵活性”，导致一些制度的权威性、约束性丧失。
　　作为企业的文书人员，管理着企业的印章，然而必须明白你手中的印章，它代表的是一个企业、一个公司，不是代表某个人，具有绝对的法律性和严肃性。每个印章的使用都必须按照制度要求去做，办理相关的手续方可使用。如果说我们工作中的原则性差，对认识的人就不讲原则，不该盖的章、不该做的事都因为是关系而没有了原则，那就给同不合格的产品开了合格证是一样的性质，质量没有了保障，可想我们的企业能发展好吗?同时也就丧失了工作的严肃性。所以，在工作中按制度办事，对事不对人，做好解释工作，就会得到理解和支持，我们工作起来主动性也就强了，避免因人情世故因素给公司造成不必要的损失，这就是原则性。
　　
　　工作中的保密性强
　　
　　随着网络的高速发展，信息技术的迅速发展和信息工具广泛普及的应用，造成失密和泄密的风险和途径日益增大。企业的保密工作尤其显得重要，它不仅关系到企业的利益，还关系到员工个人的利益。所以，要加强保密工作，把保密工作贯穿于日常工作中去，明确涉密人员对文件收发、登记、传递、归档、销毁等环节的职能，完善保密制度，加强对保密工作的检查监督，使保密工作真正做到有法可依，有章可循。同时要认识到保密工作涉及到我们企业的各个部门和每个员工，是一项基础性、群众性的工作，不是一项独立的工作，是与其他各项工作密不可分的，没有其他工作就没有保密工作，保密工作是做好和服务于其他各项工作的前提，所以必须警钟长鸣，常抓不懈。牢固地树立“保密无小事”的意识。保守公司的机密是我们文书人员最起码的意识和责任，文书每天接收文件及有关的信息，同时又在领导身边工作，常会涉及到涉密的文件及信息、资料，一定要按保密工作的职责和要求去做，按文件、函件的知悉程度传阅、保管。工作中一定做到“不该看的不看；不该说的不说：不该问的不问”，时刻保持警惕意识，因为泄密往往就发生在不经意间。办公室工作要对公司内外的工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点，保密工作更显得尤其重要，一定要做到慎中之慎。全面提高机关工作人员的保密意识，增强做好保密工作的责任感。
　　
　　工作中的时效性强
　　
　　工作中的时效性，就是从收文、传文的及时性和准确性两个方面要求，文件的及时性是对文书工作时间上的要求，运用文书往来的形式，上传下达，要做到文件的传递及时，保证按时送达，否则，会误事或失去文件的作用。要做到文件办理的及时，按照领导批示及文件要求时间办理，不可私自拖延和不办，保证文件的及时贯彻和执行。文件的准确性是对文书工作质量上的要求，就是要求文件在接收、传阅、处理、归档等每一个环节都不允许出一点差错，才能保证文件的准确，否则，就会降低文件或文书处理的质量，甚至给工作造成损失。有的文件和信息属于急件，需要立即送达，有着“一纸值千金”的作用，容不得一点延误和失误。
　　文书工作在上传下达传阅文件的过程中，及时性、准确性是缺一不可的，不能是保证了及时性而忽略了准确性，也不能是保证准确性而忽略了及时性，二者必须同时进行，这样才能保证工作的时效性。我们文书人员，在收文、传文及传递各项信息的过程中，必须保证各类文件及信息的时效性，如果不能及时准确的传阅文件及有关信息，会直接影响企业的决策及生产经营，影响企业利益和员工的利益，所以，保证文件信息的时效性，对企业实施科学决策，强化各项管理，搞活生产经营，疏通业务关系，处理各类问题，提高工作效率等都具有十分重要的意义。
　　在工作中，认识到责任心强、原则性强、保密性强、时效性强的重要性，就要按照“四强”严格要求，才能成为一名称职的企业文书人员。培养严谨细致、求真务实的工作作风，坚持从思想入手，加强观念素质培养；坚持从管理入手，加强制度建设：坚持从学习入手，加强业务新技能建设，与时俱进，精益求精抓好收发文上传下达工作，任劳任怨搞好后勤服务工作。以务实的精神，火焰般的热情，去做好每一天的工作。

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