浅谈知识经济时代企业档案的利用工作
时间：2021-04-23 00:02:42 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
[摘要]文章通过对企业档案特点的分析。论述知识经济时代档案利用工作在企业经营管理及科研生产中的重要作用。并阐述如何搞好企业档案利用工作的具体措施。
[关键词]企业档案；知识经济；利用工作
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1007－7723(2008)06－0074－0002
随着改革开放的深化和市场经济体制的确立，企业已成为市场竞争的主体。然而，相对于企业跨跃式的发展，企业档案的利用工作却明显滞后。由于传统档案管理模式及人们档案利用意识淡薄的缘故，作为现代企业运作不可或缺的档案利用工作却长期未得到应有的发展。全球经济正经历着一体化的浪潮，逐步从工业经济、后工业经济向知识经济转变，对信息的占有和利用，越来越成为企业竞争的核心主题。如果档案信息资源得不到充分、合理、及时的开发、利用，势必影响企业在知识经济阶段的生存和发展。所以，对企业档案信息资源的开发和利用，也逐渐成为现代企业档案工作的重点和主题。
一、企业档案的特点
企业在其科研、生产活动中形成的档案与其他社会组织在其社会实践活动中形成的档案有着不同的特点，主要表现在：
(一)具有显著的经济效益和社会效益
企业档案不但具有一般档案所具有的历史、文化等价值，还具有显著的经济效益和社会效益。因为企业档案不仅包括一般组织机构档案的类型，还包括企业产品的设计、定型等档案信息以及企业经营、决策、计划等涉及企业商业秘密的档案信息。这些信息既是对企业经营过程的忠实反映，也是对企业科研产生、经营管理经验的总结，是企业继续生产、科研开发的信息库和企业开拓新领域的智力平台。对企业档案信息的利用就是通过对企业档案信息资源的开发，挖掘企业档案信息资源的经济价值，发挥其经济效益。企业档案的经济效益是通过企业的扩大再生产、新领域开发等形式表现出来的。
企业档案不但能给企业带来显著的经济效益，同时也能产生巨大的社会效益。企业档案信息资源，除了涉密信息外，不但是本企业科研、生产的信息平台，经过合理有效的开发，也是社会其他机构可供参考的信息资料。对其及时、合理的开发和利用，能增进整个社会科研生产的发展水平。
(二)对企业的发展具有战略上的参考意义
企业作为市场竞争的主体，在市场竞争中会遇到各种机遇和挑战，不论是迎接挑战还是把握机会，都需要大量的相关信息作为决策的参考和行动的根据，特别是在一些关键的决策点上，最原始、最可靠的企业档案信息是企业决策行为的指导和依据。面对变化多端的市场，重视对企业档案信息的研究、开发和利用，透析档案信息资源背后的玄机，分析自身的优势与劣势，对于企业的生存和发展来说，都显得十分重要和必要。以对企业会计档案信息的利用为例，充分、准确、翔实的企业会计档案信息不仅可以给相关人员提供准确的经济信息，而且还可以据此调整、优化企业资本结构，为企业的资本投资和金融运作提供最可靠、最原始的信息支持。
(三)企业档案具有特殊的机密性
这里的“机密性”特指企业档案信息的“商业性机密和产品技术性机密”。在市场经济条件下。企业与企业间的竞争日益激烈，记载企业全部活动的档案信息在竞争过程中具有极强的情报价值。企业档案的利用工作必须建立在保密工作的基础之上。企业档案保密工作是指对本企业档案信息的完整性、机密性和可用性的保护。它不但涉及到信息环境如提供档案利用的信息系统的安全保护、局域网的安全保护，同时也包括对商业机密、知识产权、专利等方面的保护。
二、搞好企业档案利用工作的重要性
对档案信息资源开发和利用的过程就是档案信息的隐性价值转成实际价值的过程，是档案实现自身价值，发挥其作用的过程。在农业经济和工业经济时代，物质和能源是生产的主要资本。随着信息技术的兴起和知识经济的到来，企业的生存与发展不再以物质、能源作为基础，而是通过对信息的占有与利用来参与市场竞争的。由于其具有原始性、可靠性，档案信息资源在现代企业竞争中有着不可替代的作用。而且，随着知识经济的发展和知识管理的兴起，这种作用也会越来越明显。
企业是人类经济活动中最活跃的细胞，在知识经济时代，企业对信息技术和信息资源的需求超越了任何组织，当然这其中也包括对档案信息的利用需求。知识经济的兴起就是以企业对信息技术的广泛应用和对信息资源的深度开发为代表的。档案信息资源在整个企业信息资源系统中占有重要地位。因为企业档案不但忠实记录了企业发展的轨迹，同时也是企业决策和管理过程中可供参考的最可靠、最真实的信息数据。企业档案利用工作的重要性主要体现在如下两个方面：
(一)开发利用档案信息资源是知识经济发展的必然要求
一般认为，知识经济是建立在对信息的占用、分配和应用基础之上的。知识经济是相对于工业经济而言的，知识资本和信息已成为经济社会发展的基础。由于现代企业发展的资本主要是知识资本和信息，其竞争力也表现为科学技术的竞争。而企业档案是企业全部智力资本和信息的聚合，其可靠性、专业性、全面性和真实性也是企业其他信息资源无法相比的。对它的开发和利用，既是时代发展的要求，也是企业自我发展的要求。
(二)企业档案利用工作是企业发展的主要动力
企业档案为企业创新提供了最可靠的信息平台和智力支持。创新是知识经济最大的特色和生命力之所在，创新既保持了企业的长久竞争优势，又是提升企业核心竞争力的主要手段。企业档案是企业经营、管理、科研、开发经验的原始记录，是企业发展的“经验历程”。这些原始的经验、数据，是企业进行下一步开发、拓展的基础和资本，尤其是在“科学技术”和“信息资源”成为企业核心竞争力的时代，对企业经营、科研等档案信息的开发、利用，是企业创新最根本、最重要的手段之一。
三、搞好企业档案利用工作的具体措施
对企业档案信息资源利用与开发的目的就是要有效地挖掘企业档案信息资源的内在价值，优化企业知识资本结构，从而从整体上提高企业的核心竞争力。而在实际工作中，人们对档案信息资源的开发和利用意识还相当淡薄。其相关基础设施建设和相关制度、标准建设也十分薄弱，面对知识经济的冲击，搞好企业档案信息资源的开发和利用工作，应做好以下几点：
(一)提高企业员工对档案信息价值的认识
档案信息作为企业信息资源的重要组成部分，必须给予充分的重视和关注。如果对这些记录企业生产、经营、科研成果的档案信息不加以科学的管理和充分的利用；那么，在这个以信息为其发展基础的时代，企业将失去发展的平台和动力，最终将会被社会所淘汰。所以，从企业的领导到每一位员工，都要树立正确的档案观念，增强利用意识。把开发、利用好本企业的档案信息资源当成促进企业发展的重要手段。
(二)加强企业档案信息资源的网络化建设
网络化包括网络基础设施建设和档案信息的数字化。网络基础设施是现代企业发展不可或缺的硬件条件。网络基础设施建设如果跟不上时代的发展，企业也就成了信息孤岛，失去了生存与发展的空间。档案信息数字化包括档案信息资源目录数据库建设和全文数据库建设，其目标是，在权限范围内，通过目录检索，在网络的任何一个节点上，都能及时、准确、安全地找到要找的档案信息。
(三)加强档案信息标准化建设
标准化是档案信息化建设的重要基础。可以说，没有标准化，就没有档案信息化，更谈不上对档案信息资源的开发和利用了。加强档案信息标准化建设，对于发展档案事业，促进档案信息化建设健康、有序、协调地发展，构建企业档案信息网络、提高档案管理、利用服务的水平，加强档案工作与企业其他工作的交流与合作，增进企业的经济效益和社会效益都具有重要意义。
(四)处理好保密与利用的关系
保密是为了更好地利用，而利用工作的顺利开展是以做好对本企业档案信息的保密工作为前提的。对于企业档案信息的保密工作，首先搞清楚对什么样的档案信息保密和对什么样的人群保密。即保密的范围是什么；然后要根据档案信息机密程度递减的规律，随着时间的推移，并依据国家法律，逐步做好解密工作，以方便档案信息资源的开发利用；最后，要通过技术手段，解决好档案保密与开发利用的关系。例如，可以通过专利的方式，既保护了企业关键技术不被他人随意盗用，又可以充分发挥其社会效益，增进整个社会科学技术力量的发展。
