怎样进行档案管理 [如何做好档案管理工作]

时间：2019-03-29 03:24:08　来源：雅意学习网本文已影响人

　　在我国，大多数的档案馆都采用传统的完全以手工管理为主的方式进行档案管理工作。以手工检索为中心的著录卡片、目录等，不仅在编制阶段占用大量工作时间，检索过程也非常繁琐。而手工的档案查询方式，更显得信息获取和传递速度的缓慢。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。如何做好新形势下的档案管理工作，是摆在各级管理人员面前的一个重要课题。笔者根据近年来的工作实践认为应该从以下三个方面去努力。
　　一、广开收集渠道，努力把好收集关
　　第一，健全管理体制发挥网络作用。要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律，建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下层层有人负责,形成上下配合左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合,尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围还丰富了室藏促进了收集工作的开展。
　　第二，文件材料的收集工作，除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集，把握文件收集的主动权，把反映主要职能活动和历史面貌的的重要材料都收集起来。要加强与各部门的沟通，避免归档时遗漏。阶段工作结束或年度工作完结时，专职档案管理人员应主动上门，将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别、归档集中，从中找出规律性的材料和数据变死材料为活信息，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合，适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉地配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于档案工作的顺利开展。
　　二、拓宽知识层面，实现管理现代化
　　第一，加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
　　第二，掌握现代化管理技能提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以档案管理工作者要结合自己的岗位工作边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。
　　第三，利用现代化技术整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。
　　三、创新工作思维，提高档案利用率
　　第一，加强编研工作。要搞好档案编研就要主动了解社会需要及素材状况，采取征编结合的方法，通过对档案的分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。因此要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，使检索多样化从而提高查找利用档案的效率。
　　第二，积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面。档案管理人员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念。充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势实现档案信息资源共享。
　　第三，档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全。并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。严格执行国家的保密政策严防泄密。建立科学的管理制度，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。
　　科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
　　（作者单位：青兰高速公路沂源管理处）

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