用Excel日期函数实现办公自动化_办公自动化是什么证书
时间：2019-02-09 03:24:19 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要: 文章以日常办公中经常用到的几个小任务为例,介绍了Excel中有关日期日期函数的使用方法,从而提高办公一族的工作效率,使相关工作实现自动化。 关键词: Excel 日期函数 参数 办公自动化
1.引言
Excel是办公自动化中集表格、计算和数据库为一身的优秀软件,目前的大小公司、企业都是依靠它进行数据管理,其强大的数据处理功能的核心是函数。Excel包含了11类几百个函数,但由于其中的参数较多,在日常使用时往往会碰壁。下面我结合一些实例对与日期相关的函数作以说明,以便提高我们的工作效率,从而使办公自动化。
2.应用实例
2.1 从给定的日期时间中取出年、月、日、小时或分钟。
年、月、日、小时和分钟它们分别对应的函数是:YEAR、MONTH、DAY、HOUR、MINUTE,假如A1单元格中存放的是日期型数据“2010-8-7 11:22”,要返回该时间的钟点11,就可以使用函数“=HOUR(A1)”。
但如果要从临时指定的一串字符中获取具体的日期或时间,则应将这串字符放在双引号中,如“= HOUR ("2010-8-711:22")”。
在Excel中使用公式或函数时,有两点需特别注意:一是标点符号都应使用西文下的标点符号;二是公式中的等号不能省。
2.2 计算两个日期之间间隔的年、月或天数。
可使用函数DATEDIF(日期1,日期2,参数)返回两个日期间的时间间隔。假如日期型A2单元格的值是“2008-8-8”,日期型B2单元格的值是“2010-8-7”,要得到这两个日期之间的间隔,可以参照表1中列出的函数。
比如A2单元格是某个人的出生日期,那么这个人的年龄就可以表示成“="此人的年龄是"&DATEDIF(A2,TODAY(),"y")&"岁"&DATEDIF(A2,TODAY(),"ym")&"个月零"&DATEDIF(A2,TODAY(),"md")&"天"”,其中的TODAY()函数用来返回今天的日期,比如今天是2010年8月7日,这时系统将会返回“此人的年龄是1岁11个月零30天”。
那么以后利用DATEDIF函数我们就很容易得知一个人的确切年龄或工龄。
2.3 从身份证号码中获取某个人的性别和出生日期。
在员工的信息表中,身份证号码一般是必填项,为了在员工的生日时送去祝福,首先就得知道每个员工的出生日期和性别,这些信息其实就包含在身份证号码当中。
目前的居民身份证号码有15和18位之分:15位身份证号码中的第7、8位为出生年份,9、10位为月份,11、12位为日期,第15位为性别判断,奇数为男偶数为女;18位身份证号码中的第7~10位为出生年份,其余信息在15位基础上向后顺延两位,18位为效验位。
比如A3是某个人的身份证号码,就可以用下面的公式得到此人的性别:
=IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1," 男","女")。
其中“IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1))”表示:如果C2单元格中字符串的字符数是15,则从第15位开始,提取C2单元格字符串中的1个字符;否则从第17位开始,提取1个字符。MOD函数是用来取余的,如果提取出来的数值除以“2”后余数为“1”,则显示为“男”,否则显示为“女”。
要得到此人的出生日期要使用下面的公式:
=IF(LEN(A3)=15,DATE("19"&MID(A3,7,2),MID(A3,9,2),MID(A3,11,2)),IF(LEN(A3)=18,DATE(MID(A3,7,4),MID(A3,11,2),MID(A3,13,2)),""))。
其中的DATE函数是将日期字符串转换为一个日期,其它的几个函数使用可以参考Excel帮助。如果上面的公式得到的是一个数字,我们只需将该单元格的格式设置为“日期”即可,因为Excel中的日期其实就是一个数字,比如1900年1月1日是在Excel中是用1来记录的。
2.4 计算两个日期之间的工作日。
每年在发取暖费或降温费时或者考勤时,需统计两个日期间的工作日,这也可以用函数来完成。
函数NETWORKDAYS(开始日期,结束日期,假期)专门就是用来统计两个日期之间除去节假日和周末外的工作日,如公式“=NETWORKDAYS("2010-3-1","2010-5-31",{"2010-4-3","2010-4-4","2010-4-5","2010-5-1","2010-5-2","2010-5-3"})”将得到从2010年3月1日开始到2010年5月31日,除法定的清明节3天、劳动节3天和周末外的工作日,共有64天。
NETWORKDAYS函数属于“分析工具库”中的函数,使用时必须通过选择“工具”菜单中的“加载宏”命令先安装;假期中包括的日期序列应放在“{}”中。
2.5 计算与指定的日期相隔一定的工作日的另一日期。
函数WORDDAY(起始日期,工作日,假期)返回某起始日期之前或之后相隔指定工作日的某一日期的日期值,工作日不包括周末和专门指定的假日。在计算票据到期日、预期交货时间或工作天数时,可以使用函数WORKDAY来扣除周末或节假日。
如公式“=WORKDAY("2010-3-1",64,{"2006-5-1","2006-5-2","2006-5-3"})”表示从2010年3月1日开始64个工作日后的一个日期――2010年5月28日。
WORKDAY函数也属于“分析工具库”中的函数,工作日为正时表示从指定日期之后的某一天,否则为指定日期之前的某一天。
3.结语
文中只介绍了Excel日期函数中几个极为重要且常用的函数,只有掌握了它的使用方法,再加上其它函数,我们才会使办公真正实现自动化。
参考文献:
[1]雪之舫工作室.Excel函数应用实例详解[M].北京:中国铁道出版社,2004:65-85.
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