【微博公文对传统文书学的挑战】 传统公文
时间：2019-04-26 03:16:16 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
【摘要】本文通过对微博公文的分析，试图说明微博作为一种新型传播形式，不仅从传播途径上加速了公文的运转，提高了公文的办事效率，而且也不可避免地对公文本身的格式、内容等带来了影响。
【关键词】应用文体；微博公文；文书学；公文传播
2011年4月2日，浙江省海宁市政府信息公开网发布《关于启用微博公文的通知》一文，其后在新浪网上开通“浙江省海宁市司法局官方微博”，并以“海宁司法”的名称发布通告、公告等，并且至今一直在使用。2011年10月，“微博公文”获得亚洲政府信息化权威大奖。这一新生事物引起了各方媒体的报道，但报道内容似乎更多关注的是“提升司法行政机关微博问政能力与创新社会管理水平”等政务公开和信息传递层面。当笔者搜索到原文后，认为这样的传播方式将对传统文书学带来较大的影响。现具体分析如下：
微博公文的形成
微博，即微型博客（MicroBlog），是一个基于用户关系的信息分享、传播以及获取的平台，用户可以通过计算机、手机等多种客户端更新信息。“公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。”[1]微博公文就是以微博的形式发布并传达的政府公文，与纸质形式的公文、电子公文具有一样的行政效力。
海宁市司法局官方微博发出的第一份微博公文，全文如下：
@海宁司法：【微博公文】01号。关于做好清明节假期值班工作的通知。@本市各司法所：为了做好社区服刑人员管控工作，各司法所应严格落实值班制度，要求值班人员手机必须保持24小时开通，做好手机定位监控和记录表登记工作，如有情况及时上报@社区矫正之家。[2]
从以上可以看出，微博公文也同样具有了微博简短、及时的特点，但与微博有区别的是不具有“个体性”的特点。“微博公文只能由官方微博发布，个人微博可转发”。这时博主已经不是某一个具体的人，而是代表着某一级政府的工作部门，如海宁市司法局官方微博名称为“海宁司法”。这条微博也成为海宁市司法局决定启用这种新传播模式后发出的第一条“微博公文”。
究其实质，微博公文并未改变公文的性质和用途，只是公文的传播方式有了改变，但140个字数的限制和微博特有的即时传播途径，必然对已有的文书学研究带来影响。
微博公文与传统公文的区别
“公文是法定组织在其公务活动中所形成的、具有法定效力和规范体式的、对外发出的公务文书。”[3]海宁市司法局是国家行政机关，能够以自己的名义行使权利与承担义务的机关单位，具有文件制发权。
为提高公文质量和工作效率，2000年8月24日国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，对公文的种类、格式、行文规则和办理程序都做了严格规定，明确要求公文处理工作要做到规范化、制度化。纸介质公文是国家行政机关公文的基本表现形式，目前世界各国的行政公文都是以纸介质公文的形式存在。但微博公文就不同了。
浙江省海宁市政府信息公开网发布《关于启用微博公文的通知》全文如下：
关于启用微博公文的通知
局机关各科室，各司法所，市公证处：
为全面推进我市司法行政系统信息化建设，提高办公效率和质量，经研究决定，从2011年4月1日起启用微博公文。现就有关事项通知如下：
一、微博公文体式
微博公文分为文头、主体两部分。
（一）文头由公文标识、发文字号构成。
1.公文标识为：【微博公文】
2.发文字号为：微博发布公文文号为×号，微博转载公文文号为原公文文号。发文字号后用全角句号。
（二）主体由公文标题、主送部门、公文正文、成文日期、附注等项目构成。
1.公文标题：发文字号后第一段文字为标题内容。微博转载公文标题应加书名号。
2.主送部门：对下级机关、部门、单位发出的指示、通知、通报等公文，下属机关、部门、单位都是受文机关，也就是发文的主送部门。如微博公文系普发，主送部门可省略。主送部门在正文之前、标题之后。最后一个主送部门名称之后用全角冒号。
3.公文正文：正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。
4.成文日期：即为微博公文发布日期，一般无须另行注明。
5.附注：一般为微博转载公文在网站公布的公文网址链接。
二、要求
（一）微博公文一般为一文一条。
（二）微博公文只能由官方微博发布，个人微博可转发。
（三）机密公文一律不得在微博公文中发布。
（四）要求局机关各科室，各司法所，市公证处，各律师事务所、法律服务所全部开通新浪认证官方微博，或工作人员开通个人微博，以随时接收微博公文。
附件：
微博公文样式
微博发布公文样式：
【微博公文】×号。关于×××××××××的通知。各司法所：××××××××××××××，××××××××××××××。
微博转载公文样式：
【微博公文】海司[2011]×号。《关于××××××××××××××的通知》。各司法所：××××××××××××××，××××××××××××××。http：//www.148.省略/（公文网址链接）[4]
从以上所引浙江省海宁市司法局《关于启用微博公文的通知》一文可以看出，微博公文与传统公文有着不小的区别，下面分别阐述：
公文格式简化，适应微博有限容量。与《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式相比照：对照《国家行政机关公文格式》，纸质公文完全遵循，电子公文也比照遵循。但微博公文已经完全不适用了，如“发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识”、“正文用3号仿宋字”、“公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分”等针对文件外观格式的要求，更不要说文件的生效标识——印章了。
公文内容简洁，适应微博有限容量。“微博公文一般为一文一条”，微博公文的正文内容“要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱”。这既是微博公文的优点，也是它的缺点。当事情比较简单、紧急时，微博公文非常适合，尤其是突发事件的处置，可以随时跟进事态的发展。当文件内容过长时，微博公文采取网页链接处理。 行文方向仅限于下行文，但发文范围扩大。《关于启用微博公文的通知》文中对主送部门的解释是：“对下级机关、部门、单位发出的指示、通知、通报等公文，下属机关、部门、单位都是受文机关，也就是发文的主送部门。”可以看出，目前微博公文仅限于司法局内部，这项由司法局领导力推的新举措刚刚开始在内部试运行，因此没有对外联系工作上行、平行文的功能。
从公文行文方式来说，下行文一般都是内部行文，单位以外的人或工作部门很难看到。但是“微博的传播方式是一种裂变式的传播，这种传播速度是几何级的”[5]。通过微博这一特殊的传播方式，“围观”的人可以很多，微博特有的“转发、收藏、评论”功能，将公文内容迅速扩散，行政单位内部、外部的人同一时间都能看到。内部的有关工作人员执行，外部关注的人形成监督。此时公文的行文方向已不是发文者所能控制的。
全体工作人员参与，对现代网络、通信手段的依赖加强。使用微博公文的前提是“局机关各科室，各司法所，市公证处，各律师事务所、法律服务所全部开通新浪认证官方微博，或工作人员开通个人微博”，以随时接收微博公文。如果没有开通微博，如果没有新浪认证官方微博这个平台，微博公文是无法实施的。现在很多机关、企事业单位内部也都在使用即时公共通信平台如QQ、MSN、SKYPE等传递着公文，但都是在一个封闭的系统内部进行。微博公文最大的不同是开放的空间，“公”文被“私”人化了，传播的途径是点到点，而非传统公文层级传递。只要公众有微博账号，加“关注”就可以看到自己感兴趣的微博公文，就可以互动，发表个人的主观意见。微博公文已经不限于一个局域网，它是被置于一个公共平台之上，大大加快了公文在社会各个阶层的流动速度。
微博公文对传统文书学的挑战
我国文书学一直是以研究公文的生成和运转规律为核心研究内容的。随着科学技术的进步，公文在传播、传递中大量使用现代化手段如广播、电视、电子计算机等来进行，但最终作为凭证和依据的，仍然是以纸介质公文为主。与之相关的管理办法及公文格式也是针对纸介质作出的规定。但是，当互联网与通信技术整合到一起后会对传统公文有什么影响，我们并没有深入研究，只简单地归结为公文的传播方式有所改变，这是不够的。
对文书管理的挑战。“微博公文”在提速政务信息的同时，在文书处理方面，也要探索与之相适应的规章或制度。显然，传统的收发文过程，比如缮印、用印、登记、分发等程序是不适用的。但审核、签发、复核等原来保证公文质量的环节如何与微博公文相结合呢，又将是一个新课题。
微博公文的格式是否已固定下来，也值得商榷。公文格式的规范化和标准化是公文这一特定文书的形式所必须要求的。“格式不规范，除了影响公文的质量和美观外，更重要的是影响公文的效力。”[6]例如老百姓把纸质文件俗称为“红头文件”，就是对公文格式的认可。此外，在公文安全方面，微博公文是建立在独立于本部门之外的公共平台上，必须保证网络的稳定性和安全性。这与纸质公文的保管是截然不同的。对于黑客的攻击或是平台瘫痪等必须有预案。
对公文写作学的挑战。当我们还在长篇累牍地讨论公文的结构方式时，当我们还在苦心经营公文开头、主体、结尾的写法时，微博公文悄无声息地颠覆了这些理论，因为它只有140个字的容量。不需要考虑结构完备、过渡自然，也不用考虑主体是并列式还是递进式，更不需要“特此通知，望贯彻执行”之类的套语式结尾[7]——这些我们曾经奉为公文写作的“宝典”轻而易举地被解构了。
于是，公文变得简单与简洁，只要文通字顺，清晰地传达主旨，其余皆不必考虑。从这个层面上说，公文也回归到了它的本质——为了处理公务而产生。但同时，公文的文字及文学美感要求也被削弱了。
可以预见，微博公文的出现，对传统文书学的公文写作、文书处理、行文规则、公文格式、公文传播模式等一系列理论提出了挑战。微博公文会成为一个新的文种吗？让我们拭目以待吧！
参考文献：
[1]杨珍.对微博公文发展的理性思考[J].档案，2011（5）.
[2]http：//t.省略/1668973792/3f4DcPqzBQ
[3]向国敏.现代秘书学与秘书实务新编[M].上海：华东师范大学出版社，2001：115.
[4]http：//zfxx.haining.省略/zcwj/201104/t20110402_176153.htm
[5]王金礼、魏文秀.微博的超议程设置：微博、媒介与公众的议程互动[J].当代传播，2011（5）.
[6]房庆、李志祥、沙增斌.GB/T9704—1999国家行政机关公文格式〓国家标准应用指南[M].北京：中国标准出版社，2000：3.
[7]王敏杰.论行政公文的结构特点和结构方式[J].档案学通讯，2009（5）.
（作者为南京师范大学文学院博士生，西安石油大学人文学院教师）
编校：张红玲
