[如何做好学校的档案管理工作]学校档案管理工作的重要性
时间：2019-01-05 03:28:50 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要: 学校的档案管理工作是学校的重点工作之一,只有与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理不但可以不断地提升管理水平,做好档案的开发和利用工作,而且可以实现档案管理工作的自身价值,更可以为学校的进步作出应有的贡献,推动档案事业持续快速发展。
关键词: 档案管理工作 流程 综合素质 基本功
学校的档案管理工作是学校的一项重要任务,对现有学校的健康发展起着至关重要的作用。做好档案管理工作要吸收和借鉴优秀的档案管理工作经验,不断适应档案管理工作的新形势。如何科学利用好档案资源,是档案管理人员面对的新课题。根据近年来的工作实践,我认为应该从以下几个方面去努力。
一、健全流程体制实现管理科学化
学校档案的种类名目繁多,形式多样。因此,要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系,明确文件材料的归档范围和收集重点,以便把有价值的文件收集齐全。做好档案管理工作是现在学校健康发展的需要,档案管理工作是学校管理工作的一部分,也是提高学校工作质量和工作效率的必要条件,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量学校业绩与管理水平的重要尺度,是进行科学分析,扬长避短,定住学校发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面,为管理人员及时了解整体状况,适时调整策略提供准确依据。另一方面,为管理决策提供支持性证据;在我校目前历史背景条件下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映整体发展状况。因此,做好档案管理工作对于促进学校的全面发展具有重要意义。
1.健全管理体制,发挥网络作用。要结合我校自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系,协调各部门配备兼职档案信息员,从而做到从上而下,层层有人负责,形成上下配合、左右协作的档案传递网络,这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系,加强对平时收集工作的检查和指导工作,做到随时收集和定期收集相结合,尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅能拓宽档案的收集范围,而且能丰富室藏,推动收集工作的开展。
2.文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得学校领导重视、各部门配合外,更重要的是专职档案人员要做到“三勤”,即脑勤、手勤、腿勤,爱岗敬业,尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点,主动上门,跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集,把握文件收集的主动权,把反映主要职能活动和历史面貌的重要材料都收集起来,加强与学校各部门的沟通,避免归档时遗漏。在阶段工作结束或年度工作完结后,专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档,把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别、归档集中,从中找出规律性的材料和数据,变死材料为活信息,为开展各项管理工作服务,为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时档案管理工作还应加强宣传,通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规,增强全员的档案管理意识,使其自觉配合好文件资料的收集和归档工作,以有利于档案工作的顺利开展。
二、提高综合素质,实现管理现代化
学校的档案数量越来越大,档案的种类越来越多。因此,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形势下出现的新问题。
1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此,只有档案管理工作者涉猎广博的专业知识,拓宽知识层面,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。
2.掌握现代化管理技能,提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求,也是档案管理发展的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,努力使自己成为具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。
3.利用现代化技术,整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案,可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既可降低人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机的管理优势,减少手工操作,提高工作效率,更好地服务于社会。
三、练好基本功,实现管理规范化
档案保管的目的是利用,因此,档案管理工作者在处理好利用和保密关系的前提下,要不断完善工作制度和查找工具。
1.加强编研工作。要搞好档案编研就要主动了解社会需要及素材状况,采取征编结合的方法,通过对档案的分析研究,按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编印成各种档案参考资料,从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。因此,要从实际出发,有针对性地编制必要的检索工具,使检索多样化,从而提高查找利用档案的效率。
2.积极主动提供服务,改变以往被动服务的局面。要从思想上树立高度的服务观念,克服“守摊式”的被动服务观念,充分发挥助手作用,利用现代信息化技术提供远程服务,利用网上信息量大、传递速度快的优势,实现档案信息资源共享。
3.档案管理工作者要努力练好基本功,熟悉业务,当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。要建立健全档案管理制度,配置适宜档案保存的设施,利用先进技术设备和现代化管理手段,按照国家的有关规定整理、保管档案,防止档案的破损、腿色、霉变和散失,确保档案的完整和安全,并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。
档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,还应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用,加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应学校社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造学校社会效益的同时,促进档案事业的发展。因此,只有全力做好档案管理工作,才能为学校又好又快地发展提供优质的档案服务。
只有科学规范的学校档案管理坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理不但可以不断地提升管理水平,做好档案的开发和利用工作,而且可以实现档案管理工作的自身价值,更可以为学校的发展作出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥学校特有的管理优势,坚持走特色的档案管理道路,就一定会实现我校档案管理工作的规范化、科学化、法制化、现代化。
