信息传递管理规定
时间：2021-01-18 13:38:22 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
信息 传递 管理规定
1、术语及定义 （1）紧急事件是指电梯困人、故障，自来水、暖气、天然气管道爆管，火灾事故，与业主冲突以及重大安全事件等；包含但不限于如下所述：
1）产品层面 ：
电梯出现故障、困人、溜梯、进水等；临时停电、跳闸、短路、烧毁电器；自来水爆管，住宅被淹；热力管道爆管、跑水；车辆碰撞、划伤、丢失、堵门；火灾及火灾隐患；产品重大缺陷投诉等。
2)服务层面：
与业主发生争吵、打架，发生冲突；重大的安全隐患、治安隐患；客户聚众闹事等突发事件。
3)施工过程：
非我方原因工程停工；重大质量事故、工程事故；施工单位堵门、闹事等。
（2）信息快报是指以短信形式把所发生的紧急事件/请示事项即时上报给公司相关部门及公司高层的一种沟通/请示方式。
2、管理规定 （1）信息快报形式：短信 （2）紧急事件快报 1）当发生涉及到安全危机、突发事件及与业主生活息息相关的电梯、水、电、暖、天然气等紧急事件，责任区域部门人员第一时间赶到现场，了解情况并采取紧急处理措施，同时电话告知责任部门负责人及部门主管领导，部门负责人或部门主管领导接到通知后必须赶到现场，协调解决处理； 2)部门负责人指定每次事件的短信上报人，在事件发生 1 小时内以短信形式上报公司高层
及相关部门负责人知晓，事后日报，月度总结； 3)短信上报要求及时准确、简要快捷、不得延误。短信内容要包含：○1 项目名称；○ 2 发生时间； ○3 发生地点； ○ 4 简述事件要点； ○ 5 已采取的应对措施；
短信示例：
XX 月 XX 日 XX 时 XX 分， XXXX 项目 XXXX( 具体地点 ) 发生 XXXX( 事情：水、电、气、暖、电梯、冲突、停工等 ) ；目前已 XXXX( 处理措施 ) ，当否，请批示！
4）公司领导对紧急事件的处理措施或其他事项有批示意见的，相关人员接到短信后及时上报部门负责人，同时按批示要求组织工作；领导没有批示回复的，按既定措施实施； 5）紧急事件处理过程中事情发生突变、重大转机或处理完毕后，必须再次短信上报事件进展； 6）问题处理时要及时记录与总结，将时间、地点、人员、起因、经过、结果记录清楚，并留存档案和资料，必要时应录音、录像； 7）紧急事件的处理，必须按地产公司、物业公司各类作业指导书、应急预案及《客户投诉分级管理办法（试行）》执行； 8）客户已入住的项目（或区域），责任部门为物业中心，发送对象为：地产公司总经理，并同时发送地产公司副总经理（运营）、地产公司总工程师、地产公司运营总监、物业公司总经理、地产公司客户服务部经理及该投诉所涉及项目的项目总经理、项目经理、物业服务中心总经理等相关人员； 9）在建未入住项目（或区域），责任部门为项目部，发送对象为地产公司总经理，并同时发送地产公司副总经理（运营）、地产公司总工程师、地产公司运营总监、地产公司客户服务部经理及该投诉所涉及项目的项目总经理、项目经理；涉及物业的发送对象增加：物业公司总经理、该项目的物业服务中心总经理。
（3）付款签批快报 1）启动短信签批快报的条件：只有当公司领导因故不能当面签批付款申请，为保障公司
的战略利益（如：开盘前的工程进度、开业前的工程进度、业主入住前的维修进度等），该付款短信签批快报才具备启动条件； 2）《付款申请单》流转至需要地产公司总经理或相应的受权人签批时，由地产公司代表（以合同中约定或公司的变更通知为准）以短信息方式请示地产公司总经理或相应的受权人需要签批的内容； 3）请示内容应简洁明了，能说明问题，在 65 字以内，内容可包括：○1 项目名称；○2 合同名称及合同总金额（若有工程款和材料款需分别说明）；○3 合同要求付款时间；○4 合同累计已付款金额，应付未付款金额；○5 本次支付金额；○6 《付款申请单》上已签批人姓名；
短信示例：××（项目名称）项目××（合同名称）合同，合同总金额为××元，累计已付××元，按合同要求××（本次付款时间）应付××元，建议付款××元，《付款申请单》已按流程审批，×××（已签字人姓名）、×××、×××已签字。妥否，请批示。申付人：×××（为合同约定的我公司代表，即短信发送人）。
4）短信批示 地产公司总经理或相应的受权人在收到短信请示后将审批意见以短信的方式告知地产公司财务部经理； 同意办理短信示例：同意办理或同意支付××元（××（项目名称）项目××（合同名称）合同，合同总金额为××元，累计已付××元，按合同要求××（本次付款时间）应付××元，建议付款××元，《付款申请单》已按流程审批，×××（已签字人姓名）、×××、×××已签字。妥否，请批示。申付人：×××。）（括号内的为原付款申请短信）
5）地产公司财务部经理须将地产公司总经理或相应的受权人回复意见（短信内容）给出纳共同见证确认； 6）地产公司财务部经理负责对走单人的申请内容进行审核，审核是否按照合同、按照公
司的付款流程走单、审核签字是否完备； 7）地产公司财务出纳负责对地产公司财务部经理所持有短信的见证，见证地产公司财务部经理于某时收到地产公司总经理或相应的受权人关于某次付款的短信批示为某意见的真实性； 8）若地产公司总经理或相应的受权人回复意见不同意或者地产公司财务部经理未收到地产公司总经理回复意见，本次请示无效，仍须执行公司原付款制度； 9）若地产公司总经理或相应的受权人短信回复同意支付，地产公司财务部经理及出纳须在《付款申请单》上签字； 地产公司财务部经理签字内容应包括：○1 地产公司总经理或相应的受权人短信批复意见○2 审核付款签批程序及合同付款条件是否符合公司规定○ 3 本人姓名及日期。
出纳作为见证人签字内容应包括：○1 地产公司财务部经理收到地产公司总经理或相应的受权人回复意见时间○2 写明情况属实○ 3 本人姓名及日期。
10）完善手续：公司所有对外付款必须严格按照《付款申请单》签批程序进行，付款短信签批快报仅作为紧急情况下的补充，不作为付款流程的终结程序。付款短信签批快报启动后，由地产公司财务部出纳负责走单，并须于两周内完成地产公司总经理或相应的受权人补签审批程序； （4）物业公司可以根据需要制定类似的短信付款审批办法，报物业公司董事会批准后执行； （5）紧急事件延迟上报（发生两个小时内没有短信上报的），处罚责任部门负责人 100元，处罚相关责任人 50 元； （6）隐瞒不上报的或因延迟上报导致紧急事件升级给公司声誉带来负面影响的，对责任部门负责人处罚 200 元；视情况严重程度，报请公司战略委员会及人力资源部处理。
