区域档案信息资源共建共享的协同机制研究
时间：2021-05-14 20:01:37 来源：雅意学习网 本文已影响 人 
摘 要：档案信息资源共建共享对建设档案资源体系和利用体系具有重要作用，建立协同机制可促进区域档案信息资源共建共享目标实现，协同机制主要包括管理协同、资源协同、技术协同、利益协同和主体协同。
关键词： 共建共享；档案；协同机制
Abstract： Archives information resources construction and sharing plays an important role in archives resources system and use system， establishing a coordination mechanism may promote regional archival information resources construction and sharing， collaborative mechanism mainly includes collaborative management， collaborative resource and technical collaboration，benefit collaborative and body collaborative.
Keywords： Construction and Sharing；Archives；Coordination mechanism
档案信息资源共享是档案服务利用的重要途径，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确提出“国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台，并与政府公开信息系统对接，实现资源共享”[1]，由于资源、技术、资金、人才等诸多因素的制约，由档案部门单独开展区域内档案共享难度较大，因此多地提出档案信息资源共建共享（下文简称档案共建共享）的理念，浙江省在全省各地大力推进档案共建共享工作，并取得了阶段性成果。在现有档案管理体制下，区域内档案信息资源分散保管在跨行业系统各单位中，建立档案共建共享协同机制可保证多元主体共同参与建设，节约工作成本，最终实现区域档案信息资源的共享，建立有效的区域档案信息资源体系和利用体系。
1 管理协同
1.1 建立协同法规制度。档案共建共享的法规制度是规范各单位协同开展档案信息建设和共享的基本依据，随着档案整合和共享工作的深入推进，相应的政策和制度建设也在逐渐建立和完善，2014年7月23日，中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，明确提出要“积极推进馆室一体化、馆际一体化建设，提升档案共建共享水平”[2]，海宁市两办发文《关于开展档案共建共享利用工作的通知》，档案局向各单位发出《关于整理数字档案管理系统数据库的函》对区域档案共建共享的具体工作进行规范。上述政策和规章是对区域档案共建共享工作的导向性及指导性文件，今后仍需档案部门努力将相关措施上升到法规制度层面，提升其强制性。同时，为确保区域档案共建共享工作规范有序地开展，应进一步加强档案共建共享相关法规制度的研究，对各参与单位的权利和义务、档案信息的采集整理、共享交换、信息安全及个人隐私保护等做出具体规定，为档案共建共享协同开展营造良好的制度环境。
1.2 成立协同管理机构。当前区域内档案信息资源由各行业系统单位自行管理，在推进区域档案共建共享工作中，各地主要采取由档案行政管理部门全面负责区域档案共建共享工作的模式，由于未建立协同管理机构，仅凭档案部门自身的力量开展区域各单位档案共建共享工作存有困难，如海宁市档案共建共享工作中，“针对部分单位档案门类多、数据库庞大，对纳入工作有畏难情绪的情况，局领导亲自上门做好协调工作”[3]，而建立协同的管理机构可以更合理有效地推进档案共建共享工作。可由各地档案行政管理部门牵头，会同民政、卫生、教育、劳动和社会保障等部门共同组建区域档案共建共享工作协同管理的领导机构、执行机构和咨询机构，实现区域内各单位档案信息的建设与共享传递，在具体工作中承担下述职责：制定档案共建共享工作的法规、制度和政策；对区域各部门的档案信息的筛选、清洗和规范，确定共建共享的档案信息范围；建立统一的技术标准、业务规范、数据目录交换体系等；建立和完善区域档案共建共享的系统平台；统筹协调各参与主体的工作和利益；加强各单位的监督、评估、绩效考核；组织各参与单位工作人员的培训等。
2 资源协同
2.1 信息资源的协同整合机制。要实现区域档案共建共享的目标，需要将区域内跨行业系统各单位档案全面共享，但当前档案信息分散在各职能部门的日常业务系统中，由各保管主体负责开展，“信息孤岛”效应明显。部分地区档案共建共享主要是整合区域内综合档案馆的档案资源，如湖州市建设“湖州市数字档案资源共建共享工程”将下辖三县两区及市本级6家国家综合档案馆档案资源整合，实现“资源自建、信息共享、异地查档、跨馆出证”的目标[4]， 因此并未充分实现区域内相关档案资源的整合，同时档案的内容直接关系到档案的利用效果，当前综合档案馆的馆藏内容结构也决定了现有的档案共建共享模式不能完全满足现代社会有效利用档案的需求。因此档案共建共享工作一方面在综合档案馆资源整合基础上，应扩大档案资源范围，加强行业系统档案数据的融合，此外，应重点将档案内容建设纳入共建共享体系，以关注民生为导向，将分散在各系统行业的涉民档案信息进行整合，建立起满足民众需求的区域档案共建共享资源体系。
2.2 人力资源协同建设机制。区域档案共建共享工作参与单位多、档案类型多样化、技术要求高，这些都对人力资源的结构提出了更高的要求。应建立满足档案共建共享工作的各类不同层次、不同能力及不同岗位要求的专业型人才队伍，重点加强高级管理型、信息技术型、协调沟通型和具体操作型等相关人才的引进和培养。信息环境在不断发展变化，为促使区域档案共建共享工作形成长效机制，应加强对相关人员的培训，通过举办各类业务工作培训班、不同档案部门之间的学习交流等形式，加强对档案共建共享知识的学习，提高现有人员的专业化水平。如海宁市在建设区域档案共建共享工作中对不同行业系统、不同知识结构、不同业务层次的人员多次举办专题培训，对共建共享工作的重要性、平台建设和使用情况、具体业务操作进行培训讲解，培训工作提升了相关人员对档案共建共享工作重要性的认识，增强了凝聚力，为区域档案共建共享工作提供了人才支撑。
